Hogyan szabadulhat meg a papíroktól az irodában? Az innovatív online aláírás segíthet

Tudta, hogy csak az USA-ban a vállalatok évente több mint 120 milliárd dollárt költenek nyomtatott papírra? Emellett a statisztikák azt mutatják, hogy az irodákban dolgozók idejük 30-40%-át azzal töltik, hogy papíralapú dokumentumokat keresnek az irattárakban. Ez ijesztően hangzik ugye?

Ajánlatos odafigyelnie a modern trendre - a papírmentes irodára. Ami a múltban utópiának tűnt, az ma már mindennapos valóság. A fejlett technológiáknak köszönhetően a papíralapú dokumentumok digitalizálása nagyon egyszerű és nem igényel nagy beruházásokat.

Hogy járjon el, ha úgy dönt, hogy papírmentes irodát hoz létre, és milyen szerepet játszik ebben az online elektronikus aláírás?

A belső folyamatok megváltoztatása elengedhetetlen

Ha meg akar szabadulni a papírtól az irodájában, az első lépés a napi folyamatok megváltoztatása. Próbálja ki, hogy egy hétig nem használja a nyomdát és látni fogja, hogy mely folyamatokat kell módosítani.

A felhőalapú megoldásokra való áttérés

A legtöbb papírmentes vállalkozás megosztott felhőalapú tárhelyet használ, amelyen keresztül több személy is hozzáférhet az egyes dokumentumokhoz. Másodpercek alatt átnézhetik és szerkeszthetik őket, anélkül, hogy munkaigényes nyomtatásra lenne szükség.

Hordozható eszközök használata

A papírmentes irodák ellenségei az asztali számítógépek. Ha például egy dokumentumot készít, és azt egy megbeszélésen szeretné bemutatni a kollégáinak, nem tudja megmutatni nekik a számítógépen. Ha nem használ online fájlmegosztó platformokat, nincs más választása, mint kinyomtatni. A laptopok és a táblagépek jó megoldást jelentenek ebben a tekintetben, mivel nagyobb rugalmasságot biztosítanak.

Használja a hatóságok elektronikus szolgáltatásait?

Ha a vállalat belső folyamatait teljesen digitálisan alakítja is ki, ez nem jelenti azt, hogy mások automatikusan alkalmazkodni fognak ehhez. Szerencsére ma már online, papír nélkül is kommunikálhat az állami intézményekkel. Nem nélkülözheti azonban a minősített elektronikus aláírást és a chipes személyi igazolványt.

A hatóságoktól érkező dokumentumok ezután nem a postaládájába, hanem az Ön e-mail címére érkeznek. Ezenkívül számos igényt is elintézhet online. Annak ellenére, hogy ez a szolgáltatás nem tökéletes és vannak hiányosságai, ha teljesen meg akar szabadulni a papírmunkától a vállalatánál, mindenképpen érdemes használni.

Dokumentumok elektronikus aláírása

A minősített elektronikus aláírás egy dolog, de ha gyorsan és gondtalanul szeretne aláírni különböző szerződéseket és egyéb dokumentumokat az üzleti partnereivel vagy ügyfeleivel, akkor érdemes az OKdokumentet mint digitális aláírást használni. Számos hasznos előnnyel jár.

Nincs több nyomtatás és szkennelés!

Képzelje el, hogy üzleti partnere elküld Önnek egy szerződést aláírásra. Ha az elavult folyamatokat követné, akkor először kinyomtatná, majd aláírná, beszkennelné és visszaküldené. Sok időt töltene ezzel, pénzbe kerülne, és környezetvédelmi szempontból sem lenne példaértékű.

Az OKdokument elektronikus aláírás lehetővé teszi a dokumentumok digitális aláírását, nyomtatás nélkül. Méghozzá másodpercek alatt! Hogyan lehet PDF dokumentumot online aláírni? A folyamat egyszerű. Csak regisztráljon ingyenesen, töltse fel a dokumentumokat a fiókjába, írja alá és küldje el.

A biztonság az első helyen

Természetesen a dokumentum online aláírásnak biztonságosnak kell lennie. Az OKdokument digitális aláírása megfelel az Európai Unió hitelesítésre, bizalmi szolgáltatásokra és elektronikus aláírásra vonatkozó szabályainak. Az EUTL alapján kiállított tanúsítvány garantálja az egyes aláírások érvényességét, miközben minden adatvédelmi intézkedésnek megfelelnek.

Végül, az elektronikus aláírással az OKdokument lezárja a dokumentum tartalmát. Ez megakadályozza például annak lehetőségét, hogy valaki megváltoztassa az aláírt szerződés szövegét. Ne habozzon és hozza létre a saját papírmentes irodáját! További információkat szolgáltatásainkról ITT talál.