Elektronikus aláírások gyorsítják a digitalizációt

A COVID-19 világjárvány kiemelte a papír alapú folyamatok digitalizálásának jelentőségét. A korlátozó intézkedések miatt a különböző területeken működő vállalatoknak rövid időn belül meg kellett változtatniuk üzleti gyakorlatukat. A személyes kapcsolattartás hirtelen korlátozása ellehetetlenítette az ügyfelekkel való fizikai interakciót igénylő folyamatokat.

Az elektronikus aláírási technológia képes átalakítani azt a módot, ahogyan a vállalatok kiszolgálják ügyfeleiket, és kényelmesebb és hatékonyabb digitális interakciót kínál számukra. A papíralapú folyamatok digitalizálása lehetővé teszi a vállalatok és intézmények számára, hogy személyes találkozók nélkül kössenek szerződéses kapcsolatokat. Az aláírásnak megvannak a maga technológiai és jogi korlátai, amelyek befolyásolják a bevezetését és használatát. 

A digitalizáció elkerülhetetlen

A társadalom túlnyomó többsége felismeri az üzleti folyamatok digitalizálásának fontosságát, és a digitális átalakulást az értékesítés, a hatékonyság és a termelékenység maximalizálásának eszközeként fogja fel. A világjárvány egy divatos témát hosszú távú vállalati stratégiává alakított át. 

A papíralapú adminisztratív folyamatok növelik a rezsiköltségeket, amelyek a kínált szolgáltatások folyamatainak támogatásához kapcsolódnak. Az irodai papír nyilvánvaló költségei mellett figyelembe kell venni azt az időt is, amelyet az alkalmazottak a dokumentumok manuális előkészítésével, nyomtatásával, aláírásával és szkennelésével töltenek. Ha ezeket a folyamatokat automatizálják, a bevezetés, a munkavállalók képzése és az elektronikus aláírások elfogadása minimális költséget jelent a papíralapú folyamatok költségeihez képest.  Sok vállalatnál gyakori jelenség a papíralapú dokumentumok elvesztése vagy megsemmisülése. A belső folyamatok gyakran több ember aláírását igénylik különböző helyszíneken. Ilyen esetekben az elektronikus aláírás kiküszöböli az aláírt dokumentumok eredeti példányainak futárszolgálattal történő elküldésének szükségességét. Az elektronikus dokumentum aláírásával a másolatok készítésének és terjesztésének szükségessége is megszűnik. A manuális folyamatok egyik legnagyobb hibaforrása maga az ember által vétett hiba, amely csak az aláírt dokumentáció feldolgozása során derül ki. Az elektronikus aláírás végső soron helyesen elkészített dokumentációhoz és a kapcsolódó folyamatok automatizálásához vezet.

Az elektronikus aláírás jogilag kötelező erejű

Az elektronikus aláírás Európai Unión belüli használatára vonatkozó szabályokat a 910/2014/EU rendelet határozza meg eIDAS (elektronikus azonosítás, hitelesítés és bizalmi szolgáltatások) rövidítéssel. 

Az eIDAS meghatározza a kereteket és szabályozza az elektronikus tranzakciókat, elektronikus azonosítást és bizalmi szolgáltatásokat az Európai Unióban. Szabályozza az elektronikus aláírásokat, az elektronikus tranzakciókat, és biztonságos módot kínál az üzletvitelre - például a pénzeszközök elektronikus átutalása vagy a közszolgáltatásokkal folytatott tranzakciók során. Az eIDAS-rendelet meghatározza azokat az előírásokat, amelyek alapján az elektronikus aláírások, a minősített digitális tanúsítványok, valamint az elektronikus és időzített bélyegzők ugyanolyan jogi státuszt kapnak, mint ezen dokumentumok papíralapú formái. Az uniós tagállamok kötelesek elismerni az eIDAS-szabványoknak megfelelő elektronikus aláírásokat.

A felhasználásuk jellege alapján és a földrajzi joghatóság alapján a vonatkozó szabályokat és előírásokat is meg kell vizsgálni természetesen. Egyes esetekben a nemzeti jogszabályok a kapcsolódó adminisztrációs feladatok miatt előnyben részesítik a papíralapú dokumentumok aláírását.  

Nem minden aláírás egyforma

Az eIDAS szerint egy aláírás nem utasítható el bizonyítékként a bírósági eljárásokban pusztán azért, mert elektronikus formában készült. Ez a rendelet azonban az elektronikus aláírás három szintjét és használatuk céljait is felsorolja. 

Az egyszerű elektronikus aláírás lényegében egy művelet végrehajtása, amely az eljárás engedélyezését jelenti. Ez egy tárgy kézzel történő bejegyzése egy dokumentumba különböző formátumokban (aláírás képe, billentyűzeten írt név, ujjlenyomat érintőképernyőn), vagy egy bizonyos művelet végrehajtása (egy jelölőnégyzet bejelölése, egy "aláírás" gomb megnyomása). Az aláírók az ilyen típusú elektronikus aláírással a dokumentum tárgyával való egyetértésüket fejezik ki. Az egyszerű elektronikus aláírás technológiája azonban nem képes azonosítani a dokumentumot aláíró személyt.

Az eIDAS-hierarchiában a fokozott biztonságú elektronikus aláírás magasabb szintű aláírás és egy sor technikai és jogi követelménynek kell megfelelnie. Az aláírásnak egyedi és nem átruházható azonosító információkat kell tartalmaznia, amelyek az aláíróhoz kötik, például az elektronikus aláírás folyamatából származó adatokat vagy az eszköz azonosítóját. Az elektronikus tollal történő elektronikus aláírás egy sor olyan statikus és dinamikus jellemző rögzítését is lehetővé teszi, amelyek az igazságügyi szakértők számára adatokat kínálnak az aláírás hitelességének megállapításához. A fokozott biztonságú elektronikus aláírás akár visszamenőleg is összekapcsolható az aláíró személlyel. A fokozott biztonságú elektronikus aláírás esetében az aláírónak kizárólagos ellenőrzést kell gyakorolnia a dokumentum aláírásához használt információk felett. Az aláírt dokumentum integritását meg kell őrizni, és minden változást rögzíteni kell. Ha a dokumentumban szereplő információ az aláírást követően módosul, az aláírás érvénytelennek minősül. A dokumentum integritásának megőrzését az aláírást követően az XAdES, CAdES vagy PAdES (XML, CMS vagy PDF fokozott biztonságú elektronikus aláírás) szabványok határozzák meg.  

A minősített elektronikus aláírás egy digitális tanúsítvány alapján egyértelműen összekapcsolja a dokumentum alanyát és jogosultságát. Az ilyen típusú aláírás használata szükséges egyes közintézményekkel és szervekkel folytatott kommunikáció során. A minősített aláírás biztosítja az aláírás hitelességét, az aláíró azonosítását, a dokumentum integritását és az elektronikus aláírás használatának jogbiztonságát. A minősített elektronikus aláírás abban különbözik a fokozott biztonságú elektronikus aláírástól, hogy egyedi kulcsot használ, és rendelkezik egy akkreditált hitelesítésszolgáltató által kiállított minősített tanúsítvánnyal. A személyazonosító igazolványon lévő chip a minősített elektronikus aláírás egyik példája. A tanúsítványt, valamint egy kriptográfiai kulcspárt a chipen tárolják. 

Digitalizáció és COVID-19

A világjárvánnyal kapcsolatos korlátozó intézkedések hirtelen megakadályozták a személyes találkozókat az ügyfelekkel. Ennek eredményeképpen a dokumentumok távoli aláírása kulcsfontosságú tényezővé vált a digitális értékesítési csatornákra való szükséges átállásban. A kockázatok minimalizálása érdekében azonban ismerni kell az elektronikus aláírással kapcsolatos korlátozásokat.

Az elektronikus aláírási megoldások köre viszonylag széles, de nem minden platform alkalmas bizonyos felhasználási típusokra. Az elfogadható megoldás kiválasztásakor többek között figyelembe kell venni a vállalat aláírt dokumentumainak mennyiségét. A megvalósítási folyamat terjedelme a dokumentumok aláírása során az üzleti hálózaton belüli és azon kívüli dokumentumok esetében eltérő. Az aláírt dokumentumok típusa és a szerződések megkötését szabályozó helyi jogszabályok szűkíthetik az aláírási megoldás típusát. A személyre szabás konkrét lehetőségeit (vizuális oldal, munkafolyamat) figyelembe kell venni, ha a megoldást az ügyféllel való kapcsolattartásban kívánják használni.  

Egy egyszerű elektronikus aláírás szinte azonnal és bonyolult végrehajtási folyamat nélkül megvalósítható. A tartalommal való egyetértést jelenti, de nem lehet az aláírást kizárólag az aláíróhoz kötni, és nem lehet biztosítani, hogy a dokumentumot az aláírás után ne szerkesszék. Az ilyen típusú elektronikus aláírás jogilag kötelező ereje korlátozott.

Az eIDAS uniós jogszabály kimondja, hogy a minősített elektronikus aláírás ugyanolyan joghatással bír, mint a papíralapú kézzel írott aláírás, de szigorú technikai normáknak is meg kell felelnie, és csak azt követően használható, hogy egy független hitelesítéssel foglalkozó hatóság ellenőrizte az aláíró személyazonosságát.

A fokozott elektronikus aláírás jogilag kötelező erejű, és végrehajtása gyorsabb és egyszerűbb. A különbség a minősített elektronikus aláírástól az aláíró azonosításában rejlik. Ha az elektronikus aláírás adataival együtt biometrikus adatokat is rögzítenek, akkor azokat azon grafológus szakértők fogják értékelni, akik peres eljárás esetén a papíralapú dokumentumokon szereplő aláírásokat is értékelik. Ez azonban attól az eszköztől függ, amelyen az aláírást létrehozták, valamint a további rögzített adatoktól, amelyek segítenek összekapcsolni a személyt az adott aláírással (például a sebesség, az írás közbeni nyomás, a toll dőlése az érintőképernyőn).  

A digitalizáció alapja a folyamatok egyszerűsítése, a szolgáltatások minőségének javítása és az alkalmazottak által elkövetett kézi hibák kiküszöbölése. Azok a vállalatok, amelyek nem alkalmazkodnak gyorsan a jelenlegi helyzethez, a fáradságos és időigényes manuális folyamatok miatt pénzügyi problémákkal szembesülhetnek. Az elektronikus aláírás az egyik legegyszerűbb eszköz, amely segít felgyorsítani a vállalat digitális átalakulását.