Dokumentumok digitalizálása és folyamatautomatizálás

 

A dokumentumok digitális átalakulásának mozgatórugója a korlátlan hozzáférés lehetősége. A dokumentumok többsége, amelyekkel a vállalatok ma dolgoznak, valószínűleg elektronikus eredetű. A digitális átalakítást a munkafolyamatok automatizálására, valamint az időigényes kézi folyamatok és a felesleges adminisztráció kiküszöbölésére használhatja.  

A dokumentumok digitális környezetből való eltávolításának egyik leggyakoribb oka a tartalmuk hagyományos formában történő aláírással történő jóváhagyása. Ez jelentősen lelassítja az átalakítást, és növeli a kézi feldolgozási hibák kockázatát.

Erre a problémára megoldást jelent az aláírás digitalizálása. A vállalatnak azonban döntenie kell az elektronikus aláírás formájáról. Ezt a döntést olyan tényezők befolyásolják, mint az integrációs követelmények, a kizárólag a saját infrastruktúrában történő munka, vagy az a szegmens is, amelyben a vállalat tevékenykedik. 

Elektronikus aláírás kiválasztása

Az európai eIDAS-rendelet (az Európai Parlament és a Tanács 910/2014/EU rendelete) szerint a digitális tartalom jóváhagyásának három típusa létezik, amelyek a Cseh Köztársaságban is érvényesek: 

• Egyszerű elektronikus aláírás (SES)
• Fokozott biztonságú elektronikis aláírás (AES)
• Minősített elektronikus aláírás (QES)

Az egyszerű elektronikus aláírásnak nincsenek egyértelműen meghatározott formátumkritériumai vagy biztonsági kritériumai. Ez általában egy e-mail kommunikációban szereplő aláírás vagy egy beszkennelt kézzel írt aláírás.

Az eIDAS 26. cikke szerint a fokozott biztonságú elektronikus aláírásnak a következő kritériumoknak kell megfelelnie:

1. Egyedülállóan az aláíróhoz kapcsolódik;
2. Alkalmas az aláíró azonosítására;
3. Olyan elektronikus aláírás-létrehozási adatok felhasználásával jön létre, amelyeket az aláíró saját ellenőrzése alatt, nagyfokú megbízhatósággal használhat; és
4. Úgy kapcsolódik az aláírt adatokhoz, hogy az adatokban bekövetkező bármely későbbi változás kimutatható.

A fejlett elektronikus aláírás nagyobb biztonságot és az aláíró azonosításának lehetőségét biztosítja. Például egy kézzel írt elektronikus aláírás aláírási jellemzőkkel (sebesség, nyomás, stb. vonatkozó adatrekordok), a dokumentumok biztonságos területen (pl. internetes banki szolgáltatások esetén) történő aláírására szolgál, ahol az ügyfél saját magát írja alá a jelszavának megadásával a kétfaktoros hitelesítés során (pl. a banki alkalmazás esetén tokennel).

A minősített elektronikus aláírás szintén a fokozott biztonságú aláírás egyik formája, azonban az aláíró azonosítására vonatkozóan a következő további követelményeket tartalmazza:

• a minősített aláírásra vonatkozó tanúsítványt egy hitelesítésszolgáltató állítja ki
• a tanúsítványt az NBU (a Nemzeti Biztonsági Hatóság) által hitelesített adathordozón tárolják, például személyazonosító igazolványokon.

A fokozott biztonságú aláírás elsősorban abban különbözik az egyszerű aláírástól, hogy a fokozott biztonságú aláírás tartalmazza az aláíró személyazonosságát, amelyet egy hitelesítésszolgáltató ellenőriz. Az aláírás más formáiban az aláíró személyazonosságát az aláírás egyedi jellemzői vagy az aláírás egyéb adatai rögzítik (GPS, IP cím, a dokumentum e-mailben történő kézbesítése, egyszer használatos jelszó megadása, bejelentkezés az ügyfélzónába/internetbankba, stb.) Ezeket az adatokat aztán a bírósági eljárások során a kézírás-szakértők és az információs rendszerek területén dolgozó igazságügyi szakértők elemezhetik.  

Biztonság és alkalmazhatóság

A minősített aláírás tartalmazza az aláíró személyazonosságát, de meglehetősen nehéz használni, és nagyon speciális hardver- és alkalmazási követelményekkel rendelkezik. A minősített aláírás biztonsági kockázatot is jelenthet a tanúsítvány tulajdonosa számára, ha azt ismeretlen eszközön (pl. chipes személyazonosító kártya esetén) kell használnia. Az ügyféllel vagy belső dokumentációval történő munka esetén, ahol az aláírást követő folyamatokra nagy hangsúly helyeződik, a minősített aláírás több akadályt is jelent.

Hacsak a jogszabályok nem szabályozzák (például az adóbevallás benyújtása csak kézzel írott aláírással vagy minősített tanúsítvánnyal történhet), az elektronikus aláírás bármely formája használható. A legelterjedtebb aláírástípus a fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amely középutat jelent a felhasználási és a biztonsági lehetőségek között. Olyan lehetőséget hoz létre, amelyet a vállalatok belső és külső folyamataikba tudnak integrálni. Célszerűbb tehát a szokásos papír alapú folyamatot digitalizálni egy fokozott biztonságú elektronikus aláírással.

Hogyan kell felkészülni az elektronikus aláírás bevezetésére?

Mielőtt maga az aláírási megoldás keresése megkezdődne, a vállalatnak belső elemzést kell végeznie, és meg kell válaszolnia néhány ezzel kapcsolatos kérdést:

1) A jelenlegi aláírási folyamat elemzése

• Milyen esetekben ír alá a vállalat papíron?
• Mit lehet javítani a papíralapú folyamaton?

2) Milyen típusú dokumentumokat szeretne a vállalat elektronikusan aláírni?

3) Hogyan néz ki a tartalmi egyeztetés az ügyfelekkel - személyesen vagy távolról történik?

4) Hol fogják aláírni a dokumentumokat? A vállalat fióktelepein, belsőleg? 

5) Melyik elektronikus aláírási forma a legmegfelelőbb?

6) Dokumentumok

• Hol készülnek a digitális dokumentumok?
• Hol archiválják a digitális dokumentumokat?
• Hogyan küldik el a digitális dokumentumokat az ügyfélnek?

7) Milyen hatással vannak az új aláírási folyamatok a belső rendszerekre?

8) Mikor kell jogi elemzést végezni és elektronikus aláírással ellátott megállapodást készíteni?

Az elektronikus aláírás bevezetése nemcsak a digitális dokumentumok aláírásának kezdetét jelenti, hanem a belső folyamatok és szokások megváltoztatását is. A vállalat belső rendszerei, amelyeket az elektronikus aláírás is befolyásol (pl. dokumentumtárolás, CRM, ügyfélzóna), kockázati tényezők.

Az elektronikus aláírás bevezetésekor célszerű csak egy dokumentumtípussal kezdeni, amely a legegyszerűbb aláírási folyamatot biztosítja, és azonnali előnyökkel jár. Ezt követően értékelni kell az aláírási folyamat menetét a dokumentum létrehozásától az érintettek visszajelzéseiig, le kell vonni a következtetéseket, javítási javaslatokat kell tenni, majd egy másik dokumentumtípus digitalizálásával kell folytatni.  

Végül, de nem utolsósorban fontos, hogy gondoljunk a kliensekre, felhasználóinkra és megfelelően kommunikáljuk az aláírás változását, valamint kellően elmagyarázzuk az új elektronikus aláírás folyamatát.

Végrehajtás és költségek

A piacon meglehetősen széles az aláírás megoldások választéka, amelyeket szinte azonnal használni lehet. Ezek a folyamatok integrálásának és alapértelmezett beállításának alapvető lehetőségeit kínálják. Választhat egy komplett megoldást, vagy a megoldást tovább kell integrálni a vállalat infrastruktúrájába.

Az elektronikus aláírás bevezetése a folyamatok nehézségétől és a konkrét követelményektől függően egy hónaptól akár egy évig is eltarthat. Ez főként az integrált rendszerek számától, valamint az elektronikus aláírás formájától függ.

A belső rendszerek módosítása (ha szükséges) szintén hatással lesz a végrehajtás időtartamára, amelyet elsősorban e rendszerek szállítói biztosítanak.

Az elektronikus aláírás bevezetésének költségei a következőképpen oszthatók fel:

• Az elektronikus aláírási megoldás licencdíja (a licencpolitikától függően lehet egyszeri befizetés, havi előfizetés, tranzakciónként/aláírt dokumentumonként történő fizetés).
• Szolgáltatási szintű megállapodások (SLA)
• A fejlesztés/integrálás/implementálás díjai.
• Az aláírási hardver költségei (táblagépek, aláírópadok, számítógépek)
• A vállalati belső rendszermódosítások költségei
• Az elektronikus aláírással foglalkozó vállalati alkalmazottak munkaidejének költsége.

Ha a vállalatnak nincsenek magas igényei az egyedi integrációra és módosításra, akkor a felhőalapú megoldásokra vagy a szoftver mint szolgáltatásra összpontosíthat. Ebben az esetben a költségek csak a szolgáltatók által meghatározott konkrét funkciócsomag kiválasztására korlátozódnak. Ezek általában a felhasználói fiókok száma, az aláírt dokumentumok száma vagy további integrációs szolgáltatások (pl. Google Drive). Az ilyen szolgáltatásnak a bevezetési költségei alacsonyabbak, de a testreszabási lehetőségek korlátozottabb spektrumát is kínálják. Az ilyen típusú megoldásoknál azt sem szabad elfelejteni, hogy a dokumentumok elhagyják a vállalat informatikai infrastruktúráját.

Folyamatoptimalizálás és automatizálás

A dokumentumok és egyéb munkafolyamatok digitalizálása nagymértékben növelheti a hatékonyságot, csökkentheti a költségeket és növelheti az ügyfelek elégedettségét. De hogyan közelítsük meg a digitalizált folyamatok optimalizálását?

A dokumentumáramlás feltérképezése

A folyamattérkép olyan folyamatábraként működik, amely egy folyamat egyes feladatait, valamint az azokért felelős személyeket jeleníti meg. Megmutatja a szükséges erőforrásokat, a felelősöket és az utólagos lépéseket a dokumentumfolyamatban. A térkép segítségével a vállalat azonosíthatja azokat a területeket, amelyeket optimalizálni kell. 

A folyamat teljesítményének összehasonlítása az egyes dokumentumok esetében

A vállalat meghatározza a folyamatok hatékonyságának mérése során követendő metrikákat. A mérőszámok közé tartozhat a folyamat sebessége, a hibák gyakorisága és száma, az alkalmazottak ideje vagy a munkafolyamatokba történő befektetés megtérülése. 

Tölcsérelemzés a folyamatokban

Ebben a lépésben a munkafolyamatokban lévő akadályokat kell azonosítani, és a problémák azonosítására kell összpontosítani. A vállalat azonosítja azokat a fő okokat, amelyek lassítják a folyamatot, és ahol gyakori hibák vagy felesleges lépések fordulnak elő.

Új folyamatok modellezése a dokumentumkezeléshez

A kritikus folyamatok azonosítását egy új folyamat modellezése követi. Ez az új munkafolyamat egyes lépéseinek, a dokumentumok irányának és a tartalom jóváhagyásáért felelős személyek vizualizálása.

A dokumentumkezelés automatizálása

A digitális munkafolyamat célja egy olyan rendszer létrehozása, amely automatikusan meghatározza a dokumentumok helyes irányát. A jóváhagyási folyamatnak a dokumentum-munkafolyamatba való integrálása teret nyit az elektronikus aláírás használatának. Így megszűnik a dokumentumok kézi nyomtatásának, aláírásának és szkennelésének, valamint a másik félnek történő kézi továbbítás szükségessége. Fontos megfontolni a dokumentumok létrehozásának automatizálását és azok automatikus disztribucióját az érdekelt felek között. 

Az elektronikus aláírás helyes alkalmazásával a vállalat nemcsak az ügyfél felé, hanem belsőleg is hatékonyabbá válik. Kiküszöböli a papíralapú folyamat során előforduló hibákat, és felgyorsíthatja a termék, szolgáltatás vagy számla kézbesítését, valamint az ügyféllel és más harmadik felekkel való szerződéses kapcsolat teljesítését.