Jak uzavřít obchod přímo u klienta s elektronickým podpisem

Když je klient rozhodnutý, proč čekat na další e-mail?

Obchodník představí řešení, projde s klientem nabídku, zodpoví otázky a obě strany se dohodnou na dalším postupu. Místo uzavření celého procesu však schůzka často končí větou: „Smlouvu vám pošlu e-mailem.“

V tu chvíli vzniká mezi rozhodnutím klienta a skutečným podpisem zbytečná prodleva. Dokument je třeba připravit nebo dohledat, odeslat a následně čekat, až si klient najde čas na jeho otevření a podepsání. Někdy je třeba podpis ještě urgovat. Z jednoduchého posledního kroku obchodního procesu se tak může stát několikadenní administrativa.

Podpis smlouvy na místě tuto prodlevu zkracuje. Pokud je dokument připraven už před schůzkou, po odsouhlasení podmínek může klient přejít rovnou k podpisu. Smlouvu nebo objednávku si zkontroluje a elektronicky podepíše na dostupném zařízení.

Elektronické podepisování tak není pouze náhradou papíru. Pomáhá zjednodušit celý proces od dohody až po realizaci a odstraňuje z něj manuální kroky, které obchod zbytečně zpomalují. Více o výhodách bezpapírových procesů přináší také článek o udržitelnosti a elektronickém podpisu.

Co připravit před schůzkou s klientem

Aby byl podpis smlouvy u klienta skutečně rychlý, vyplatí se podpisový proces připravit ještě před samotnou schůzkou. Obchodník si může v OKdokumentu připravit smlouvu, objednávku a potřebné přílohy. Pokud k jednomu obchodu patří více dokumentů, může je vložit do jedné obálky a nastavit jejich pořadí. Dokumenty přitom nemusí mít stejný účel, některé mohou být určeny k podpisu, jiné k přečtení a další mohou sloužit jako doplňující přílohy.

Předem lze určit také jednotlivé podepisující osoby a připravit přesná místa, na kterých se mají podepsat. Interaktivní pole tak podepisujícího navedou tam, kde je třeba provést konkrétní úkon. Na samotné schůzce už obchodník nemusí řešit, kterou verzi smlouvy otevřít, kde se má klient podepsat nebo kterou přílohu mu ještě poslat. Může se soustředit na to podstatné, obsah dohody a dokončení obchodu.

Jak funguje elektronický podpis na tabletu přímo u klienta

Podpis dokumentu přes tablet nemusí být komplikovanější než podpis na papíře. Obchodník otevře připravený dokument na tabletu, mobilu nebo notebooku. Klient si může smlouvu přečíst, zkontrolovat dohodnuté podmínky a následně vložit podpis na určené místo.

Při osobní schůzce je možné využít podpis na místě. Dokument se po vytvoření obálky otevře na zařízení obchodníka a klient ho může podepsat přímo na něm. Není třeba nejprve vytisknout smlouvu, podepsat ji perem a následně hledat skener nebo posílat fotografie podepsaných stran.

Pro obchodníka je hlavní výhodou kontinuita procesu. Klient se může rozhodnout a provést podpis v rámci jedné schůzky, aniž by mezi tyto dva momenty vstoupila další administrativa.

Které smlouvy a dokumenty lze podepisovat u klienta

Elektronický podpis pro obchodníky nemusí sloužit jen k podpisu klasické obchodní smlouvy. Využití má všude tam, kde je třeba během obchodního nebo realizačního procesu zaznamenat souhlas, potvrzení nebo převzetí. Přímo na schůzce může jít například o obchodní smlouvu, objednávku, cenovou nabídku, dohodu o spolupráci nebo dodatek ke stávající smlouvě.

Možnosti však pokračují i po uzavření obchodu. Elektronicky lze řešit například akceptační protokol, předávací nebo servisní protokol či potvrzení o převzetí. Stejný způsob práce s dokumenty tak může provázet zakázku v několika fázích od prvotní dohody přes realizaci až po předání produktu nebo služby.

Co když na schůzce nejsou všichni podepisující?

Při B2B obchodu je zcela běžné, že člověk, se kterým obchodník jedná, není jedinou osobou, která musí dokument podepsat. Na schůzce může být například obchodní nebo nákupní manažer, přičemž další podpis patří jednateli či jiné oprávněné osobě.

Ani v takovém případě nemusí podpis obchodní smlouvy na schůzce čekat. Klient, který je na schůzce přítomen, může svou část podepsat přímo na tabletu. Dokument pak může pokračovat k dalšímu podepisujícímu, který jej podepíše na dálku. Ten dostane vlastní žádost a podpis doplní později.

V OKdokumentu lze pracovat s více podepisujícími a nastavit také jejich pořadí. Díky tomu lze propojit osobní a vzdálené podepisování do jednoho navazujícího procesu. Obchodník tedy nemusí čekat na schůzku, na které se fyzicky sejdou všichni zúčastnění. Každý může dokument podepsat způsobem a v okamžiku, který odpovídá konkrétní situaci.

Podpis smlouvy na místě bez tisku a skenování

Osobní schůzka ještě nemusí znamenat papírový proces. Při klasickém postupu si obchodník připraví a vytiskne smlouvu, přinese ji klientovi a nechá ji podepsat. Dokument následně putuje zpět do kanceláře, kde je třeba ho naskenovat, uložit, poslat dalším lidem a podle potřeby pracovat také s papírovým originálem.

Elektronický proces může být podstatně kratší: připravený dokument → kontrola klientem → elektronický podpis na tabletu → podpis další osoby → dokončený dokument.

Dokument po podpisu nemusí absolvovat další kolo tisku, skenování a e-mailů. Může rovnou pokračovat k dalšímu podepisujícímu a po dokončení zůstat uložený v elektronické podobě. Firma zároveň omezuje množství papírové administrativy a náklady spojené s tiskem, manipulací a fyzickou archivací dokumentů. Tématu bezpapírových procesů se podrobněji věnuje také článek o zelené transformaci a elektronickém podpisu.

Elektronický podpis pro obchodníky v terénu

Elektronický podpis pro obchodníky v terénu má využití všude tam, kde se dohoda, realizace nebo předání odehrávají mimo klasickou kancelář. Typickým příkladem je obchodník na návštěvě u klienta. Stejný princip však lze využít v showroomu nebo prodejně, kde zákazník podepisuje objednávku přímo při nákupu, nebo na veletrhu či konferenci, kde se obchodní rozhovor může posunout ke konkrétní dohodě.

Praktické využití najde elektronický podpis i mimo čistě obchodní pozice. Servisní technik může po provedení práce nechat zákazníka podepsat servisní protokol. Realizační tým může při předání zakázky nebo montáži potvrdit převzetí provedených prací a pobočka může vyřídit podpis klienta elektronicky bez vytváření papírové dokumentace.

Společným jmenovatelem je potřeba uzavřít určitý krok přímo tam, kde se právě odehrává. Pokud je možné ve stejném okamžiku dokončit i dokumentaci, odpadá další administrativní pokračování po návratu do kanceláře.

Co následuje po podpisu dokumentu

Podpisem obchodní proces často nekončí. Pro firmu je naopak signálem, že může začít další etapa, například realizace zakázky, vystavení faktury, objednání zboží nebo plánování termínu dodání.

OKdokument proto umožňuje pracovat i s tím, co se děje po samotném podpisu. Uživatel může sledovat stav obálky a její historii, přičemž po dokončení podepisování mohou být o výsledku informovány i další osoby.

Pokud například obchodník uzavře novou zakázku, podepsaný dokument nemusí ručně přeposílat kolegům. Do procesu lze zahrnout další e-mailovou adresu, která dokument nepodepisuje, ale po dokončení dostane notifikaci a finální dokumenty. Takto může být informováno například obchodní, finanční, administrativní nebo realizační oddělení. Elektronický podpis se tím stává přirozenou součástí širšího firemního workflow, nikoli izolovaným posledním krokem.

Jakou úroveň elektronického podpisu zvolit

Ne každý dokument vyžaduje stejný způsob elektronického podepisování. Vhodná úroveň závisí na konkrétním dokumentu, požadovaném způsobu identifikace podepisujícího a příslušných právních nebo interních požadavcích.

Při běžném obchodním procesu proto není cílem automaticky používat nejvyšší dostupnou úroveň podpisu. Důležité je zvolit způsob, který odpovídá konkrétní situaci. OKdokument umožňuje využívat vlastnoruční elektronický podpis s auditními záznamy a podporuje také kvalifikovaný elektronický podpis (KEP/QES) pro případy, které vyžadují vyšší úroveň identifikace podepisujícího.

U dokumentů se specifickými zákonnými požadavky je vždy vhodné ověřit, jaká forma podpisu je pro daný právní úkon vyžadována.

Jak vypadá podpis smlouvy na tabletu v praxi

Představme si obchodníka, který jde na schůzku se zákazníkem. Cenovou nabídku už spolu dříve prošli a cílem schůzky je potvrdit poslední podmínky objednávky. Před schůzkou obchodník připraví objednávku v OKdokumentu, přidá potřebné přílohy, nastaví podepisující osoby a určí, kde mají jednotlivé osoby dokument podepsat.

Na schůzce projde s klientem poslední detaily. Klient s nabídkou souhlasí, proto nemusí čekat na další e-mail. Obchodník otevře připravený dokument a klient provede podpis smlouvy na tabletu přímo na místě. Po schůzce potřebuje dokument ještě podpis jednatele klientovy společnosti, který osobně přítomen nebyl. Dokument proto pokračuje elektronicky k němu a jednatel dostane žádost o podpis.

Po dokončení má obchodník k dispozici finální dokument a může pokračovat dalším krokem, například předáním zakázky k realizaci. Právě zde se ukazuje hlavní přínos elektronického podpisu na tabletu. Technologie nemění způsob, jakým obchodník buduje vztah s klientem. Odstraňuje však zbytečnou administrativní prodlevu mezi okamžikem, kdy klient řekne „ano“, a okamžikem, kdy může firma začít jednat.

S OKdokumentem tak může obchodník zkrátit cestu od dohody k podepsanému dokumentu a pokračovat k realizaci zakázky bez zbytečné papírové administrativy.

Uzavřete obchod tam, kde vznikl

Dobrá obchodní schůzka nemusí končit dalším úkolem v kalendáři a větou „smlouvu vám pošlu“. Pokud je dokument připraven předem, klient ho může zkontrolovat a podepsat přímo na schůzce a další podepisující se mohou zapojit na dálku.

Nejčastější dotazy o elektronickém podpisu na tabletu