Proč přejít na elektronický podpis? Poznejte jeho hlavní výhody

Ačkoliv mohou papírové dokumenty na první pohled vypadat jako něco neškodného a bezproblémového, až když s nimi pracujete na denní bázi, zjistíte, že jsou ve skutečnosti spojeny s mnoha nevýhodami. A ty rozhodně nespočívají jen ve zvýšené zátěži pro životní prostředí!

Online podpis a jeho klíčové výhody

Využívání online podpisu přináší hned několik cenných benefitů, které vám pomohou ušetřit čas a nemalé finanční prostředky.

Jednoduché vyhledávání dokumentů

Potřebujete najít nějakou smlouvu či žádost? Pokud jste ji podepsali online a máte ji uloženou v digitálním prostředí, stačí si otevřít laptop, použít funkci hledání a během několika sekund ji máte otevřenou.

Vezměte si však situaci, že stále využíváte klasické papírové dokumenty. V takovém případě vám nezbude nic jiného, než si otevřít šanony a pracně hledat. Celý proces vám může zabrat i několik drahocenných minut.

Efektivnější spolupráce

Pokud spolupracujete s dalšími kolegy a potřebujete jim sdílet různé dokumenty, elektronické podepisování dokumentů vám opět dokáže ušetřit množství času. V počítači si vytvoříte dokument, online ho podepíšete během pár sekund a můžete jej odeslat dalším spolupracovníkům.

Kdybyste elektronický podpis nevyužívali, nezbývalo by vám nic jiného, než jednotlivé dokumenty vytisknout, podepsat, znovu naskenovat a poslat. Není asi třeba zdůrazňovat, že takový přístup je nejen extrémně zdlouhavý, ale také neekologický.

Vysoká bezpečnost dokumentů

Citlivé dokumenty jsou paradoxně častokrát více v bezpečí, pokud je máte uložené v digitálním prostředí – ať už na zaheslovaném cloudu nebo v úložišti počítače. Když je vytvoříte a podepíšete online, nikdo se k nim fyzicky nedostane, jelikož jsou chráněny hesly.

Avšak po vytištění se dokumenty stávají snadno zranitelnými. Můžete je polít vodou, roztrhnout nebo jinak poškodit. Nemluvě o tom, že se k nim mohou dostat lidé, pro které nejsou určené. I to je významná odvrácená stránka tisku a klasického podepisování.

Úspora času, financí a ochrana životního prostředí

Z výše uvedených faktů vyplývá, že online podpis vám dokáže významným způsobem pomoci šetřit čas i finance. Týdně díky němu můžete ušetřit i několik hodin času, které můžete využít na přínosnější aktivity. Nemluvě o tom, že nemusíte tisknout, kupovat nové tonery a podobně. Výsledkem je nižší zátěž pro životní prostředí. Elektronický podpis umožňuje zřídit si kompletně bezpapírovou kancelář, ve které budou všechny procesy probíhat online.

Dva druhy elektronických podpisů

Pokud chcete v dnešní době využívat benefity elektronického podpisu, v zásadě se vyplatí znát dvě řešení – kvalifikovaný elektronický podpis (vydávaný státem) a online podpis od OKdokument.

Kvalifikovaný elektronický podpis

Abyste ho mohli využívat, musíte vlastnit občanský průkaz s čipem – eID. Na okresním ředitelství Policajního sboru můžete požádat o vydání kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis. Následně je třeba si do počítače nainstalovat podpisovou aplikaci. Při podepisování dokumentů se neobejdete bez čtečky občanského průkazu.

Kvalifikovaný elektronický podpis je důležitý k tomu, abyste dokázali online komunikovat s úřady, přijímat od nich zprávy ve formě e-mailů a odesílat jim dokumenty – daňová přiznání, žádosti a podobně. Avšak na podepisování vlastních dokumentů, které neslouží ke komunikaci se státními institucemi, je prakticky nepoužitelný.

Elektronický podpis Okdokument

Elektronický podpis OKdokument můžete využít k podepisování jakýchkoliv PDF souborů. Nepotřebujete žádnou čtečku ani aplikace. Stačí se přihlásit do svého účtu, nahrát dokument, podepsat ho a stáhnout. Podepisovat můžete z jakéhokoliv místa na Zemi a celý proces vám zabere jen pár desítek sekund.

PDF podpis OKdokument je vhodný pro společnosti a jednotlivce působící v různých oblastech – personálních agenturách, telekomunikacích, IT společnostech, automotive, energetice, dopravě, ale také mnoha dalších.

Jak získat elektronický podpis OKdokument?

Postup, jak si vytvořit praktický elektronický podpis OKdokument, je skutečně jednoduchý. Stačí se bezplatně zaregistrovat, přičemž zadáte několik základních údajů o sobě. Následně získáte přístup do svého účtu, do kterého můžete nahrávat dokumenty. Ty podepíšete vlastnoručně, prostřednictvím dotykové obrazovky nebo plochy. Celý proces je mimořádně intuitivní a přehledný. Využít můžete také službu vyžádání online podpisu.

Bezpečnost na prvním místě

Samozřejmě, v OKdokument dbáme na maximální bezpečnost. Elektronický podpis je v souladu s pravidly Evropské unie pro autentifikaci, důvěryhodné služby a elektronické podpisy. Platnost každého podpisu je navíc garantována certifikátem na základě EUTL. Bezpečnost podporuje také funkce uzamčení dokumentu po podepsání, aby v něm nemohly být prováděny žádné změny.

Naše služby si pochvaluje více než 3000 registrovaných uživatelů, přičemž dosud jsme pomohli ušetřit přes 120 000 stran papíru. Tak neváhejte, přidejte se k našim spokojeným klientům i vy a usnadněte si svou každodenní práci!