Jaký je rozdíl mezi procesy?

OKdokument nabízí více způsobů podepisování. A právě zde vzniká přirozená otázka: „Kdy použít rychlý podpis, kdy připravit dokument a kdy zvolit kvalifikovaný podpis?“

Ne každý dokument vyžaduje stejnou úroveň kontroly. Ne každý proces potřebuje kvalifikovaný podpis s nejvyšší právní váhou. A zároveň ne každý dokument je vhodné odeslat bez jasně definovaných podpisových míst a bez řízeného workflow.

Proč nestačí „jen poslat PDF k podpisu“?

V mnoha firmách ještě stále funguje tento proces:

1. Dokument se vytvoří v editoru.
2. Uloží se jako PDF.
3. Pošle se e-mailem.
4. Příjemce ho vytiskne, podepíše, naskenuje a pošle zpět.

Nebo horší verze: Příjemce si podpis vloží do dokumentu „nějakým způsobem“.

Problém?

• Neexistuje kontrola nad tím, kde je podpis umístěn.
• Není jasné, kdo dokument otevřel a kdy.
• Neexistuje auditní stopa.
• Dokumenty se ztrácejí v e-mailech.
• Při vícestranných podpisech vzniká chaos.

Elektronický podpis není jen náhrada pera. Je to proces. A právě rozdíl mezi „podpisem“ a „řízeným podpisovým procesem“ je zásadní.

Co je podpisová obálka?

Podpisová obálka v OKdokumentu není jen „balík dokumentů“. Je to kontrolovaný workflow, který umožňuje:

• seskupit více dokumentů do jednoho podpisového procesu,
• přesně určit, kde se má kdo podepsat,
• přiřadit podpisové pole konkrétní osobě,
• definovat pořadí podepisování (např. nejdříve HR, potom jednatel, potom
• zaměstnanec),
• vkládat interaktivní prvky přímo do dokumentu (podpisová pole, textová pole,
• checkboxy, přepínače).

To znamená, že podepisování už není pasivní „přečti a podepiš“, ale řízený proces s jasnými pravidly.

Rychlý podpis

Rychlý podpis je nejjednodušší forma digitálního podpisu v OKdokumentu. V praxi funguje na principu „podpis kdekoliv“.

To znamená:

• dokument neobsahuje předem definovaná podpisová pole,
• podepisující se může podepsat bez přesného určení místa,
• proces je rychlý a administrativně nenáročný.

Kdy je rychlý podpis vhodný?

• interní schvalování dokumentů,
• potvrzení o převzetí,
• jednoduché dohody mezi zaměstnanci,
• rutinní operativní schválení.

Pokud potřebujete dokument podepsat během několika minut bez složité přípravy, rychlý podpis je ideální řešení. V OKdokumentu můžete svůj dokument vložit, vyplnit základní údaje a okamžitě ho odeslat k vzdálenému podpisu. Bez zbytečných mezikroků.

Výhoda? Rychlost. Minimum administrativy. Okamžitá realizace.

Omezení? Nižší míra procesní kontroly.

A zde se dostáváme k druhé úrovni.

Příprava a podpis obálky

Pokud rychlý podpis představuje operativní řešení pro jednoduché situace, příprava a podpis obálky představuje v OKdokumentu řízený podpisový proces s plnou kontrolou nad tím, co se děje a kde se to děje.

V praxi jde o zásadní rozdíl.

Plná kontrola nad tím, kde se podepisuje

Jednou z největších výhod přípravy dokumentu je přesné definování míst podpisu.

Při vytváření obálky můžete:

• vložit podpisové pole na konkrétní místo v dokumentu,
• přiřadit ho konkrétnímu příjemci,
• nastavit, že bez vyplnění tohoto pole se proces neposune dál.

Podepisující tedy vidí jen ta pole, která jsou určena jemu, a podepsat se může výhradně tam, kde jste to definovali.

Tím se eliminuje:

• podpis na nesprávném místě,
• vynechaný podpis,
• situace, kdy se podepíše nesprávná osoba,
• potřeba vracet dokument kvůli formální chybě.

Ve firemním prostředí, kde se denně podepisují desítky dokumentů, tato kontrola výrazně snižuje administrativní opravy a časové ztráty.

Interaktivní prvky

OKdokument umožňuje připravovat dokumenty přímo v aplikaci bez nutnosti je upravovat v externím editoru. Do dokumentu můžete vkládat interaktivní prvky, čímž získáváte plnou kontrolu nad tím, jak bude proces probíhat.

Kromě podpisových polí je možné (a postupně bude rozšířeno o další možnosti):

• textová pole – například pro doplnění jména, data, čísla smlouvy nebo
• konkrétního údaje,
• checkboxy – například pro potvrzení souhlasu s podmínkami,
• přepínače (radiobuttony) – pro výběr jedné z možností,
• další formy doplnitelných údajů podle typu dokumentu.

Praktický příklad: Onboarding nového zaměstnance

Jednou z oblastí, kde se rozdíl mezi rychlým podpisem a řízenou podpisovou obálkou projeví nejvýrazněji, je onboarding nového zaměstnance. Právě zde se totiž setkává více dokumentů, více odpovědných osob a zároveň vysoká citlivost údajů.

Typický nástup nového zaměstnance vyžaduje podpis více dokumentů, například:

• pracovní smlouvy,
• dodatku nebo specifikace pracovní pozice,
• dohody o mlčenlivosti,
• dokumentace k ochraně osobních údajů (GDPR),
• interních směrnic a potvrzení o seznámení se s pravidly.

V prostředí bez řízeného systému se tyto dokumenty často posílají samostatně, v různých verzích a bez jasně definovaného pořadí. Výsledkem bývá:

• dokument bez jednoho z podpisů,
• podpis na nesprávném místě,
• chybějící datum,
• nesprávné pořadí schválení,
• potřeba opětovného zasílání dokumentů e-mailem.

U jednoho zaměstnance jde o nepříjemnost. U desítek ročně jde o systematickou neefektivitu.

Jak onboarding funguje přes podpisovou obálku

V OKdokumentu je možné všechny výše uvedené dokumenty vložit do jedné obálky, která představuje jeden ucelený, kontrolovaný podpisový proces.

Seskupení dokumentů do jednoho workflow

Místo posílání více e-mailů vytvoříte jednu obálku, která obsahuje všechny související dokumenty.

Výhoda:

• vše probíhá v jednom procesu,
• všechny podpisy jsou evidovány společně,
• nehrozí, že se některý dokument „ztratí“ mimo kontext.

Přesné určení míst podpisu

Při přípravě obálky definujete:

• přesné místo podpisu pro zaměstnance,
• samostatné podpisové pole pro jednatele nebo jinou oprávněnou osobu,
• povinná pole, bez kterých se proces nedokončí.

Každé podpisové pole je přiřazeno konkrétnímu příjemci.

To znamená:

• zaměstnanec se nemůže podepsat na místo určené jednateli,
• jednatel nemůže omylem podepsat část určenou zaměstnanci,
• systém nepovolí odeslání neúplného dokumentu.

Takto se eliminuje nejčastější administrativní chyba – neúplný nebo nesprávně podepsaný dokument.

Vkládání interaktivních prvků

Moderní onboarding není jen o podpisu. Často je potřeba doplnit nebo potvrdit konkrétní údaje.

Při tvorbě obálky je možné do dokumentů vkládat:

• textová pole – například pro doplnění data nástupu, pracovní pozice nebo konkrétního údaje,
• checkboxy – například pro potvrzení seznámení se s pracovním řádem,
• přepínače (radiobuttony) – pro výběr jedné z možností,
• další doplnitelné prvky podle typu dokumentu.

Tím se dokument mění ze statického PDF na řízený formulář. Z pohledu HR to znamená:

• méně manuálních úprav,
• méně chyb způsobených přepisováním údajů,
• vyšší míru standardizace dokumentace.

Definované pořadí podepisování

V mnoha firmách je důležité dodržet interní schvalovací postup.

Obálka umožňuje přesně nastavit pořadí podpisů, například:

1. HR oddělení připraví dokument,
2. jednatel ho podepíše,
3. následně je dokument zpřístupněn zaměstnanci,
4. po podpisu se automaticky uzavře.

Další účastník se k dokumentu dostane až po dokončení předchozího kroku.

To zajišťuje:

• dodržení interní hierarchie,
• procesní disciplínu,
• jasně prokazatelný průběh podepisování.

Perspektiva zaměstnance vs. perspektiva firmy

Z pohledu zaměstnance je proces jednoduchý:

• dostane jeden e-mail,
• dokumenty jsou seřazeny v logickém pořadí,
• podpisová místa jsou jasně označena,
• systém ho provede celým procesem.

Z pohledu firmy je však hodnota ještě větší:

• každý krok je zaznamenán v auditní stopě,
• je evidováno, kdo dokument otevřel a kdy,
• je zaznamenán přesný čas podpisu,
• dokument je archivován v jednom centralizovaném systému.

Co se tím reálně eliminuje

Řízená obálka systematicky odstraňuje:

• chybějící podpisy,
• nesprávně umístěné podpisy,
• porušené pořadí schvalování,
• neúplné údaje v dokumentu,
• manuální kontrolu každé verze dokumentu.

Při větším objemu dokumentů se tento efekt násobí.

Pokud firma ročně zpracuje:

• 50 nástupů,
• 100 dodatků,
• desítky interních potvrzení,

rozdíl mezi jednoduchým posíláním PDF a řízenou obálkou představuje desítky hodin administrativní práce.

Kvalifikovaný podpis (KEP/QES)

Na Slovensku je kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) regulován evropským nařízením eIDAS. Jde o nejvyšší formu elektronického podpisu.

Co ho činí výjimečným?

• je založen na kvalifikovaném certifikátu,
• je vytvořen pomocí bezpečného zařízení (např. občanský průkaz s čipem),
• má stejný právní účinek jako vlastnoruční podpis.

Kdy ho potřebujete?

• některá úřední podání,
• právně citlivé dokumenty,
• situace, kde je vyžadována nejvyšší právní váha.

Jak funguje v praxi?

Podepisující:

1. použije občanský průkaz s čipem,
2. zadá BOK kód a PIN,
3. vybere certifikát,
4. dokument se kvalifikovaně podepíše.

OKdokument umožňuje integraci kvalifikovaného podpisu přímo do podpisového procesu bez nutnosti manuálního exportu PDF a jeho opětovného nahrávání. To výrazně zjednodušuje proces i při nejvyšší právní úrovni podpisu.