Jak zrychlit schvalování obchodních smluv elektronickým podpisem

Elektronický podpis pomáhá tento proces zjednodušit. Smlouvu lze připravit, odeslat ke schválení a podepsat online bez tisku, skenování či osobního setkání. Obchodní oddělení tak dokáže zkrátit dobu mezi dohodou a finálním podpisem a zároveň získat lepší přehled o stavu dokumentu.

Kde se při schvalování smluv nejčastěji ztrácí čas

U obchodních smluv se čas neztrácí pouze při právní nebo manažerské kontrole. Velká část zpoždění vzniká mezi jednotlivými kroky.

Typický proces může vypadat takto:

1. obchodník připraví návrh smlouvy,
2. dokument odešle manažerovi nebo právnímu oddělení,
3. po schválení jej pošle klientovi,
4. klient si dokument stáhne a vytiskne,
5. smlouvu podepíše, naskenuje a odešle zpět,
6. obchodník kontroluje, zda obdržel správnou a kompletní verzi.

Každý další krok vytváří prostor pro zdržení. Dokument může zůstat bez povšimnutí v e-mailové schránce, klient nemusí mít právě přístup k tiskárně nebo podpis odloží na později. Proces se ještě více komplikuje, když smlouvu podepisuje více osob nebo když musí projít několika úrovněmi interního schválení.

Elektronické podepisování snižuje počet manuálních kroků. Namísto opakovaného zasílání příloh lze dokument zpřístupnit určeným osobám a vést je přímo k potřebné akci: kontrole, schválení nebo podpisu.

Krok procesu	Kde vzniká zdržení
Příprava smlouvy	Chybějící údaje nebo opakované úpravy dokumentu
Interní schválení	Čekání na manažera, právníka nebo jednatele
Odeslání klientovi	Dokument se ztratí mezi ostatními e-maily
Podpis smlouvy	Klient nemá tiskárnu, skener nebo podpis odloží
Kontrola dokumentu	Obchodník zjišťuje, zda obdržel správnou a kompletní verzi

 

Proč e-mail nestačí k rychlému schvalování smluv

E-mail je praktický komunikační nástroj, ale není navržen pro řízení životního cyklu smlouvy. Když se dokument posílá mezi obchodníkem, manažerem, právníkem a klientem jako příloha, mohou rychle vzniknout různé verze:

• smlouva_final.docx,
• smlouva_final_2.docx,
• smlouva_final_opravena.docx,
• smlouva_k_podpisu.pdf,
• smlouva_podepsana_sken.pdf.

Po několika kolech připomínek už nemusí být jasné, která verze je aktuální, kdo ji naposledy upravoval a zda klient podepsal správný dokument. Obchodník navíc často nemá okamžitý přehled o tom, co se se smlouvou děje.

Neví, zda si ji klient otevřel, zda čeká na interní schválení nebo zda na podpis jednoduše zapomněl. Musí proto posílat další zprávy nebo telefonovat. Při online podepisování se pracuje s konkrétním dokumentem určeným k podpisu. Tím se snižuje riziko, že si jednotlivé strany spletou verze nebo že podepsaný dokument zůstane uložen pouze v jedné e-mailové schránce.

Schvalování přes e-mail	Online proces s elektronickým podpisem
Více příloh a verzí dokumentu	Jeden konkrétní dokument určený k podpisu
Není jasné, kdo má smlouvu právě řešit	Jasně stanovené pořadí schvalování a podepisování
Stav dokumentu se zjišťuje telefonicky nebo e-mailem	Stav smlouvy lze průběžně sledovat
Tisk, ruční podpis a skenování	Podpis přímo online
Vyšší riziko odeslání nesprávné verze	Všechny strany pracují se stejným dokumentem

Jak funguje podpis smlouvy online v obchodním procesu

Elektronický podpis lze začlenit přímo do stávajícího obchodního postupu. Není třeba měnit obsah smlouvy ani způsob, jakým obchodní oddělení jedná s klientem. Mění se především poslední fáze – schválení a podpis.

Proces může probíhat následovně:

Příprava finální smlouvy

Obchodník připraví dokument podle dohodnutých podmínek. Před odesláním ověří, že obsahuje správné údaje, přílohy a všechna požadovaná podpisová pole.

Interní schválení

Pokud smlouva podléhá kontrole manažera, jednatele nebo právního oddělení, lze dokument předat příslušné osobě bez tisku a fyzického předávání. U smluv s více schvalovateli pomáhá jasně určit, kdo má dokument kontrolovat a v jakém pořadí.

Odeslání klientovi

Po interním schválení dostane klient výzvu k podpisu. Dokument si může zkontrolovat a podepsat online, aniž by jej musel tisknout nebo skenovat.

Podpis všech zúčastněných stran

Podle typu obchodního případu může smlouvu podepisovat klient, obchodník, jednatel nebo více zástupců jednotlivých společností. Digitální proces usnadňuje koordinaci i v situaci, kdy se podepisující osoby nacházejí na různých místech.

Uložení podepsaného dokumentu

Po dokončení podepisování obdrží zúčastněné strany finální dokument. Obchodní oddělení jej může uložit podle interních pravidel firmy nebo dále zpracovat v navazujících systémech.

Více o postupném zavádění digitální práce s dokumenty najdete také v článku 5 jednoduchých kroků k digitální transformaci dokumentů ve vašem podnikání.

Co získá obchodní oddělení rychlejším schvalováním

Rychlejší schvalování smluv neznamená jen méně administrativní práce. Má přímý vliv na tempo obchodního procesu a zkušenost klienta.

Kratší prodejní cyklus

Obchod lze uzavřít ihned po dohodě, bez několikadenního čekání na vytištění, doručení nebo naskenování dokumentu. To je důležité zejména u zakázek, při nichž klient porovnává více nabídek nebo potřebuje zahájit spolupráci v krátkém termínu.

Méně manuální administrativy

Obchodníci nemusí opakovaně stahovat přílohy, přejmenovávat soubory, kontrolovat skeny ani připomínat klientovi jednotlivé kroky. Ušetřený čas mohou věnovat péči o zákazníky, přípravě nabídek a rozvoji nových obchodních příležitostí.

Lepší přehled o stavu smlouvy

V organizovaném online procesu je snazší rozlišit, které dokumenty čekají na schválení, které byly odeslány k podpisu a které jsou již dokončené. Manažer prodeje tak nemusí zjišťovat stav každé smlouvy samostatně prostřednictvím obchodníka.

Jednodušší zkušenost pro klienta

Klient nemusí hledat tiskárnu, podepisovat dokument ručně a vytvářet sken. Smlouvu může vyřídit online z místa, kde se právě nachází. Čím jednodušší je poslední krok obchodního procesu, tím menší je riziko, že klient podpis odloží.

Další praktické přínosy přibližuje článek 5 důvodů, proč zavést elektronické podepisování ve vaší firmě.

Přínos	Význam pro obchodní oddělení
Kratší prodejní cyklus	Méně času mezi dohodou a podepsanou smlouvou
Méně administrativy	Obchodníci nemusí tisknout, skenovat a kontrolovat přílohy
Lepší přehled	Tým ví, které smlouvy čekají na schválení nebo podpis
Jednodušší proces pro klienta	Klient může dokument podepsat bez návštěvy kanceláře
Více času na obchod	Obchodníci se mohou věnovat zákazníkům a novým příležitostem

 

Podpis smlouvy online pro obchodníky v terénu

Obchodníci netráví celý den za pracovním stolem. Setkávají se s klienty, navštěvují provozovny, prezentují řešení nebo cestují mezi pobočkami. U papírového procesu to může znamenat, že se smlouva dostane k podpisu až po návratu do kanceláře. Obchodník musí dokument připravit, vytisknout, přinést na další schůzku nebo jej poslat klientovi e-mailem. Podpis smlouvy online umožňuje dokončit tuto fázi bez ohledu na místo.

Obchodník může například:

• poslat připravenou smlouvu klientovi na dálku,
• zpřístupnit dokument během osobního setkání,
• podepsat smlouvu s klientem na mobilu nebo tabletu,
• po podpisu pokračovat dalším krokem obchodního případu.

Takový postup je užitečný v realitách, finančních službách, pojišťovnictví, prodeji firemních řešení, logistice i v dalších oblastech, kde se obchod často uzavírá mimo kancelář.

Pro firmy v oblasti prodeje a online obchodu je určeno také řešení elektronického podepisování pro sales a e-commerce.

Proč elektronický podpis urychluje uzavírání obchodů

Při uzavírání obchodu záleží také na okamžiku. Klient může být připraven smlouvu podepsat bezprostředně po schválení nabídky, ale každý další administrativní krok vytváří příležitost k odkladu.

Papírový proces po klientovi často vyžaduje, aby:

• si otevřel přílohu,
• dokument vytiskl,
• podepsal všechny potřebné strany,
• vytvořil čitelný sken,
• našel původní e-mail,
• odeslal dokument zpět.

Při online podepisování lze tyto úkony nahradit jedním souvislým procesem. Klient otevře dokument, zkontroluje jej a provede požadovaný podpis. Čím méně kroků stojí mezi rozhodnutím klienta a finálním podpisem, tím nižší je riziko, že se dokončení obchodu odloží.

Elektronický podpis zároveň neznamená, že firma musí urychlit kontrolu smlouvy na úkor její kvality. Cílem je odstranit zbytečné prostoje poté, co byly obchodní a právní podmínky odsouhlaseny.

Pokud ve vaší firmě přetrvávají obavy z elektronického podepisování, doporučujeme také článek 6 nejčastějších mýtů o elektronickém podpisu.

Jak začít s urychlováním schvalování smluv

Digitalizace nemusí začínat rozsáhlým projektem. Prvním krokem může být jeden konkrétní typ obchodní smlouvy, který firma podepisuje pravidelně.

Vyberte si například smlouvu, u které:

• se často čeká na podpis klienta,
• obchodníci věnují mnoho času urgencím,
• vzniká více verzí dokumentu,
• podepisující osoby pracují na různých místech,
• papírový proces zbytečně prodlužuje začátek spolupráce.

Následně si zmapujte, kdo smlouvu připravuje, kdo ji schvaluje, kdo ji podepisuje a kam se má výsledný dokument uložit. Tak získáte jednoduchý proces, který lze nejprve otestovat na vybraných obchodních případech a později rozšířit na další dokumenty.

Méně čekání, více uzavřených obchodů

Schvalování smlouvy nemusí být administrativní překážkou na konci úspěšného obchodního jednání. Elektronický podpis pomáhá odstranit tisk, skenování, posílání různých verzí příloh i čekání na osobní setkání. Obchodníci získají přehlednější proces, klienti jednodušší způsob podepisování a firma může zkrátit dobu potřebnou k uzavření obchodu.

Služba OKdokument umožňuje podepisovat dokumenty online a vyžádat si podpis od klientů, kolegů nebo obchodních partnerů. Elektronické podepisování si můžete vyzkoušet bez zbytečných papírových kroků a ověřit si jeho přínos přímo na dokumentech, které používáte ve svém obchodním procesu.