Jak zavést digitalizaci i v menší firmě a bez IT oddělení

Proč se vyplatí zbavit papíru i v menší firmě

V menších firmách a u živnostníků se podepisování stále řeší tradičním způsobem, na papíře. Často to však není proto, že by digitální řešení nebyla dostupná, ale spíše proto, že jejich zavedení se spojuje s představou složité techniky či nutnosti investovat do IT infrastruktury.

Realita je přitom jiná. Dnešní nástroje umožňují jednoduchou digitalizaci podepisování i bez vlastního IT oddělení nebo IT specialisty, a to jednoduchým způsobem, který je srozumitelný i pro neodborníky.

Proč by mělo firmy zajímat bezpapírové podepisování dokumentů?

Například v realitních kancelářích je běžné, že se návrhy smluv posílají klientům e-mailem. Pokud klient nemá možnost dokument vytisknout a podepsat, proces se může značně protáhnout. Pokud se mezitím rozhodne pro jinou nabídku, obchod je ztracený. Rychlejší výměna podepsaných dokumentů by v tomto případě mohla znamenat významný rozdíl.

V autoservisech je podepisování předávacích protokolů nebo potvrzení o provedené opravě součástí každodenní rutiny. V papírové podobě to znamená tisk, archivaci a skladování dokumentů. Při větších objemech se šanony postupně hromadí, přičemž zpětné dohledání konkrétního dokumentu může být zdlouhavé.

V ambulancích a zdravotnických zařízeních je potřeba, aby pacienti podepisovali souhlasy se zpracováním údajů či informované souhlasy k zákrokům. Pokud se tyto dokumenty zpracovávají na papíře, vzniká nejen logistická zátěž, ale také potřeba řešit archivaci v souladu s legislativními požadavky. Navíc, celý proces je pro personál i pacienty časově náročnější.

Ve všech těchto případech by přechod na digitální podepisování znamenal:

• méně administrativní práce,
• úsporu času,
• jednodušší uchovávání a vyhledávání dokumentů,
• větší komfort pro zákazníky a pacienty.

IT kapacity a rozpočty jsou v malých firmách omezené

Menší firmy čelí při digitalizaci velmi konkrétním bariérám. Nej nejde o neochotu inovovat, ale spíše o praktická omezení, která je třeba při každodenním fungování zohlednit. Především, většina malých firem nemá vlastní IT oddělení nebo IT specialisty.

Jakékoli technicky náročnější řešení by si vyžadovalo buď dodatečné náklady na externího dodavatele, nebo značnou časovou investici ze strany vedení firmy. V praxi tak často zůstává všechno při starém, i když by to nebylo nezbytné.

Další překážkou je nedostatek času na školení zaměstnanců. Malé týmy jsou zvyklé fungovat flexibilně a rychle. Pokud by implementace nového systému vyžadovala několikadenní školení či dlouhé vysvětlování, je pravděpodobné, že se její zavedení bude neustále odkládat.

Stejně důležitý je také faktor rozpočtu. Menší firmy si většinou nemohou dovolit drahé nástroje navržené pro korporátní svět. Pokud je digitální podpis prezentován jako řešení pro „velké hráče“, s komplexními funkcionalitami a vysokou cenou, je přirozené, že pro většinu menších firem zůstává mimo reálné uvažování.

Existují však i jednoduchá a dostupná řešení, která jsou navržena tak, aby je mohly bez problémů využívat i malé firmy, které:

• nemají IT specialisty,
• nemají prostor na složité implementace,
• hledají nástroje, které se dají používat intuitivně a s minimální zátěží pro tým.

Jednoduché nástroje dostupné pro každého

Vývoj v oblasti cloudových služeb přinesl za poslední roky zásadní změnu: i malé firmy dnes mohou využívat digitální podepisování dokumentů bez toho, aby musely řešit náročnou technickou implementaci. Online nástroje na elektronické podepisování jsou navrženy tak, aby je zvládli používat i lidé bez technických znalostí. Stačí k tomu několik základních podmínek.

Většina těchto řešení funguje přes běžný webový prohlížeč. To znamená, že není potřeba nic instalovat, nic nastavovat ani řešit kompatibilitu s firemním softwarem. Stačí otevřít webovou stránku služby a přihlásit se do rozhraní, kde je možné dokumenty nahrát a připravit na podpis.

Z pohledu malé firmy je důležité také to, že celý proces je použitelný bez zásahu IT specialistů. Není potřeba volat externí firmu, která by nástroj implementovala. V praxi si často celé nastavení zvládne připravit majitel firmy, vedoucí administrativy, případně zaměstnanec pověřený správou dokumentů.

Z technického hlediska postačí:

• počítač nebo tablet s přístupem na internet,
• běžný webový prohlížeč (například Chrome, Firefox nebo Safari),
• firemní nebo soukromý e-mail, který se používá ke komunikaci.

Samotné podepisování je velmi jednoduché i pro partnery či klienty firmy. Důležité je, že příjemce dokumentu nemusí mít žádný speciální účet ani procházet procesem registrace. Po doručení e-mailu s odkazem na dokument ho může jednoduše otevřít a podepsat, z počítače, tabletu nebo mobilního telefonu.

Takový přístup je důležitý zejména pro menší firmy, které spolupracují s množstvím externích klientů či partnerů a nemohou od nich očekávat, že budou ochotni učit se nový systém nebo absolvovat registraci v další službě.

Jak to funguje v praxi

I když je princip elektronického podepisování dokumentů univerzální, v praxi ho každá firma může využít trochu jiným způsobem. Výhodou jednoduchých cloudových řešení je, že se dají snadno přizpůsobit různým typům provozů – od služeb až po administrativu.

Několik příkladů z praxe ukazuje, jak digitalizace podepisování může zjednodušit každodenní procesy i v menších firmách. V autoservisech je potřeba, aby zákazníci podepisovali předávací protokoly a potvrzení o provedení opravy. Běžný postup často znamená tisk dokumentu, jeho fyzické podepsání a následné manuální archivování. Digitální řešení umožní, aby se protokol podepsal přímo při předávání vozidla, na tabletu nebo na počítači na recepci. Dokument se následně automaticky uloží do elektronického archivu a v případě potřeby je k dispozici na opětovné použití nebo prokázání.

V realitních kancelářích je podepisování dokumentů neoddělitelnou součástí každého obchodu. Zprostředkovatelské smlouvy, rezervační smlouvy či nájemní smlouvy si klienti často musí nejdříve osobně vyzvednout nebo podepsat v kanceláři. To však nemusí být pro každého pohodlné. Pokud je dokument připravený na digitální podepisování, klient ho může podepsat z domu, z mobilu nebo počítače, bez potřeby návštěvy kanceláře. To urychluje proces uzavírání smluv a snižuje riziko, že se obchod zpozdí.

Ve zdravotnických zařízeních se běžně podepisují souhlasy se zpracováním údajů, informované souhlasy k zákrokům či dokumenty související s GDPR. Pokud se tyto dokumenty podepisují papírově, zvyšuje to administrativní zátěž personálu a vytváří potřebu fyzické archivace. Elektronické podepisování umožní, aby pacienti podepsali potřebné dokumenty přímo na recepci nebo v čekárně, například na tabletu. Podepsané dokumenty se následně elektronicky archivují a jsou připraveny na případnou kontrolu.

V menších firmách nebo u živnostníků je často potřeba rychle schvalovat objednávky, cenové nabídky či smlouvy se zákazníky nebo dodavateli. Pokud je na každý dokument nutné čekat na fyzický podpis a jeho skenování, celý proces se zpomaluje. Elektronické podepisování umožňuje, aby příslušný dokument prošel schvalovacím procesem online a byl podepsán i na dálku, bez potřeby osobního setkání nebo výměny papírů.

Praktické tipy na zavedení

Zavedení elektronického podepisování do každodenního fungování firmy nemusí být velkým projektem. V praxi se osvědčuje postupný přístup, který umožní týmu i klientům zvyknout si na nový způsob práce bez zbytečných komplikací.

Několik základních kroků může tento přechod výrazně usnadnit.

Začít jednoduše

Nejlepší je začít s jedním konkrétním typem dokumentu, který se ve firmě podepisuje často a u kterého by digitalizace mohla přinést okamžité zlepšení.

V praxi to mohou být například:

• smlouvy s klienty nebo partnery,
• objednávky zboží nebo služeb,
• potvrzení o provedení práce,
• GDPR dokumenty.

Po zvládnutí tohoto prvního kroku je jednodušší rozšířit používání digitálního podepisování i na další typy dokumentů.

Zapojení kolegů

Aby byl nový postup úspěšný, je důležité, aby ho pochopili a přijali i zaměstnanci.

Většinou postačí:

• krátké interní školení nebo ukázka,
• vysvětlení, jak digitální podepisování funguje a co od něj mohou kolegové očekávat,
• zodpovězení případných dotazů nebo obav.

Pokud je nový nástroj jednoduchý a intuitivní, většina kolegů si na něj rychle zvykne.

Komunikace s klienty

Při zavedení digitálního podepisování je dobré předem informovat také klienty či partnery.

Důležité je vysvětlit, že:

• podpis je právně závazný,
• dokumenty jsou zabezpečené a chráněné,
• podepisování je jednoduché a nevyžaduje registraci ani speciální software.

Pokud je komunikace jasná, klienti novou formu podepisování zpravidla vítají, protože jim šetří čas a zjednodušuje celý proces.

Postupné rozšiřování

Poté, co si firma osvojí digitální podepisování pro první typ dokumentů, je možné postupně rozšiřovat jeho využití. Nejčastěji se přidávají další interní i externí dokumenty, které souvisejí se spoluprací s klienty, dodavateli či mezi odděleními v rámci firmy. Takovým tempem se digitální podepisování přirozeně stává součástí běžných procesů a postupně nahrazuje papírová řešení tam, kde to dává smysl.

Malé kroky, velký rozdíl

Digitální podepisování už dnes není doménou jen velkých firem se silným IT zázemím.

Díky jednoduchým a dostupným řešením si ho může zavést i malá firma či lokální provoz, bez potřeby investovat do náročných technických systémů nebo měnit zažité procesy od základů.

Každá firma, kde se pravidelně podepisují smlouvy, objednávky, potvrzení nebo souhlasy, může digitálním podepisováním:

• ušetřit čas při zpracování dokumentů,
• zrychlit komunikaci s klienty a partnery,
• zjednodušit interní administrativu.

První krok přitom může být velmi jednoduchý – začít s elektronickým podpisem jednoho typu dokumentu a postupně řešení rozšiřovat podle potřeb firmy.

Pro každého, kdo chce zjistit, jak takový proces může v praxi fungovat, existuje možnost vyzkoušet si elektronický podpis zdarma.