Jak vytvořit novou obálku? | Návod

Balík PRO Balík PREMIUM 

Rychlý podpis

Rychlý podpis je základní podpisový proces určený pro jednoduché a rychlé podepisování dokumentů. Ve výchozím nastavení funguje na principu „podpis kdekoli“, což znamená, že podepisující může dokument podepsat bez předem definovaných podpisových polí. Po vyplnění povinných údajů je možné obálku s dokumenty okamžitě odeslat k vzdálenému podpisu, čímž se celý proces výrazně zrychluje a zjednodušuje.

Krok 1 – Vytvořte novou obálku

V aplikaci klikněte na tlačítko „Vytvořit novou obálku“ – jedná se o úvodní krok, kterým se spustí průvodce tvorbou obálky.

Krok 2 – Vyberte typ procesu

Na začátku zvolte, jaký typ procesu chcete použít. Na výběr jsou tři možnosti:

• Rychlý podpis – nejrychlejší způsob odeslání dokumentu k podpisu. V tomto návodu zvolíme tuto možnost.
• Příprava a podpis obálky – podrobnější postup s možností úprav dokumentu.
• Kvalifikovaný podpis – využívá podpis s vyšší úrovní důvěry.

Výběr procesu provedete kliknutím na příslušnou možnost.

Krok 3 – Nahrajte dokumenty

Do obálky nahrajte všechny dokumenty, které mají být příjemci doručeny. Může se jednat o soubory ve formátech PDF nebo DOC, DOCX.

Krok 4 – Určete způsob zpracování dokumentů

U každého dokumentu v obálce lze označit, zda je určen k podpisu, pouze ke čtení, nebo je volitelný. Podle toho se příjemci zobrazí odpovídající možnosti interakce s dokumentem.

Krok 5 – Vyplnění informací o obálce

V části Informace o obálce doplňte:

• Název obálky (max. 80 znaků),
• Kategorii (vyberete z definovaných kategorií),
• Volitelné poznámky,
• Jazyk komunikace,
• Rozšířená nastavení – vyžadovat přístupové kódy (e-mail/SMS), určit datum expirace a zapnout notifikace před vypršením platnosti. Balíček PREMIUM

Krok 6 – Zadejte podepisující

Zadejte e-mailové adresy podepisujících. Můžete přidat i svůj vlastní podpis kliknutím na přepínač „Přidat můj podpis“. U každého podepisujícího lze určit, zda bude podpis proveden na místě (osobně), což se nastavuje přepínačem při zadávání adresy. Pokud potřebujete více podepisujících, použijte tlačítko „Přidat“ a postup zopakujte. V případě SMS ověření je nutné doplnit také telefonní čísla podepisujících.

Krok 7 – Napište e-mailovou zprávu

Můžete připojit krátké shrnutí nebo zprávu pro příjemce, která se zobrazí v těle e-mailové notifikace. Zpráva slouží k vysvětlení, proč podepisující obdrželi obálku.

Krok 8 – Zkontrolujte a odešlete

Po vyplnění všech informací obálku zkontrolujte. K dispozici máte dvě tlačítka:

• Uložit rozpracované – uloží obálku jako koncept a můžete se k ní vrátit později.
• Odeslat – odešle obálku k podpisu všem uvedeným příjemcům.

Tento krok je vidět v posledním videu, kde se tlačítka „Uložit rozpracované“ a „Odeslat“ nacházejí ve spodní části formuláře.

Tímto způsobem vytvoříte a odešlete obálku k podpisu.

Balík PREMIUM

Příprava a podpis obálky

Příprava a podpis obálky je složitější proces, při kterém má uživatel větší kontrolu nad tím, jak bude dokument vyplněn a podepsán. Při přípravě může do dokumentů přidávat konkrétní prvky, jako jsou podpisová pole, textová pole, zaškrtávací políčka a další typy polí. Podepisování poté probíhá výhradně do předem definovaných polí, což zajišťuje jednotný postup a minimalizuje chyby při vyplňování a podepisování.

Krok 1 – Začněte novou obálku

Na hlavní stránce zvolte Vytvořit novou obálku a vyberte proces Příprava a podpis obálky (Prepare and sign envelope).

Krok 2 – Nahrání dokumentů

V sekci Dokumenty přetáhněte nebo nahrajte všechny soubory určené k podpisu (PDF, DOC, DOCX). Každý dokument můžete později označit jako určený k podpisu, pouze ke čtení nebo jako volitelný.

Krok 3 – Vyplnění informací o obálce

V části Informace o obálce doplňte:

• Název obálky (max. 80 znaků),
• Kategorii (vyberete z definovaných kategorií),
• Volitelné poznámky,
• Jazyk komunikace,
• Rozšířená nastavení – vyžadovat přístupové kódy (e-mail/SMS), určit datum expirace a zapnout notifikace před vypršením platnosti.

Krok 4 – Zadejte podepisující

Zadejte e-mailové adresy podepisujících. Můžete přidat i svůj vlastní podpis kliknutím na přepínač „Přidat můj podpis“. U každého podepisujícího lze určit, zda bude podpis proveden na místě (osobně), což se nastavuje přepínačem při zadávání adresy. Pokud potřebujete více podepisujících, použijte tlačítko „Přidat“ a postup zopakujte. V případě SMS ověření je nutné doplnit také telefonní čísla podepisujících. Zároveň je možné vybrat typ podepisování – vlastnoruční podpis, ověřovací kód přes SMS nebo ověřovací kód přes e-mail.

Krok 5 – E-mailová zpráva pro příjemce

Do pole E-mailová zpráva napište stručné shrnutí nebo pokyny. Zpráva bude odeslána příjemcům spolu s výzvou k podpisu.

Krok 6 – Příprava dokumentu

Kliknutím na tlačítko Příprava dokumentu otevřete editor, ve kterém můžete přímo v dokumentu umístit podpisová pole, textová pole, data, zaškrtávací políčka a další prvky.

Krok 7 – Shrnutí a odeslání

Po umístění všech polí zkontrolujte pořadí podepisování a obsah obálky. Obálku můžete uložit jako koncept nebo ji odeslat k podpisu vybraným adresátům.

Tento postup vám umožní vytvořit a připravit obálku k podpisu tak, aby podepisující viděli správná pole a dokument byl správně organizovaný.

Balík PREMIUM

Kvalifikovaný podpis (QES)

Kvalifikovaný podpis prostřednictvím občanského průkazu představuje nejvyšší úroveň elektronického podpisu. Využívá kvalifikovaný certifikát uložený na občanském průkazu s čipem a jeho použití je v souladu s legislativou eIDAS. Podepisování probíhá prostřednictvím bezpečného ověření identity držitele občanského průkazu pomocí čtečky a osobního bezpečnostního kódu, čímž je zajištěna vysoká právní závaznost a důvěryhodnost podepsaných dokumentů.

Krok 1 – Začněte novou obálku

Na úvodní stránce aplikace klikněte na Vytvořit novou obálku a zvolte možnost Kvalifikovaný podpis (QES). Tento typ podpisu je určen pro dokumenty, které vyžadují nejvyšší úroveň právní platnosti a využívají kvalifikovaný elektronický podpis na eID kartě.

Krok 2 – Nahrajte dokumenty

V sekci Dokumenty přetáhněte nebo nahrajte všechny soubory (PDF, DOC, DOCX). Obálka umožňuje odeslat více dokumentů najednou; každý dokument můžete označit jako určený k podpisu, pouze ke čtení nebo jako volitelný.

Krok 3 – Vyplnění informací o obálce

V části Informace o obálce doplňte:

• Název obálky (max. 80 znaků),
• Kategorii (vyberete z definovaných kategorií),
• Volitelné poznámky,
• Jazyk komunikace,
• Rozšířená nastavení – vyžadovat přístupové kódy (e-mail/SMS), určit datum expirace a zapnout notifikace před vypršením platnosti.

Krok 4 – Zadejte podepisující

Zadejte e-mailové adresy podepisujících. Můžete přidat i svůj vlastní podpis kliknutím na přepínač „Přidat můj podpis“. U každého podepisujícího lze určit, zda bude podpis proveden na místě (osobně), což se nastavuje přepínačem při zadávání adresy. Pokud potřebujete více podepisujících, použijte tlačítko „Přidat“ a postup zopakujte. V případě SMS ověření je nutné doplnit také telefonní čísla podepisujících.

Krok 5 – Napište e-mailovou zprávu

Do pole E-mailová zpráva vložte stručné shrnutí nebo pokyny pro příjemce. Zpráva se zobrazí v notifikačním e-mailu.

Krok 6 – Odešlete obálku

Po vyplnění všech údajů klikněte na Odeslat. Systém odešle žádost o podpis každému podepisujícímu.

• Na stránce obálky se zobrazí přehledný návod, který uživatele provede instalací potřebných ovladačů.
• Dokument se bezpečně přenese do služby Autogram.
• Podepisující zadá BOK kód a PIN, vybere certifikát z eID karty a dokument podepíše.
• Podepsaný dokument se automaticky vrátí do OKdokumentu, kde si můžete zkontrolovat jeho stav.

Sledujte stav obálky

Po odeslání obálky můžete v přehledu sledovat, kdo již dokument podepsal a kdo ještě ne. K obálce je veden audit trail, takže přesně víte, kdo a kdy dokument otevřel a podepsal.

Tímto způsobem zajistíte, že právně důležité dokumenty budou podepsány kvalifikovaným elektronickým podpisem a splní všechny požadavky eIDAS.