Jak se zbavit papírů v kanceláři? Pomůže inovativní online podpis

Potom byste měli věnovat pozornost modernímu trendu – kancelářím bez papíru. To, co v minulosti znělo jako utopie, je dnes běžnou realitou. Digitalizace papírových dokumentů je díky pokrokovým technologiím skutečně jednoduchá a nevyžaduje vysoké investice.

Jak postupovat, pokud se rozhodnete zřídit si bezpapírovou kancelář a jakou roli v tomto směru hraje elektronický podpis online?

Základem je změna interních procesů

Pokud se chcete ve své kanceláři zbavit papírů, prvním krokem je úprava vašich každodenních procesů. Zkuste si na týden zakázat používání tiskárny a rychle zjistíte, které postupy je nutné modifikovat.

Přechod na cloudová řešení

Většina bezpapírových firem využívá sdílená cloudová úložiště, jejichž prostřednictvím mají k jednotlivým dokumentům přístup více lidí. Umí je kontrolovat a upravovat v průběhu několika vteřin, bez potřeby pracného tlačení.

Využívání přenosných zařízení

Nepřítelem bez-papírových kanceláří jsou stolní počítače. Například, když vytvoříte nějaký dokument a chcete ho kolegům odprezentovat na poradě, nemůžete jim jej ukázat v počítači. Pokud nevyužíváte online platformy pro sdílení souborů, nezbude vám nic jiného, ​​než jej vytisknout. V tomto směru jsou dobrým řešením notebooky a tablety, které přinášejí více flexibility.

Využíváte elektronické služby úřadů?

I když si interní procesy ve firmě nastavíte tak, aby byly kompletně digitální, neznamená to, že se jim automaticky přizpůsobí i ostatní. Naštěstí, se státními institucemi dnes umíte komunikovat online, bez papírů. Nicméně, neobejdete se bez kvalifikovaného elektronického podpisu a občanského průkazu s čipem.

Dokumenty z úřadů vám následně budou chodit na e-mail, nikoli do schránky. Navíc, online si umíte vyřídit i mnohé žádosti či oznámení. Přestože tato služba není dokonalá a má své nedostatky, pokud se chcete kompletně zbavit papírů ve firmě, rozhodně se ji vyplatí využívat.

Elektronický podpis dokumentů

Kvalifikovaný elektronický podpis je jedna věc, avšak pokud chcete rychle a bezstarostně podepisovat různé smlouvy, žádosti a další dokumenty pro vaše obchodní partnery či zákazníky, využít se vyplatí digitální podpis OKdokument. Ten přináší několik cenných benefitů.

Už žádné tisknutí a skenování!

Představte si, že vám obchodní partner pošle smlouvu k podepsání. Pokud byste postupovali zastaralými metodami, nejprve byste ji vytiskli, následně podepsali, zoskenovali a zaslali zpět. Strávili byste tím spoustu času, stálo by vás to peníze a po stránce ekologie byste také nebyli ukázkoví.

OKdokument elektronický podpis online umožňuje podepisovat dokumenty v digitální podobě, bez jakéhokoliv tisku. A to v průběhu několika vteřin! Jak podepsat PDF online? Postup je jednoduchý. Stačí se bezplatně zaregistrovat, nahrát dokumenty do vašeho účtu, podepsat je a odeslat.

Bezpečnost na prvním místě

Samozřejmě, online podpis dokumentu musí být bezpečný. Digitální podpis OKdokument je v souladu s pravidly Evropské unie pro autentizaci, důvěryhodné služby a elektronické podpisy. Certifikát vydaný na základě EUTL garantuje platnost každého podpisu, přičemž jsou dodržena všechna opatření týkající se ochrany osobních údajů.

V neposlední řadě, elektronický podpis OKdokument uzamyká obsah dokumentu. Nehrozí tak například situace, že někdo upraví znění podepsané smlouvy. Tak neváhejte a zřiďte si svou vlastní bez-papírovou kancelář i vy! Více informací o našich službách naleznete ZDE.