Jedna smlouva, čtyři podepisující a tři různá města: jak zvládnout podepisování bez zbytečného přeposílání

Nejprve má dokument podepsat obchodní manažer. Poté jednatel dodavatele, kontaktní osoba klienta a nakonec jednatel klienta. Mezitím se smlouva několikrát přepošle, v e-mailových schránkách vzniknou různé přílohy a není úplně jasné, která verze je aktuální.

Elektronické podepisování umožňuje spojit všechny účastníky do jednoho podpisového procesu. Každý dostane přístup ke stejnému dokumentu, podepisuje na určeném místě a odesílatel může průběžně sledovat, kdo už podepsal a na koho se ještě čeká.

1. Proč se podepisování smlouvy více osobami komplikuje

Každý další podepisující přináší do papírového nebo e-mailového procesu nový krok. Jedna osoba dokument stáhne, podepíše a odešle dál. Další pracuje s přílohou, kterou obdržela e-mailem, a následně vytvoří další podepsanou verzi. Pokud se během procesu změní název souboru nebo někdo omylem otevře starší zprávu, může podepsat nesprávný dokument.

Postupně mohou vzniknout soubory jako:

• zmluva_final.pdf,
• zmluva_final_podpisana.pdf,
• zmluva_final_podpisana_2.pdf,
• zmluva_final_vsetci.pdf.

Problémem nejsou jen nepřehledné názvy. Při ručním přeposílání se zvyšuje riziko, že někdo vynechá dalšího podepisujícího, odešle dokument nesprávné osobě nebo nebude vědět, zda už proces skončil.

Při elektronickém podepisování zůstává dokument součástí jednoho procesu. Místo posílání nové přílohy každému účastníkovi se jednotliví podepisující připojují ke stejné smlouvě.

2. Kdo může být součástí podpisového procesu

Jednu smlouvu může podepisovat více lidí z jedné firmy i z různých organizací. V praxi může jít například o:

• obchodníka nebo projektového manažera,
• vedoucího oddělení,
• jednatele společnosti,
• klienta,
• oprávněného zástupce klienta,
• dodavatele nebo externího partnera.

Ne každá osoba přitom musí mít v procesu stejnou roli. Někdo může dokument podepisovat, další ho může dostat k přečtení a jiný může být pouze příjemcem dokončené verze. V OKdokumentu můžete vyžádat podpis od více osob. Podepisující dostanou žádost e-mailem a k podepsání dokumentu nepotřebují vlastní uživatelský účet.

To je praktické zejména u smluv mezi firmami, kdy nemůžete očekávat, že si každý klient, jednatel nebo externí partner vytvoří účet v další aplikaci. Více o základním postupu najdete také v návodu Jak vytvořit novou obálku.

3. Kdy nastavit pořadí podepisujících

U některých dokumentů nezáleží na tom, kdo je podepíše jako první. Všichni účastníci mohou dostat žádost současně a podepsat podle toho, kdy mají čas. V jiných procesech je však správné pořadí důležité.

Firma může například požadovat, aby smlouvu nejprve schválil obchodní manažer, následně ji podepsal jednatel a teprve poté byla odeslána klientovi. Na straně klienta může dokument nejprve potvrdit kontaktní osoba a jako poslední ho podepíše jednatel. Nastavené pořadí pomáhá zajistit, aby se žádost dostala k další osobě až tehdy, když předchozí krok skončil. Takový postup je užitečný zejména tehdy, když:

• interní podpis musí předcházet podpisu klienta,
• dokument musí projít schválením nadřízeného,
• jednotliví zástupci podepisují ve stanoveném pořadí,
• další účastník nemá dostat dokument před dokončením předchozího kroku.

OKdokument podporuje nastavení pořadí podepisujících, takže odesílatel nemusí po každém podpisu ručně posílat dokument další osobě.

4. Jak připravit jednu smlouvu pro více podepisujících

Před odesláním dokumentu je potřeba určit, kdo má co podepsat nebo vyplnit. Každému podepisujícímu lze přiřadit jeho vlastní pole. Obchodní manažer tak podepisuje na místě určeném pro dodavatele, klient na svém podpisovém řádku a jednatelé na místech vyhrazených pro oprávněné zástupce společností. Kromě podpisových míst může dokument obsahovat i další prvky, například:

• datum,
• textové pole,
• poznámku,
• zaškrtávací políčko,
• doplňující údaj.

Správné přiřazení polí snižuje riziko, že někdo podepíše nesprávné místo nebo přehlédne údaj, který měl doplnit. Podepisující zároveň nemusí zjišťovat, kde se od něj očekává podpis. Po otevření dokumentu vidí pole, která jsou určena právě jemu.

5. Každý může podepsat z jiného města nebo zařízení

Při elektronickém podepisování se účastníci nemusí setkat v jedné kanceláři. Jeden podepisující může být v Bratislavě, druhý na pracovní cestě v Žilině a klient v Košicích. Každý otevře žádost na svém zařízení a dokument podepíše tam, kde se právě nachází. Podepisování může proběhnout na počítači, tabletu nebo jiném podporovaném zařízení. Klientovi stačí otevřít zabezpečený odkaz, zkontrolovat dokument a dokončit přidělené úkoly.

Odpadá tak:

• domlouvání společného termínu,
• cestování kvůli podpisu,
• posílání smlouvy poštou,
• tisk a skenování dokumentů,
• ruční přeposílání přílohy dalšímu účastníkovi.

Možnost podepisovat na dálku je užitečná také při spolupráci se zahraničními partnery, externisty nebo zaměstnanci pracujícími mimo kancelář. O širších přínosech online podepisování se více dočtete v článku Proč přejít na elektronický podpis.

6. Jak zjistit, na koho se ještě čeká

Při klasickém e-mailovém procesu musí odesílatel často zjišťovat stav podepisování ručně. Prohledává e-mailové vlákno, kontroluje přijaté přílohy nebo kontaktuje jednotlivé účastníky s otázkou, zda už dokument podepsali. Při elektronickém podepisování lze stav dokumentu sledovat přímo v aplikaci. Odesílatel vidí, zda je proces:

• připravený,
• odeslaný,
• čekající na podpis,
• dokončený,
• případně odmítnutý nebo po expiraci.

U dokumentu zároveň může zjistit, kteří účastníci už svůj úkol dokončili a na koho se ještě čeká. Takový přehled je důležitý zejména při větším počtu smluv. Obchodník nebo administrativní pracovník nemusí vést stav každého dokumentu v samostatné tabulce ani si vytvářet vlastní seznam lidí, které je třeba kontaktovat.

7. Co dělat, když se podepisování zastaví

I dobře nastavený podpisový proces se může zastavit. Podepisující si nemusí všimnout e-mailu, může být na dovolené nebo dokument jednoduše odloží na později. V takovém případě není potřeba vytvářet novou smlouvu ani začínat celý proces od začátku.

Účastníkovi lze odeslat připomínku, aby se k dokumentu vrátil. U časově citlivých smluv může odesílatel nastavit také expiraci obálky. Po uplynutí stanoveného termínu se podepisování zablokuje, takže dokument nezůstane otevřený neomezeně dlouho.

Jiná situace nastává, když podepisující dokument odmítne. Odmítnutí nemusí automaticky znamenat konec obchodního vztahu. Důvod může být praktický: nesprávný údaj, chybějící příloha, neaktuální cena nebo ustanovení, které potřebuje další vysvětlení. Informace o odmítnutí pomáhá odesílateli rozhodnout, zda má dokument upravit, připravit novou verzi nebo kontaktovat druhou stranu.

8. Jedna finální verze místo několika e-mailových příloh

Po dokončení podepisování vznikne jedna finální verze dokumentu. Není potřeba spojovat samostatné skeny, porovnávat přílohy nebo zjišťovat, zda poslední přijatý soubor skutečně obsahuje všechny podpisy.

Dokončený dokument zůstává uložen spolu s informacemi o průběhu procesu. Historie obálky může poskytnout auditní stopu o tom, kdo, kdy a jakým způsobem s dokumentem pracoval. Všichni účastníci tak pracují se stejným výsledkem a podepsaný dokument lze následně uložit, sdílet nebo zařadit do dalšího firemního procesu.

Centralizovaný postup zároveň snižuje riziko, že některý účastník bude archivovat jinou verzi smlouvy než ostatní. Práce s jedním digitálním dokumentem je součástí širší automatizace administrativy, které se věnujeme také v článku Digitalizace dokumentů a automatizace procesů.

9. Jaký typ elektronického podpisu zvolit

Ne každý dokument potřebuje stejnou úroveň elektronického podpisu nebo ověření podepisujícího. Vhodný způsob závisí zejména na:

• typu smlouvy,
• účelu dokumentu,
• potřebě ověřit identitu podepisujícího,
• interních pravidlech smluvních stran,
• případných zákonných požadavcích na formu právního úkonu.

U běžných obchodních procesů může být vhodný jednoduchý nebo pokročilý elektronický podpis. U právně významných dokumentů může být potřeba vyšší úroveň ověření nebo kvalifikovaný elektronický podpis. OKdokument podporuje několik způsobů podepisování včetně pokročilého elektronického podpisu AES a kvalifikovaného elektronického podpisu QES. Při vyžádání podpisu lze použít také dodatečné ověření přes SMS nebo e-mail.

Výběr proto není třeba dělat jen podle toho, co je pro podepisujícího nejrychlejší. Je potřeba vzít v úvahu povahu dokumentu a úroveň jistoty, kterou firma potřebuje. Podrobnější kontext najdete v článku Elektronické ověření záměru a identity.

10. Modelový příklad: čtyři lidé, jeden podpisový proces

Představme si smlouvu mezi dodavatelem softwarových služeb a jeho novým klientem. Na straně dodavatele ji mají podepsat:

1. obchodní manažer, který potvrzuje dohodnuté podmínky,
2. jednatel společnosti, který podepisuje smlouvu za dodavatele.

Na straně klienta ji mají podepsat:

1. projektový manažer, který potvrdí rozsah spolupráce,
2. jednatel klienta, který smlouvu podepíše jako poslední.

Obchodní manažer připraví dokument, přidá všechny podepisující a každé osobě přiřadí příslušná podpisová pole. Následně nastaví pořadí:

obchodní manažer → jednatel dodavatele → projektový manažer klienta → jednatel klienta.

Po dokončení prvního podpisu pokračuje proces k další osobě. Každý účastník pracuje se stejným dokumentem a podepisuje jen pole, která jsou mu přidělena. Obchodní manažer se mezitím nachází v Bratislavě, jednatel dodavatele je na pracovní cestě, projektový manažer klienta pracuje v Žilině a jednatel klienta podepisuje smlouvu v Košicích.

Nikdo nemusí dokument ručně stahovat a posílat dalšímu účastníkovi. Odesílatel průběžně sleduje stav a v případě zdržení může poslat připomínku. Když poslední účastník podepíše, proces se uzavře a vznikne jedna finální verze smlouvy s kompletní historií podepisování.

Jak začít s podepisováním dokumentů více osobami

Nejprve si vyberte proces, při kterém dnes dokument pravidelně putuje mezi více lidmi. Může jít o obchodní smlouvu, dodatek, rámcovou dohodu, objednávku nebo interní dokument, který musí postupně potvrdit více odpovědných osob.

Před odesláním si položte čtyři otázky:

1. Kdo musí dokument podepsat?
2. Musí účastníci podepisovat v konkrétním pořadí?
3. Která pole patří jednotlivým osobám?
4. Dokdy má být podepisování dokončeno?

Po správném nastavení už nemusíte dokument po každém podpisu ručně přeposílat. Podepisující dostanou vlastní žádost, odesílatel sleduje stav a po dokončení zůstává všem jedna finální verze. Praktický postup z pohledu příjemce najdete v návodu Jak podepsat obálku.

Jeden dokument, jeden proces a úplný přehled

Více podepisujících nemusí znamenat více příloh, více telefonátů ani nepřehledné e-mailové vlákno. Elektronické podepisování umožňuje připravit jednu smlouvu, přidat všechny účastníky, určit jim podpisová místa, nastavit pořadí a sledovat průběh z jednoho místa.

S OKdokumentem můžete vyžádat podpis od více osob, nastavit pořadí podepisujících, posílat připomínky, určit expiraci obálky a po dokončení pracovat s jednou podepsanou verzí i historií celého procesu.