Jak podepsat dokument online jednoduše bez tisku, skenování a zbytečného papírování

Potřebujete podepsat dokument. Musíte ho opravdu tisknout?

Potřebujete podepsat dokument. Tak ho vytisknete, podepíšete, naskenujete a pošlete zpět.

Otázka zní: musí to tak být?

Ve většině běžných situací už ne. Dokument dnes můžete podepsat online bez tiskárny, skeneru, fyzického pera i zbytečného přeposílání příloh. Stačí použít elektronický podpis.

Elektronický podpis umožňuje podepsat dokument digitálně: rychle, jednoduše a bez papírování.

Proč je tisk a skenování zbytečně komplikované

Na první pohled se může zdát, že vytisknout dokument, podepsat ho a naskenovat zpět je jednoduché. V praxi však tento postup často znamená více kroků, než je potřeba.

Musíte mít tiskárnu.
Musíte mít papír.
Musíte dokument fyzicky podepsat.
Musíte ho vyfotit nebo naskenovat.
Musíte zkontrolovat, zda je čitelný.
A teprve potom ho můžete poslat zpět.

Z jednoho podpisu se tak stane malý administrativní proces.

A pokud dokument podepisuje více lidí, celý proces se ještě prodlouží. Někdo dokument vytiskne, někdo ho zapomene poslat, někdo podepíše nesprávnou verzi a někdo ho pošle zpět jako nekvalitní fotografii z mobilu.

Online podepisování je nejjednodušší cesta

Při elektronickém podepisování zůstává dokument po celou dobu v digitální podobě. Nemusíte ho tisknout, skenovat ani ručně archivovat.

Dokument můžete podepsat online a odeslat zpět během několika minut.

V praxi to znamená, že:

• dokument otevřete v elektronické podobě,
• podepíšete ho online,
• odešlete ho zpět odesílateli,
• nebo si vyžádáte podpis od někoho jiného.

Celý proces je rychlejší, přehlednější a pohodlnější. Zejména u dokumentů, které se podepisují často, jako například objednávky, cenové nabídky, smlouvy, protokoly, souhlasy, potvrzení nebo interní dokumenty.

Kdy se vám elektronický podpis vyplatí

Elektronický podpis se vyplatí vždy, když chcete dokument podepsat rychle a bez zbytečných kroků. Největší smysl má u dokumentů, které:

• potřebujete podepsat na dálku,
• nechcete tisknout a skenovat,
• potřebujete poslat klientovi, partnerovi nebo kolegovi,
• se podepisují opakovaně,
• mají být uloženy digitálně,
• mají mít jasnou finální verzi.

Nemusí jít o velký právní dokument. Často jde právě o běžnou agendu, která zabírá nejvíce času, protože se opakuje každý týden nebo každý den.

Tisk a skenování už nejsou nezbytnou součástí podepisování dokumentů.

Pokud dokument vznikl digitálně, dává smysl, aby se digitálně také podepsal. Ušetříte čas, snížíte počet manuálních kroků a vyhnete se chaosu s přílohami, verzemi a zpětným posíláním souborů. Podpis dokumentu nemusí začínat tlačítkem „Tisknout“. Může začít rovnou online.

Jak dnes probíhá podepisování

V mnoha případech vypadá podepisování dokumentu stále stejně jako před lety.

Dostanete PDF v e-mailu.
Stáhnete ho do počítače.
Vytisknete ho.
Podepíšete ho perem.
Naskenujete ho nebo vyfotíte mobilem.
Pojmenujete soubor.
Přiložíte ho zpět do e-mailu.
A odešlete.

Na jeden podpis je to příliš mnoho kroků.

Kde se proces zbytečně komplikuje

Problém není jen v tom, že potřebujete tiskárnu nebo skener. Problémem je celý proces kolem dokumentu.

Dokument během podepisování zbytečně opouští digitální prostředí.

Nejprve je elektronický. Potom se dostane na papír. Potom ho znovu vracíte zpět do elektronické podoby. A právě při tomto přechodu vznikají nejčastější komplikace:

• ztrácíte čas tiskem a skenováním,
• vznikají nečitelné nebo nekvalitní skeny,
• snadno se splete verze dokumentu,
• finální soubor se dohledává v e-mailech,
• podpis se zbytečně odkládá, pokud člověk nemá u sebe tiskárnu.

U jednoho dokumentu to může být jen drobné zdržení. U více dokumentů za týden je to už opakovaná administrativa, která nemá velkou přidanou hodnotu.

Typická situace: Podpis se zasekne na maličkosti

Dokument je připravený. Druhá strana s ním souhlasí. Všechno je dohodnuté. A potom proces zastaví jednoduchá věc: někdo ho musí vytisknout.

Nemá zrovna přístup k tiskárně.
Nemá skener.
Je mimo kancelář.
Podepíše dokument až večer.
Nebo ho pošle zpět jako fotografii, kterou je třeba ještě zkontrolovat.

Samotný podpis trvá pár sekund. Proces kolem něj však může trvat hodiny nebo dny.

Proč to dnes už nemusí být standard

Pokud dokument vznikl jako digitální soubor, je přirozené, aby se digitálně také podepsal. Tisk a skenování nejsou nezbytný krok. Jsou jen zvyk.

Při online podepisování zůstává dokument v elektronické podobě od začátku až do konce. Nemusíte ho tisknout, podepisovat ručně, skenovat ani znovu posílat jako novou přílohu.

Jednoduše ho otevřete, podepíšete online a odešlete dál. Výsledkem je rychlejší podpis, méně chyb a přehlednější práce s dokumenty.

Jak podepsat dokument bez tisku

Podepisování dokumentu nemusí začínat tiskem. Pokud máte dokument v PDF nebo jiném digitálním formátu, můžete ho podepsat celý online.

Základní postup je jednoduchý: nahrajete dokument, zadáte e-mail podepisující osoby a odešlete ho k podpisu.

Bez tiskárny.
Bez skeneru.
Bez hledání pera.
Bez posílání více verzí tam a zpět.

Jednoduchý postup pro odesílatele

Pokud potřebujete získat podpis od klienta, partnera nebo spolupracovníka, postup může vypadat takto:

1. Nahrajete dokument

Vyberete dokument, který chcete podepsat nebo poslat k podpisu. Typicky jde o PDF, například smlouvu, objednávku, cenovou nabídku, protokol nebo souhlas.

2. Zadáte e-mail podepisující osoby

Doplníte kontakt osoby, která má dokument podepsat. Nemusíte jí posílat přílohu manuálně ani vysvětlovat, co má s dokumentem dělat.

3. Odešlete dokument k podpisu

Podepisující osoba dostane odkaz na dokument. Vy mezitím vidíte, že dokument byl odeslán, a můžete sledovat, v jakém stavu se podpis nachází.

Výsledek: dokument zůstává po celou dobu digitální a proces podpisu je pod kontrolou.

Jak probíhá podpis na straně klienta

Pro podepisujícího je celý proces stejně jednoduchý. Nemusí mít technické znalosti, vlastní firemní systém ani speciální vybavení. Podepisující osoba otevře odkaz, podepíše dokument a má hotovo.

Co udělá podepisující

1. Otevře odkaz v e-mailu

Dostane e-mail s odkazem na dokument. Klikne na odkaz a dokument si otevře online.

2. Zkontroluje dokument

Před podpisem si může prohlédnout obsah dokumentu, který má podepsat.

3. Podepíše dokument

Podpis vytvoří přímo v online prostředí například na počítači, tabletu nebo mobilu.

4. Hotovo

Po podpisu vznikne finální podepsaná verze dokumentu. Odpadá zpětné skenování, focení a ruční posílání příloh. Bez účtu, bez instalace, i z mobilu

Největší výhoda online podepisování spočívá v tom, že podepisující osobě není třeba komplikovat život. K podepsání dokumentu nepotřebuje vlastní účet. Nemusí nic instalovat. Dokument může podepsat i z mobilu.

To je důležité zejména tehdy, když podepisujete s lidmi mimo vaši firmu nebo organizaci. Klient, partner či dodavatel nemá důvod řešit tiskárnu, skener nebo nový software. Stačí mu otevřít odkaz a dokument podepsat online.

Proč je to rychlejší

Při klasickém postupu se dokument přesouvá mezi digitální a papírovou podobou. Při online podpisu zůstává po celou dobu v jednom prostředí. Méně kroků znamená méně zdržení a méně chyb.

Nemusíte čekat, až si druhá strana najde tiskárnu. Nemusíte řešit rozmazaný sken. Nemusíte dohledávat, která příloha je poslední verze. A nemusíte podepisujícího opakovaně urgovat, aniž byste věděli, zda dokument vůbec otevřel.

Podpis se tak změní z administrativní překážky na jednoduchý online krok.

Je podepisování dokumentů online bezpečné a právně v pořádku?

Krátká odpověď: ano, elektronické podepisování je v Evropské unii právně uznávaný způsob podepisování dokumentů. Důležité však je, jaký typ elektronického podpisu použijete a u jakého dokumentu.

Elektronické podpisy v EU upravuje nařízení eIDAS. To zároveň stanovuje, že elektronickému podpisu nelze odmítnout právní účinek nebo použitelnost jako důkazu jen proto, že má elektronickou podobu nebo nesplňuje požadavky kvalifikovaného elektronického podpisu.

Ne každý dokument potřebuje nejvyšší úroveň podpisu

U běžných dokumentů, jako jsou cenové nabídky, objednávky, protokoly, potvrzení nebo souhlasy, často není cílem komplikovaný podpisový proces. Důležité je zejména to, aby bylo jasné:

• kdo dokument podepsal,
• co přesně podepsal,
• kdy dokument podepsal,
• zda se dokument po podpisu nezměnil.

Právě zde je důležitá auditní stopa a neměnnost dokumentu po podpisu. Díky nim máte lepší přehled o průběhu podepisování a v případě potřeby můžete zpětně doložit, co se s dokumentem dělo.

Co znamená auditní stopa

Auditní stopa je záznam o průběhu podepisování. Pomáhá prokázat, kdo dokument otevřel, kdo ho podepsal, kdy se tak stalo a v jakém stavu se dokument nachází.

Při digitálním podepisování je to důležité zejména proto, že podepisování není jen samotný podpis. Je to celý proces od odeslání dokumentu až po finální podepsanou verzi. Auditní stopa zvyšuje důkazní jistotu a pomáhá předcházet nejasnostem u podepsaných dokumentů.

Co znamená neměnnost dokumentu

Při online podpisu je důležité, aby se podepsaný dokument nedal po podpisu potichu upravovat, aniž by to bylo možné zjistit.

Neměnnost dokumentu znamená, že po podepsání máte pod kontrolou finální verzi dokumentu. Pokud by se dokument po podpisu změnil, mělo by být možné tuto změnu odhalit.

To je zásadní rozdíl oproti běžnému posílání souborů e-mailem, kde se může mezi více přílohami snadno ztratit, která verze je finální.

A co kvalifikovaný elektronický podpis?

U některých dokumentů může být potřebný kvalifikovaný elektronický podpis. Jde zejména o případy, kdy to vyžaduje zákon, úřad nebo konkrétní instituce. Kvalifikovaný elektronický podpis má podle eIDAS stejný právní účinek jako vlastnoruční podpis.

Portál Slovensko.sk uvádí, že pomocí kvalifikovaného elektronického podpisu je možné elektronicky realizovat právní úkony, které v papírovém světě vyžadují písemnou formu podle občanského zákoníku.

U běžné obchodní a administrativní agendy však často postačuje praktičtější typ elektronického podpisu, který poskytuje dostatečnou míru identifikace, ochrany dokumentu a auditní stopy.

• Elektronický podpis je právně uznávaný způsob podepisování dokumentů.
• Bezpečnost podepisování nestojí jen na samotném podpisu, ale také na auditní stopě, ochraně dokumentu a kontrole finální verze.
• U běžných dokumentů je důležitá zejména rychlost, přehled a důkaz o tom, kdo dokument podepsal.
• U právně citlivých dokumentů nebo komunikace s úřady si vždy ověřte, zda není potřebný kvalifikovaný elektronický podpis.

Kdy se vyplatí používat online podepisování

Online podepisování se vyplatí všude tam, kde dokument vzniká digitálně, posílá se e-mailem a podpis je jediný důvod, proč ho ještě stále tisknete.

Pokud dokument nemusí fyzicky existovat na papíře, většinou nedává smysl ho jen kvůli podpisu tisknout.

Největší přínos má elektronický podpis u dokumentů, které se podepisují často, na dálku nebo s lidmi mimo vaši kancelář.

Pracovní smlouvy a personální dokumenty

Při nástupu nového člověka bývá dokumentů víc než dost. Smlouva, dodatky, potvrzení, prohlášení, interní pravidla nebo předávací protokoly.

Online podepisování pomáhá vyřídit dokumenty rychleji a přehledněji ještě před osobním setkáním nebo prvním dnem spolupráce.

V praxi to znamená méně tisku, méně skenování a méně čekání na to, kdo dokument právě drží u sebe. U právně citlivých pracovněprávních dokumentů je však vždy vhodné ověřit, jaký typ podpisu a jaké doručení jsou pro konkrétní dokument potřebné.

NDA a dohody o mlčenlivosti

Dohoda o mlčenlivosti často přichází na řadu ještě před začátkem spolupráce. Například před zasláním podkladů, cenotvorby, technické dokumentace, obchodních informací nebo interních dat.

U NDA je rychlost důležitá, protože bez podepsané dohody se spolupráce často zbytečně zastaví.

Elektronický podpis umožní poslat dohodu k podpisu online a získat ji zpět bez tisku, skenování a ručního připomínání. Zároveň máte jasnější záznam o tom, kdo dokument podepsal a kdy.

Objednávky a potvrzení objednávek

Objednávky patří mezi dokumenty, které se v praxi řeší nejčastěji. Pokud se stále podepisují ručně, podepisování může zbytečně zdržovat obchod i dodání služby nebo zboží.

U objednávek je online podpis praktický zejména proto, že urychluje schválení a snižuje riziko nejasností.

Hodí se například při potvrzení cenové nabídky, schválení rozsahu služby, odsouhlasení termínu, objednání servisu nebo potvrzení dodávky.

Smlouvy o spolupráci

U spoluprací je důležité, aby byly podmínky jasně potvrzené ještě před začátkem práce. Čím déle se čeká na podpis, tím více se oddaluje samotná realizace.

Online podepisování pomáhá uzavřít spolupráci rychleji a bez zbytečného administrativního kolečka.

Typicky se hodí u rámcových smluv, jednodušších smluv o poskytování služeb, dohod s dodavateli, partnerských dohod nebo projektových dokumentů.

Kdy online podpis dává největší smysl

Online podepisování se vyplatí zejména tehdy, když:

• dokument posíláte na dálku,
• podepisujete opakovaně podobné typy dokumentů,
• nechcete čekat na tisk, skenování a zpětný e-mail,
• potřebujete mít jasnou finální verzi dokumentu,
• chcete vědět, v jakém stavu se podpis nachází.

Nejvíce času neušetříte na jednom podpisu. Ušetříte ho na tom, že se stejný zbytečný proces nebude opakovat u každého dokumentu.

Podepisování dokumentů už dnes není zdlouhavý administrativní proces

Nemusíte dokument vytisknout.
Nemusíte ho podepsat perem.
Nemusíte ho skenovat.
Nemusíte ho posílat zpět jako další přílohu.

Stačí dokument odeslat a podepsat online.

U běžných dokumentů, jako jsou objednávky, dohody o spolupráci, NDA, pracovní dokumenty, souhlasy nebo protokoly, může elektronický podpis výrazně zjednodušit celý postup. Dokument zůstává v digitální podobě, podepisující ho může podepsat i z mobilu a vy máte přehled o tom, v jakém stavu se podpis nachází.

Méně kroků znamená méně čekání, méně chyb a méně papírování.

OKdokument pomáhá podepisovat dokumenty online jednoduše a rychle bez registrovaného účtu pro podepisujícího, bez instalace a bez tisku či skenování.