Elektronický podpis pro firmy a týmy

Týmové řešení OKdokumentu proto spojuje více uživatelských účtů, centrální správu přístupů i možnosti přizpůsobit podpisový proces firemní značce. Výsledkem není pouze více účtů, ale jednotný způsob elektronického podepisování napříč firmou.

Proč jeden účet přestává firmě stačit

Na začátku může elektronické podepisování ve firmě zajišťovat jeden člověk. Připraví dokument, odešle ho k podpisu a zkontroluje, zda byl proces úspěšně dokončen. S rostoucím počtem dokumentů však takový model rychle narazí na své limity.

Obchodník potřebuje odeslat smlouvu zákazníkovi, HR oddělení připravuje dokumenty pro nového zaměstnance a administrativa čeká na podepsání dohody s dodavatelem. Pokud všechny procesy procházejí přes jediný účet a jednoho kolegu, vzniká zbytečné úzké místo.

Problém se nejčastěji projeví tím, že:

• více kolegů čeká na jednoho člověka, který dokument odešle,
• sdílí se jeden uživatelský účet nebo přihlašovací údaje,
• není dostatečně jasné, kdo konkrétní dokument připravuje a spravuje,
• různá oddělení si vytvářejí vlastní způsob práce,
• s rostoucím počtem dokumentů je stále náročnější udržet si přehled.

Řešením není sdílení jednoho hesla mezi více zaměstnanci. Firma potřebuje oddělit uživatele, jejich přístupy i odpovědnost za dokumenty, ale zároveň jim umožnit využívat stejný způsob elektronického podepisování.

Právě zde začíná dávat smysl elektronický podpis pro týmy. Elektronické podepisování zároveň umožňuje firmám postupně škálovat a zefektivňovat firemní procesy bez toho, aby s rostoucím objemem dokumentů musela stejným tempem růst i manuální administrativa.

Kdo ve firmě elektronický podpis využívá

Elektronické podepisování není určeno pouze obchodnímu nebo administrativnímu oddělení. Stejné řešení může využívat více částí firmy, přičemž každá pracuje s jinými dokumenty a procesy.

Oddělení	Typické dokumenty	Příklad využití
Obchod	smlouvy, objednávky, cenové nabídky, dodatky	podpis zákazníka na dálku nebo přímo na obchodní schůzce
HR oddělení	pracovní dokumenty, dohody, interní dokumenty	podpis dokumentů při nástupu a onboardingu zaměstnance
Administrativa	dodavatelské smlouvy, objednávky, protokoly	příprava a sledování dokumentů napříč firmou
Management	smlouvy, schválení, dohody	podpis dokumentů vyžadujících souhlas oprávněné osoby

Obchodní oddělení může například elektronicky podepisovat objednávky či obchodní smlouvy. Pokud obchodníci pracují přímo u zákazníků, lze elektronický podpis využít i k uzavření obchodu přímo během osobní schůzky.

HR oddělení může stejné řešení používat při pracovní dokumentaci a onboardingu. Elektronický podpis přitom pomáhá zjednodušit procesy od náboru přes podpis pracovních dokumentů až po další kroky spojené s nástupem zaměstnance. Možnosti elektronického podepisování v HR, náboru a onboardingu patří mezi praktické příklady toho, jak lze stejnou technologii využít napříč různými částmi firmy.

Administrativa či management zase mohou pracovat s dodavatelskými smlouvami, schváleními nebo další každodenní firemní agendou. Firma tak nemusí zavádět odlišný způsob práce pro každé oddělení. Jedno řešení elektronického podepisování může pokrýt více firemních procesů.

Každý člen týmu má vlastní prostor

Pokud s dokumenty pravidelně pracuje více lidí, každý potřebuje možnost připravovat a sledovat vlastní podpisové procesy. Týmový balíček OKdokumentu obsahuje minimálně 5 Premium účtů, díky nimž mohou členové týmu samostatně:

• připravovat dokumenty a podpisové procesy,
• odesílat dokumenty k podpisu,
• pracovat s vlastní dokumentovou agendou,
• sledovat průběh a stav podepisování.

Obchodník tak nemusí žádat administrativu, aby za něj odeslala smlouvu. Personalista nemusí čekat na kolegu, který má přístup ke společnému účtu. Každý pracuje ve vlastním uživatelském prostoru a může řešit dokumenty, za které odpovídá.

To je důležité nejen z hlediska pohodlí, ale také pro jasnější rozdělení odpovědnosti. Při rostoucím počtu dokumentů je jednodušší vědět, kdo konkrétní proces připravuje a spravuje, než koordinovat veškerou agendu prostřednictvím jednoho společného přihlášení.

Správa uživatelů a přístupů zůstává pod kontrolou firmy

Samostatnost členů týmu neznamená, že firma ztrácí kontrolu nad tím, kdo může službu používat. Týmové řešení počítá s administrátorem, který spravuje přístupy jednotlivých uživatelů. Když do firmy přijde nový kolega, může získat vlastní přístup. Pokud někdo změní pracovní pozici nebo ze společnosti odejde, administrátor může uživatele spravovat podle aktuální situace.

Firma tak nemusí řešit sdílení přihlašovacích údajů ani měnit společné heslo pokaždé, když se změní složení týmu. Takový model je praktický zejména pro menší a rostoucí firmy. Elektronické podepisování se může přizpůsobovat tomu, jak se mění samotný tým, aniž by bylo nutné měnit základní způsob práce s dokumenty.

Jeden tým může mít více podpisových procesů

Jednotné řešení neznamená, že všechny dokumenty musí procházet stejným procesem. Obchodní oddělení může potřebovat co nejrychleji odeslat zákazníkovi smlouvu nebo objednávku. HR oddělení může pracovat s více dokumenty, které musí nový zaměstnanec podepsat nebo přečíst. Administrativa může potřebovat podpis více oprávněných osob v přesném pořadí.

OKdokument umožňuje pracovat s obálkami, do nichž lze zařadit více souvisejících dokumentů. Podle konkrétního procesu mohou být dokumenty určeny k podpisu, přečtení nebo přiloženy jako doplňující přílohy.

Firma tak může mít společný nástroj, ale rozdílné workflow podle toho, zda jde o:

• uzavření obchodu se zákazníkem,
• nástup nového zaměstnance,
• podpis dodavatelské smlouvy,
• interní schválení dokumentu,
• podpis dokumentu více oprávněnými osobami.

Elektronické podepisování tak nemusí měnit stávající rozdělení práce mezi odděleními. Naopak je může přenést do jednoho konzistentního digitálního prostředí.

Jak nastavit jednotný způsob podepisování ve firmě

Když elektronický podpis používá jeden člověk, dokáže si způsob práce relativně snadno ohlídat. Při desítkách podpisových procesů vytvářených různými kolegy už pomáhají jasná interní pravidla.

Firma si může vytvořit jednoduchý standard, který určí například:

• jak kategorizovat jednotlivé typy dokumentů,
• kdo má být u konkrétního dokumentu podepisující osobou,
• v jakém pořadí mají jednotlivé osoby podepisovat,
• kdy se má vyžadovat dodatečné ověření,
• komu mají po dokončení přijít finální dokumenty,
• jak postupovat u dokumentů, které zůstávají nepodepsané.

U citlivějších dokumentů může být například vhodné zpřísnit přístup jednorázovým heslem zaslaným prostřednictvím e-mailu nebo SMS. Jednotná pravidla mají jednoduchý cíl: klient nebo obchodní partner by měl získat konzistentní podpisový proces bez ohledu na to, který zaměstnanec dokument připravil.

Firma zároveň získává jednodušší interní workflow. Místo toho, aby si každý kolega vytvářel vlastní způsob práce, používá tým společnou logiku, kterou lze opakovat u dalších dokumentů.

Ceník a kompletní seznam funkcí

Firemní branding pokračuje i při podepisování

Podpisový proces je zároveň jedním z kontaktních bodů mezi firmou a jejím zákazníkem, zaměstnancem nebo obchodním partnerem. Pokud klient dostane dokument k podpisu, neměl by mít pocit, že byl přesunut do zcela cizího prostředí. I proto umožňuje týmové řešení OKdokumentu přizpůsobit podpisový proces vlastnímu logu a firemním barvám.

Elektronické podepisování tak vizuálně navazuje na ostatní firemní komunikaci. Klient se setkává se značkou, kterou zná z webu, obchodní komunikace nebo předchozího kontaktu. Branding proto není pouze estetickým detailem. Pomáhá vytvářet konzistentní zákaznickou zkušenost od prvního kontaktu až po podepsání dokumentu.

Co se má stát po podpisu

U elektronického podpisu se často věnuje největší pozornost samotnému okamžiku podepisování. Z pohledu zákaznické cesty je však stejně důležité, co se stane bezprostředně poté.

Podepsaný dokument	Možný další krok
pracovní dokumentace	onboarding nového zaměstnance
objednávka	platba nebo potvrzení objednávky
obchodní smlouva	informace o realizaci služby
servisní dokument	další pokyny nebo zákaznická podpora

Týmový balíček OKdokumentu umožňuje po úspěšném podpisu přesměrovat podepisujícího na vlastní webovou stránku. Firma může připravit stránku s poděkováním, dalším postupem nebo doplňujícími informacemi. Místo slepé uličky se tak elektronický podpis stává přechodem k dalšímu kroku zákaznické nebo zaměstnanecké cesty. Podpis nemusí být koncem digitálního procesu. Může být jeho spouštěčem.

Jak si udržet přehled při větším množství dokumentů

S počtem uživatelů přirozeně roste i množství dokumentů. Firma proto potřebuje nejen možnost dokumenty podepisovat, ale také způsob, jak se v nich orientovat. Při každodenní práci pomáhají zejména:

• kategorie, které usnadňují rozdělení různých typů dokumentů,
• stavy obálek, díky nimž je vidět, které procesy čekají na dokončení,
• historie obálky, která umožňuje zpětně sledovat průběh podepisování,
• hromadné akce, které zjednodušují práci s větším množstvím dokumentů.

Při větším objemu dokumentů právě tyto funkce rozhodují o tom, zda digitalizace administrativu skutečně zjednoduší. Nestačí totiž nahradit papír dokumentem PDF. Firma potřebuje umět dokument najít, zkontrolovat jeho stav a zjistit, co se s ním během podpisového procesu dělo.

Elektronický podpis se tak stává součástí širšího digitálního workflow. Zároveň může pomoci omezit tisk, fyzickou manipulaci s dokumenty a další papírovou administrativu. Více o těchto přínosech přináší článek o přechodu k bezpapírovým a udržitelnějším firemním procesům.

Kdy dává smysl elektronický podpis pro týmy

Týmové řešení nemusí být určeno pouze velkým společnostem. Často začne dávat smysl právě v menší firmě ve chvíli, kdy podepisování přestane být úkolem jednoho člověka. Přechod na týmové řešení stojí za zvážení zejména tehdy, když:

• dokumenty pravidelně připravuje více zaměstnanců,
• elektronický podpis používá více oddělení,
• kolegové se spoléhají na jeden společný účet,
• roste počet smluv a podpisových procesů,
• firma potřebuje centrálně spravovat uživatelské přístupy,
• chce sjednotit způsob, jakým dokumenty odesílá klientům a partnerům,
• chce podpisový proces přizpůsobit vlastní značce.

Elektronický podpis pro firmy by měl škálovat spolu s firmou. Pokud přibývají zaměstnanci, klienti a podpisové procesy, nemělo by to automaticky znamenat více ruční koordinace. Týmový balíček OKdokumentu umožňuje jednotlivým členům týmu pracovat samostatně, zatímco administrátor spravuje jejich přístupy.

Firemní branding pomáhá udržet jednotnou komunikaci směrem ke klientům a přesměrování po podpisu umožňuje přirozeně propojit podpis s dalším krokem procesu. Výsledkem není pouze více účtů. Je to jeden společný způsob, jak firma pracuje s elektronickými dokumenty napříč týmem.

Když roste tým, může s ním růst i způsob podepisování

Elektronické podepisování funguje nejlépe tehdy, když kopíruje způsob, jakým firma reálně pracuje. Pokud dokumenty připravuje více kolegů a oddělení, nemusí se všichni spoléhat na jeden účet ani jednoho člověka.

S týmovým balíčkem OKdokument získají členové týmu vlastní Premium účty, zatímco firma si zachová kontrolu nad uživateli, jednotnou zákaznickou zkušenost a společný způsob práce s dokumenty.

Ceník a kompletní seznam funkcí

Nejčastější dotazy o elektronickém podpisu pro týmy