Proč je e-podpis tak výhodný pro realitní kanceláře? Tyto benefity se vyplatí znát!

Jako realitní kancelář pravděpodobně pracujete s různými druhy smluv. Ať už jde o rezervační smlouvy na nemovitosti, kupní smlouvy, nájemní smlouvy nebo souhlasy se zařazením do nabídky, všechny tyto dokumenty vyžadují podpisy. Na jedné straně od vás, na druhé od vašeho klienta. Pokud se stále spoléháte na papírový formát, zbytečně si komplikujete život. Jak?

Nevýhody papírových dokumentů v realitních kancelářích

Klasické papírové dokumenty přinášejí několik nevýhod, které pravděpodobně i vy pociťujete na vlastní kůži.

Vyšší provozní náklady

Tisk dokumentů něco stojí. Musíte mít vlastní tiskárnu, dokonce, pokud provozujete větší realitní kancelář, pravděpodobně jich potřebujete hned několik. Totéž platí o kopírkách. Denně zřejmě tisknete desítky nebo stovky dokumentů, takže tonery se rychle spotřebovávají a dochází i k opotřebení techniky.

Když si spočítáte všechny náklady spojené s tiskem, rychle si uvědomíte, že vás stojí několik stovek, možná i tisíců eur ročně. Představte si, že byste tyto výdaje vůbec neměli. Ušetřené peníze byste dokázali využít mnohem efektivněji.

Časová náročnost

Nejen samotný tisk či skenování dokumentů zabírá hodně času. Počítat je třeba i s organizací tištěných smluv a jejich pracným vyhledáváním. Ve svých kancelářích musíte mít několik šanonů, do kterých ukládáte jednotlivé dokumenty. Když potřebujete najít smlouvu starou 3 roky, jejím hledáním možná strávíte i několik minut.

To na první pohled nevypadá špatně, ale když si spočítáte všechen čas, který během dne trávíte zakládáním a hledáním dokumentů, ve výsledku to může být více než 1 hodina.

Zdlouhavé uzavírání dohod

Možná to znáte i vy. Potřebujete uzavřít rezervaci nemovitosti s klientem, ale ten je pracovně velmi vytížený. Několikrát s ním voláte, přesouváte termín schůzky a ladíte ho se svým harmonogramem. Takové procesy nejenže zbytečně zabírají spoustu času, ale jsou otravné jak pro vás, tak i pro klienty.

Lidé jsou dnes zvyklí, že většinu věcí dokážou vyřídit přes internet, z pohodlí domova. Pokud musí kvůli jednomu podpisu cestovat hodinu přes půl města, aby se dostavili do vaší kanceláře, je to pro ně nepříjemné. Fyzická setkání kvůli podpisům zbytečně prodlužují všechny procesy a vytvářejí riziko, že k dohodě nakonec vůbec nedojde.

Realitní kancelář a elektronický podpis

Elektronické podepisování vám jako realitní kanceláři ušetří množství času, financí a problémů. Díky němu dokážete fungovat mnohem efektivněji, uzavřete více obchodů a vaši klienti budou spokojenější. Otázka však zní – jak elektronicky podepsat dokument, abyste získali všechny výhody?

Kvalifikovaný elektronický podpis

Když se řekne elektronický podpis dokumentu, mnoho lidí si představí právě kvalifikovaný elektronický podpis, který vyžaduje občanský průkaz s čipem a čtečku. Ten je dobrým řešením, avšak pro realitní kanceláře je v mnoha oblastech nepoužitelný.

Prostřednictvím kvalifikovaného elektronického podpisu totiž můžete podepisovat dokumenty určené pro státní orgány – soudy, finanční správu či některé úřady. Avšak nedokážete ho využít pro online podepisování dokumentů pro banky či samotné klienty. I použití při komunikaci s katastrálním úřadem je omezené.

Digitální podpis OKdokument

Pokud hledáte způsob, jak jednoduše podepsat jakýkoliv elektronický dokument online, bez potřeby občanského průkazu či čtečky, odpovědí je služba OKdokument. Díky našemu jedinečnému řešení je online podepisování rychlé, snadné a bezpečné.

Jak elektronicky podepsat dokument přes OKdokument?

Jak aktivovat elektronický podpis a jak vložit podpis do PDF? Při využívání služby OKdokument je to skutečně jednoduché. Stačí se bezplatně zaregistrovat, nahrát dokumenty ve formátu PDF, podepsat je a odeslat vašim zákazníkům, obchodním partnerům či institucím. Získáte přitom následující výhody.

1. Vysoká bezpečnost

Elektronický podpis OKdokument je v souladu s pravidly Evropské unie pro autentizaci a GDPR. Data z podpisu jsou chráněna šifrou a e-podpis brání změnám v textu. Nehrozí tak, že někdo zfalšuje údaje.

2. Jednoduché vyžádání podpisu

Když máte dokumenty podepsané z vaší strany, můžete jednoduše vyžádat podpis od druhé strany. Například od vašeho klienta. K tomu, aby mohl dokument také podepsat rychle a jednoduše online, si nemusí zakládat účet ani nic stahovat. Stačí, aby zadal svůj e-mail. Do žádosti o podpis dokážete přidat i dvoufázové ověření formou SMS. Budete tak mít jistotu, že dokument otevře pouze ta správná osoba.

3. Rychlost a efektivita

Díky službě OKdokument budete mít všechny své dokumenty v online podobě, roztříděné do přehledných složek. Najdete je tak během několika sekund. Získávání podpisů vám už nebude trvat hodiny, ale jen několik minut. Nemusíte nic tisknout ani organizovat schůzky s klienty. Vaše realitní kancelář tak začne okamžitě fungovat mnohem efektivněji, svým zákazníkům poskytnete vynikající komfort a místo pracných aktivit se můžete raději věnovat rozvoji svého podnikání.