Proč je e-podpis tak výhodný pro realitní kanceláře? Tyto benefity se vyplatí znát!

NEVÝHODY PAPÍROVÝCH DOKUMENTŮ V REALITNÍCH KANCELÁŘÍCH

Klasické papírové dokumenty přinášejí několik nevýhod, které pravděpodobně i vy pociťujete na vlastní kůži.

Vyšší provozní náklady

Tištění dokumentů něco stojí. Musíte mít vlastní tiskárnu, dokonce, pokud provozujete větší realitní kancelář, pravděpodobně jich potřebujete hned několik. Totéž platí o kopírkách. Denně zřejmě tisknete desítky nebo stovky dokumentů, takže tonery se rychle utrácejí a dochází ik opotřebování techniky.

Když si spočítáte všechny náklady spojené s tištěním, rychle si uvědomíte, že vás stojí několik stovek, možná i tisíců eur ročně. Představte si, že byste tyto výdaje vůbec neměli. Ušetřené peníze byste uměli zužitkovat mnohem efektivněji.

Časová náročnost

Nejen samotné tisknutí či skenování dokumentů zabírá spoustu času. Počítat je třeba is organizací tištěných smluv a jejich pracným vyhledáváním. Ve svých kancelářích musíte mít několik pořadačů, do kterých ukládáte jednotlivé dokumenty. Když potřebujete najít smlouvu před 3 lety, jejím hledáním možná strávíte i několik minut.

To na první pohled nevypadá špatně, ale když si spočítáte veškerý čas, který během dne trávíte zakládáním a hledáním dokumentů, v konečném důsledku to může být více než 1 hodina.

Zdlouhavé uzavírání dohod

Možná to znáte i vy. Potřebujete uzavřít rezervaci nemovitosti s klientem, ale ten je pracovně vytížen. Několikrát s ním voláte, přesouváte čas setkání a ladíte ho se svým harmonogramem. Takové procesy nejenže zabírají zbytečně mnoho času, ale jsou otravné jak pro vás, tak pro klienty.

Lidé jsou dnes zvyklí, že většinu věcí dokáží vybavit přes internet, z pohodlí domova. Pokud musí kvůli jednomu podpisu cestovat hodinu přes polovinu města, aby se dostavili do vaší kanceláře, je to pro ně nepříjemné. Fyzická setkání kvůli podpisům zbytečně prodlužují všechny procesy a vytváří riziko, že dohoda se nakonec neuskuteční.

REALITNÍ KANCELÁŘ A ELEKTRONICKÝ PODPIS

Elektronické podepisování vám jako realitní kanceláři ušetří spoustu času, financí a problémů. Umíte díky němu fungovat mnohem efektivněji, uzavřete více obchodů a vaši klienti budou spokojenější. Otázka však zní – jak elektronicky podepsat dokument, abyste získali všechny výhody?

Kvalifikovaný elektronický podpis

Když se řekne elektronický podpis dokumentu, mnoho lidí si představí právě kvalifikovaný elektronický podpis, který vyžaduje občanský průkaz s čipem a čtečku. Ten je dobrým řešením, avšak pro realitní kanceláře je v mnoha oblastech nepoužitelný.

Prostřednictvím kvalifikovaného elektronického podpisu totiž můžete podepisovat dokumenty určené pro státní orgány – soudy, finanční správu či některé úřady. Nicméně, neumíte jej využít k online podepisování dokumentů pro banky či samotné klienty. I použití při komunikaci s katastrálním úřadem je omezené.

Digitální podpis OKdokument

Pokud hledáte způsob, jak jednoduše podepsat jakýkoli elektronický dokument online, bez potřeby občanského průkazu či čtečky, odpovědí je služba OKdokument. Díky našemu jedinečnému řešení je online podepisování rychlé, snadné a bezpečné.

JAK ELEKTRONICKY PODePSAT DOKUMENT?

Jak aktivovat elektronický podpis a jak vložit podpis do PDF? Při využívání služby OKdokument je to opravdu jednoduché. Stačí se bezplatně zaregistrovat, nahrát dokumenty ve formátu PDF, podepsat je a odeslat vašim zákazníkům, obchodním partnerům či institucím. Získáte při tom následující výhody.

1. Vysoká bezpečnost

Elektronický podpis OKdokument je v souladu s pravidly Evropské unie pro autentifikaci a GDPR. Data z podpisu jsou chráněna šifrou a e-podpis brání změnám v textu. Nehrozí tak, že někdo zfalšuje data.

2. Jednoduché vyžádání podpisu

Když máte dokumenty podepsané z vaší strany, můžete jednoduše vyžádat podpis od druhé strany. Například vašeho klienta. K tomu, aby mohl dokument také podepsat rychle a jednoduše online, nemusí si zakládat účet ani nic stahovat. Stačí, aby zadal svůj e-mail. Do žádosti o podpis umíte přidat i dvoustupňové ověření formou SMS. Budete tak mít jistotu, že dokument otevře pouze ta správná osoba.

3. Rychlost a efektivita

Díky službě OKdokument budete mít všechny své dokumenty v online podobě, roztříděné do přehledných složek. Najdete je tak v průběhu několika vteřin. Získávání podpisů vám už nebude trvat hodiny, ale několik minut. Nemusíte nic tlačit ani organizovat setkání s klienty. Vaše realitní kancelář tak bude rázem fungovat mnohem efektivněji, svým zákazníkům poskytnete vynikající komfort a místo pracných aktivit se můžete raději věnovat rozvoji svého podnikání.