Digitální podpis: Jak transformovat firemní procesy

Jak vám digitální podpis pomůže radikálně zlepšit efektivitu, bezpečnost a dodržování právních norem ve vaší firmě a zároveň dá sbohem papírovému chaosu.

V dnešní době se naše společnost neustále mění a vyvíjí, a technologie se stala nedílnou součástí tohoto vývoje. Zvládnout digitální transformaci procesů s digitálním podpisem může být pro podniky náročné, ale zároveň přináší obrovské příležitosti.

V současnosti musí podniky zvládat množství úkolů

• od zlepšování efektivnosti a zabezpečení bezpečnosti,
• přes zjednodušení administrativy,
• až po dodržování legislativních norem.

Tyto úkoly jsou často náročné a časově náročné. Digitální podpis je nástroj, který vám může pomoci tyto výzvy úspěšně zvládnout. Nabízí řešení, které je rychlé, bezpečné a efektivní, a které může výrazně zlepšit vaše podnikové procesy.

Digitální podpis vám umožňuje rychle a efektivně uzavírat smlouvy a dohody, bez ohledu na geografickou vzdálenost vašich partnerů nebo zaměstnanců. Využívá šifrování a autentifikaci, aby zajistil, že každý dokument je jedinečný, ověřitelný a neměnitelný.

Zároveň umožňuje zjednodušit a digitalizovat proces zpracování dokumentů, čímž šetří čas a peníze, a také snižuje možnost chyb. Konečně, digitální podpisy jsou v souladu s eIDAS a jinými relevantními předpisy, čímž zajišťují, že vaše dokumenty jsou vždy v souladu s nejnovějšími právními požadavky.

Jak zvládnout digitální transformaci procesů s digitálním podpisem

V současném globálním a digitálním prostředí čelí podniky mnoha výzvám. Mezi ně patří především potřeba zvýšené efektivnosti, bezpečnosti, zjednodušení administrativy a zrychlení procesů. Digitální podpis představuje nástroj, který pomáhá všechny tyto výzvy řešit.

Podívejme se blíže na to jako:

• Zvýšení efektivnosti: Moderní firmy často tvoří pracovní týmy a partnery nacházející se v různých koutech světa. Komunikace a dohody s těmito entitami mohou být časově náročné a komplikované. Digitální podpis umožňuje rychlé a efektivní odsouhlasení a uzavření smluv bez ohledu na geografickou vzdálenost. To může značně urychlit podnikové procesy a eliminovat zpoždění způsobená čekacími dobami na fyzické doručení a podepsání dokumentů.
• Zvýšení bezpečnosti: Digitální podpis využívá šifrování a autentizaci, aby zajistil, že každý dokument je jedinečný, ověřitelný a neměnitelný. Díky tomu se snižuje riziko podvodů a zaručuje se integritu a důvěrnost dokumentů, což je klíčové pro podniky, které často pracují s citlivými informacemi.
• Zjednodušení administrativy: Zpracování papírových dokumentů může být zdlouhavé a nákladné. Digitální podpis umožňuje zjednodušit a digitalizovat tento proces, čímž šetří čas a peníze, a také snižuje vznik chyb, které jsou časté při ručním zpracování dokumentů.
• Dodržování legislativních norem: Ve světě, kde se legislativa neustále mění a zaostřuje, může být udržování souladu s normami náročné. Digitální podpisy jsou v souladu s eIDAS a jinými relevantními předpisy, čímž zajišťují, že vaše dokumenty jsou vždy v souladu s nejnovějšími právními požadavky.

Digitální podpis jako nástroj pro inovace v podnikání

V rámci procesu digitální transformace se digitální podpisy staly nedílnou součástí fungování a efektivity mnoha firem a společností.

Jak mohou digitální podpisy v podnikání přinést pozitivní změny a významně ovlivnit digitální transformaci.

• Otevření dveří k mobilitě a flexibilitě: Díky digitálním podpisům mohou podniky fungovat na dálku bez omezení geografických hranic. Bez ohledu na to, kde se nacházejí zaměstnanci nebo partneři, digitální podpisy umožňují okamžité schvalování a podepisování dokumentů. Toto otevírá možnosti pro flexibilní pracovní dobu a práci na dálku, což může zlepšit produktivitu a spokojenost zaměstnanců.
• Zlepšení spolupráce mezi odděleními a partnery: Digitální podpisy umožňují snadné a rychlé sdílení dokumentů mezi různými odděleními a externími partnery. Tím se zlepšuje koordinace a efektivita práce, což vede k rychlejšímu dokončení projektů a dosažení cílů.
• Snížení rizika chyb: Manuální zpracování dokumentů je náchylné k chybám, které mohou vést k problémům v budoucnosti. Digitální podpisy automatizují tento proces a snižují pravděpodobnost výskytu chyb.
• Zvýšení konkurenceschopnosti: V dnešní době je konkurence mezi podniky obrovská a tím pádem je důležité zvýšit efektivitu a produktivitu. Implementace digitálních podpisů může být právě tím rozhodujícím krokem k vaší konkurenční výhodě.

Inovace jsou hnací silou vývoje podnikání. Pokud chceme, aby naše podniky neustále pokračovaly a zlepšovaly se, musíme hledat nové a lepší způsoby, jak dělat věci. Digitální podpis je jedním z nástrojů, který může přispět k podpoře inovací ve vašem podniku.

Digitální podpis pomáhá inovovat vaše podnikání i následujícími způsoby:

• Zlepšení zákaznických služeb: Digitální podpis umožňuje zákazníkům podepisovat smlouvy a jiné dokumenty online, kdykoli a kdekoli. To může zvýšit jejich spokojenost a loajalitu, protože usnadňuje a urychluje interakci s vaší firmou. Kromě toho, díky digitálnímu podpisu můžete okamžitě získat podepsané dokumenty, což výrazně zkracuje čas potřebný k uzavření obchodů nebo poskytnutí služeb.
• Vytvoření efektivnějších interních procesů: Digitální podpis může značně zjednodušit a zrychlit interní procesy vaší firmy. Například jej můžete použít ke schvalování nákupů, autorizaci změn v projektech, ověřování záznamů o čase a úloze a mnoho jiných. Tímto způsobem může digitální podpis zvýšit efektivnost a produktivitu vaší firmy.
• Podpora vzdálené a hybridní práce: Digitální podpis může usnadnit práci na dálku, což je dnes stále důležitější. Umožňuje vašim zaměstnancům podepisovat dokumenty a uzavírat obchody, bez ohledu na to, kde se nacházejí. Tím zvyšujete flexibilitu a adaptabilitu vaší firmy na různé, mnohdy i nepředvídatelné situace.

Sbohem papírovému chaosu

Žijeme v digitálním věku, kde se technologie rychle vyvíjí a posouvá naše možnosti stále dál. S nástupem digitálních podpisů se otevírá celý nový svět možností, který nejen zefektivňuje naši práci, ale také přispívá k udržitelnosti procesů.

Jak?

Pojďme se na to podívat blíže:

• Redukce spotřeby papíru: Prvním a nejzřejmějším přínosem je samozřejmě výrazné snížení spotřeby papíru ve vaší firmě. Podle průzkumů každý zaměstnanec v průměru spotřebuje 10 000 listů papíru ročně. To je obrovské množství stromů, které se musí zpracovat k udržení tohoto tempa. Při použití digitálních podpisů se však téměř celý tento objem papíru dá eliminovat. Středně velká právnická firma denně pracuje se 150 dokumenty. Pokud každý dokument má v průměru 10 stran, tak je to 1 500 stran papíru denně, což je 30 000 stran za měsíc. Zavedením digitálních podpisů může firma snížit svou spotřebu papíru o více než 90 %, což znamená, že měsíčně ušetří až 27 000 stran papíru.
• Efektivnost a produktivita: Digitální podpisy vám umožní okamžitě podepsat a odeslat dokumenty bez nutnosti tisknout, skenovat nebo fyzicky posílat podklady. Takový postuo vám ušetří hodiny, ba dokonce dny práce, což výrazně zvyšuje efektivnost a produktivitu. Realitní agentura uzavírá v průměru 20 smluvních transakcí denně. Každá transakce vyžaduje podpis od obou stran, což znamená, že potřebují získat 40 podpisů denně. S fyzickými podpisy může tento proces trvat až 3 dny na jednu transakci. Digitální podpis může tento proces zkrátit na pár hodin, což výrazně zlepší nejen efektivnost, ale také produktivitu agentury.
• Bezpečnost a ověřitelnost: Digitální podpisy poskytují vysokou úroveň bezpečnosti a ověřitelnosti, což výrazně snižuje riziko podvodů a zneužití informací. Každý digitální podpis je jedinečný, ověřitelný a neoddělitelný od dokumentu. Finanční instituce zpracuje v primeru denně až 500 transakcí. Každá transakce vyžaduje podpis pro ověření. Při použití fyzických podpisů je riziko podvodu nebo vzniku chyby výrazně vyšší. Zavedením digitálních podpisů může finanční instituce zvýšit svou bezpečnost tím, že minimalizuje tato rizika a zajistí, že každý podpis je jednoznačně spojen s konkrétní transakcí. Tímto způsobem může instituce snížit případy podvodů a chyb ovcí než 50 %, čímž se sníží náklady spojené s opravami a vymáháním.
• Příspěvek k udržitelnosti: Snížením spotřeby papíru a zvýšením efektivity může vaše firma významně přispět k udržitelnosti. Nejenže to pomáhá planetě, ale také zlepšuje reputaci firmy vůči zákazníkům, kteří dnes stále více oceňují firmy odpovídající životnímu prostředí. Pokud vaše firma každý rok spotřebuje 1 milion stran papíru, což je ekvivalent přibližně 100 stromů, implementací digitálního podpisu můžete potenciálně snížit spotřebu papíru o 90%, což je stejné jako zachránit 90 stromů každý rok.
• Zlepšení zákaznických služeb: Maloobchodní prodejce denně přijme 100 objednávek. Každá objednávka vyžaduje potvrzení objednávky a fakturu, které jsou tištěny a odeslány poštou. S digitálním podpisem může maloobchod tyto dokumenty poslat elektronicky okamžitě a zlepšit spokojenost svých zákazníků.
• Zachování důvěryhodnosti a profesionality: Konzultační firma pracující na globální úrovni komunikuje denně se spoustou klientů a partnerů. V takovém prostředí může fyzický podpis vypadat zastaralé a neprakticky. Digitální podpis však zachovává profesionální vzhled a dojem a zároveň zajišťuje, že všechny dokumenty jsou jednoznačně ověřeny a spolehlivé. Tímto způsobem může firma udržovat svoji důvěryhodnost a profesionální image, zatímco zároveň zlepšuje své procesy a postupy.
• Snížení nákladů: Firmě, která každý rok vynakládá 5 000 eur na tisk, skenování a poštovné může zavedením digitálních podpisů snížit tyto náklady až o více než 70 %, což představuje roční úsporu více než 3 500 eur.

Integrace digitálního podpisu do existujících it systémů

Digitální podpis se již začal vyskytovat iv moderní podnikové IT infrastruktuře. Jeho integrace do stávajících systémů nejen zvyšuje efektivitu procesů, ale také přidává vrstvu bezpečnosti a zabezpečení.

Digitální podpis může být integrován do nejběžnějších podnikových systémů a aplikací jako jsou:

• CRM systémy (Customer Relationship Management): CRM systémy jsou zaměřeny na správu vztahů se zákazníky. V rámci CRM systému můžete poslat zákazníkovi nabídku, kterou může digitálně podepsat přímo při obdržení. Tím se eliminuje potřeba fyzických podpisů, tisku, skenování a zasílání e-mailem. Rychlost a pohodlí tohoto procesu zvyšuje spokojenost zákazníků a zrychluje obchodní transakce.
• ERP systémy (Enterprise Resource Planning): ERP systémy jsou komplexní softwarová řešení, která spravují různé oblasti ve firmě od nákupu a prodeje až po účetnictví a lidské zdroje. Digitální podpis může být integrován například i pro schvalování nákupů, podepisování smluv se zaměstnanci nebo ověřování finančních zpráv.
• ECM systémy (Enterprise Content Management): ECM systémy jsou určeny pro správu a ukládání dokumentů a obsahu ve firmě. Integrovaný digitální podpis umožňuje snadné ověření a podepisování dokumentů přímo v systému, což značně zjednodušuje správu a distribuci dokumentů.
• Systémy pro řízení projektů (Project Management Systems): Ať už je vaše společnost velká nebo malá, řízení projektů je často významným aspektem vašeho podnikání. Integrace digitálního podpisu do tohoto systému umožní manažerům projektů podepisovat a schvalovat dokumenty v reálném čase, čímž se zkrátí čas na realizaci projektu. Například zadávání zakázky dodavateli může být schváleno a podepsáno digitálně bez nutnosti čekání na fyzický podpis.
• Systémy pro řízení dodavatelských řetězců (Supply Chain Management Systems): V oblasti logistiky a dodavatelských řetězců může být digitální podpis neocenitelný. Může být použit k ověření a sledování zboží během celého procesu dodávky, od výroby až po konečného zákazníka. Například potvrzení o přepravě může být podepsáno digitálně řidičem nákladního vozidla a toto podepsané potvrzení může být okamžitě odesláno do centrální databáze firmy.
• HR systémy (Human Resources Systems): V oblasti lidských zdrojů se každodenně používá množství dokumentů od smluv o pracovní činnosti až po hodnotící výkazy. Tyto dokumenty mohou být podepsány a spravovány pomocí digitálního podpisu, což snižuje potřebu fyzických dokumentů, zkracuje čas na jejich zpracování a usnadňuje jejich archivaci.
• Účetní a finanční systémy: V oblasti účetnictví a financí je množství dokumentů, které vyžadují podpis - od faktur po finanční zprávy. Digitální podpis umožňuje rychlejší a efektivnější zpracování těchto dokumentů, snižuje chyby a zlepšuje auditovatelnost. Například faktury mohou být generovány, poslány a podepsány elektronicky, což urychluje celý proces fakturace.
• Systémy pro řízení dokumentů: Tyto systémy jsou často integrální součástí IT infrastruktury firmy. Digitální podpis může být integrován do těchto systémů pro ověření a sledování změny dokumentů. Například technické specifikace produktu mohou být aktualizovány a podepsány digitálně, čímž se zajistí, že všichni zaměstnanci mají přístup k nejnovějším a ověřeným informacím.
• Komunikační nástroje (například email, Slack, Teams): Digitální podpis může být integrován i do komunikačních nástrojů používaných firmou. To může být užitečné při komunikaci, která vyžaduje potvrzení nebo souhlas. Například důležité interní memorandum se může distribuovat přes email nebo jiný komunikační nástroj a příjemce jej může potvrdit svým digitálním podpisem.

Všechny tyto příklady ukazují, jak může být digitální podpis efektivně integrován do různých systémů a procesů ve firmě. Je důležité si uvědomit, že každá firma je jiná a proto je třeba přizpůsobit řešení konkrétním potřebám firmy.

Digitální podpis je však flexibilní nástroj a jeho nasazení škálovatelné, a proto se dá přizpůsobit téměř jakémukoli podnikovému prostředí a procesům.

Návratnost investic do digitálního podpisu

Digitální podpis je více než jen nástroj pro zjednodušení procesu podepisování dokumentů – je to investice do budoucnosti vaší firmy. Jako všechny investice, i digitální podpis má své náklady, ale z dlouhodobého hlediska přináší i významné úspory.

Jak se vám může integrace digitálního podpisu vrátit?

• Úspora nákladů na tisk a expedici: Každý dokument, který tisknete a musíte posílat poštou, stojí peníze. Tiskárna, papír, toner, obálky, poštovné – to vše se rychle sečte, obzvláště pokud ve vaší firmě denně manipulujete s velkým množstvím dokumentů. Díky digitálnímu podpisu můžete tyto náklady výrazně snížit. Pokud například ročně vytisknete a pošlete 10 000 dokumentů při průměrné ceně 1 euro na dokument, což představuje roční náklady 10 000 eur, implementací digitálního podpisu budou náklady výrazně redukovány.
• Rychlejší cykly schvalování: Čas jsou peníze - to platí dvojnásob v podnikání. Každý den strávený čekáním na podpis může znamenat ztracené příležitosti. S digitálním podpisem mohou být dokumenty podepsány a odeslány během několika minut, čímž se významně zkrátí doba potřebná ke schválení. Pokud vaše firma stráví průměrně 5 dní na schválení jednoho dokumentu a ročně zpracuje 2 000 takových dokumentů, pak zkrácení této doby o polovinu by mohlo přinést roční úsporu až 5 000 hodin.
• Snížení chyb: Lidská chyba je nedílnou součástí manuálního procesu podepisování. Chybné nebo neúplné podpisy mohou vést ke zdržení a nákladům spojeným s opravou. Digitální podpis minimalizuje tyto chyby tím, že automaticky kontroluje kompletnost a správnost podpisu.
• Snížení nákladů na skladování: Papírové dokumenty vyžadují fyzické skladovací prostory, které mohou být drahé. Kromě toho jsou fyzické dokumenty náchylné k poškození nebo ztrátě, což může způsobit dodatečné náklady na obnovu nebo nahrazení. Pokud byste ročně platili 5 000 eur za pronájem skladovacích prostor pro dokumenty, přechodem na digitální podpis a elektronické uchovávání dokumentů by tyto náklady mohly být zcela eliminovány.
• Snížení nákladů na administrativu: Proces zpracování papírových dokumentů je časově náročný a vyžaduje mnoho manuální práce. To zahrnuje čas strávený tisknutím, podepisováním, skenováním, odesíláním a archivováním dokumentů. Tyto úkoly často vykonávají vyškolení pracovníci, jejichž čas by mohl být efektivněji využit na jiné úkoly. Pokud vynakládáte průměrně 10 minut na zpracování jednoho dokumentu a ročně zpracuje 20 000 dokumentů, pak přechodem na digitální podpis můžete ušetřit více než 3 300 hodin, což při průměrné hodinové sazbě 15 eur představuje úsporu více než 50 000 eur ročně.
• Zlepšení bezpečnosti a soukromí: Digitální podpisy poskytují lepší ochranu údajů a soukromí než tradiční papírové dokumenty. Digitální dokumenty jsou šifrovány a mohou být chráněny heslem, čímž se snižuje riziko neoprávněného přístupu. Kromě toho digitální podpisy poskytují lepší evidenci o tom, kdo a kdy dokument podepsal. Toto může být velmi užitečné v případě sporů nebo auditů.
• Zlepšení zákaznické zkušenosti: Rychlé a pohodlné procesy jsou prioritou pro zákaznickou spokojenost. Digitální podpis umožňuje zákazníkům podepisovat dokumenty kdykoli a kdekoli, což může výrazně zlepšit jejich zkušenost s vaší firmou.
• Zvýšení konkurenceschopnosti: Firmy, které využívají digitální podpisy jsou o krok vpřed před svými konkurenty. Jsou schopny rychleji reagovat na změny, efektivněji spravovat své procesy a poskytnout lepší služby svým zákazníkům. To je důležité v dnešní rychle se měnící podnikatelské scéně, kde je schopnost přizpůsobit se novým technologiím často rozhodujícím faktorem pro úspěch.
• Právní platnost a důvěryhodnost: Digitální podpisy jsou v mnoha jurisdikcích právně uznávané a poskytují silnější důkazy o autenticitě a integritě dokumentů než tradiční podpisy. To může být obzvláště důležité v oblastech, kde je potřebná vysoká úroveň důvěryhodnosti jako například při finančních transakcích, právních dokumentech nebo smlouvách.

Jak digitální podpis transformuje firemní procesy

V dnešním světě se význam digitální transformace v podnikatelské sféře stává nedílnou součástí našich každodenních činností. Zkušenosti z různých odvětví ukazují, že integrace digitálního podpisu do firemních procesů není jen trendem, ale nezbytností.

Bez ohledu na to, zda se jedná o správu dokumentů, schvalování projektů, právní a regulační požadavky, marketingové aktivity nebo správu nemovitostí – digitální podpis může značně urychlit a zefektivnit tyto procesy.

• Nákup a dodavatelské řetězce: Pokud vaše firma každý měsíc zpracovává stovky objednávek od dodavatelů s digitálními podpisy, můžete tyto objednávky okamžitě podepsat a odeslat, čímž se eliminují dny nebo dokonce týdny čekání na doručení papírových dokumentů. To může významně zlepšit časovou efektivnost a redukovat časové skluzy ve vašem dodavatelském řetězci.
• Zpracování faktur: Faktury často vyžadují podpisy více osob v rámci organizace. Proces schvalování může být zdlouhavý a náročný, pokud se musí fyzicky přenášet papírový dokument. S digitálním podpisem je faktura okamžitě podepsána a odeslána k dalšímu schválení, čímž se odstraňují zbytečné prostoje a zlepšuje se firemní cashflow.
• Smlouvy se zákazníky: Konvenční postup uzavírání smluv s novými zákazníky zahrnuje fyzické schůzky, posílání smluv poštou a čekání na jejich vrácení. S digitálním podpisem se smlouva posílá zákazníkovi elektronicky, kde ji může okamžitě podepsat a vrátit zpět, což výrazně zrychluje dobu uzavření obchodu.
• Zaměstnanecké dokumenty: Ať už se jedná o pracovní smlouvy, hodnocení výkonu nebo dokumenty týkající se lidských zdrojů, digitální podpisy výrazně zlepšují efektivnost těchto procesů. Místo tisku, distribuce a skladování těchto dokumentů v papírové formě můžete vše rychle a snadno spravovat elektronicky.
• Schvalování projektů a rozpočtů: Ve větších organizacích je často třeba schvalovat projektové plány nebo rozpočty na různých úrovních vedení. Tyto dokumenty musí často projít mnoha rukama, což bývá většinou zdlouhavý proces. S využitím digitálního podpisu jsou tyto dokumenty efektivně a rychle distribuovány a schváleny, což vede k rychlejšímu spuštění projektů a efektivnějšímu využití zdrojů.
• Právní dokumenty: Mnoho dokumentů, jako například souhlas se zpracováním osobních údajů nebo dohody o mlčenlivosti, musí být často podepsány v rámci právních a regulačních požadavků. Digitální podpis urychluje a zjednodušuje tento proces, zatímco stále plně dodržuje všechny právní a regulační požadavky.
• Prodej a marketing: Při uzavírání dohod o partnerství nebo při nasazování marketingových kampaní je často nutné podepisovat velké množství dokumentů. Digitální podpis umožňuje rychlejší realizaci marketingových kampaní a partnerství.
• Správa nemovitostí: V oblasti správy nemovitostí existuje mnoho dokumentů, které vyžadují podpis, jako jsou nájemní smlouvy, dohody o údržbě a jiné. Digitální podpis umožňuje efektivní zpracování těchto dokumentů, což vede k rychlejšímu obsazení prostor a efektivnější správě komerčních i nekomerčních prostor.