OKdokument přichází v nové verzi s rychlejším podepisováním a praktickými vylepšeními

Digitální podepisování se stalo nedílnou součástí běžné firemní praxe a s rostoucími požadavky uživatelů přichází nová verze OKdokumentu, která přináší přepracované prostředí, rozšířené funkce a ještě jednodušší správu dokumentů pro firmy i podnikatele.

Elektronický podpis se stává běžnou součástí firemních procesů a OKdokument již několik let patří mezi spolehlivá řešení, jak snadno a rychle podepisovat a spravovat dokumenty mezi zaměstnanci i obchodními partnery a zákazníky.

OKdokument se posouvá do další generace a rozšiřuje své současné nástroje o další užitečné funkce. V reakci na požadavky aktivních uživatelů, kteří OKdokument používají při své práci, je vydána vylepšená verze, která přináší moderní design, přepracovaný systém obálek, rychlejší podepisování a řadu praktických funkcí pro efektivnější práci s dokumenty.

Proč nová verze?

Hlavním cílem rozšíření OKdokumentu je zjednodušit práci uživatelů, zrychlit podpisové procesy a zajistit, aby aplikace přinášela skutečnou hodnotu v každodenních firemních procesech. Tým OKdokumentu dlouhodobě komunikuje s uživateli a nové funkcionality vznikly právě jako reakce na jejich aktuální i očekávané potřeby – od přehlednějšího prostředí až po pokročilá nastavení podpisových procesů.

Co nového přináší OKdokument

Redesign a nové přehledné uživatelské rozhraní

Uživatelské rozhraní prošlo kompletním redesignem, ale zachovalo si typickou zelenou barvu a jednoduchou orientaci. Úvodní obrazovka nyní nabízí přehledný panel se základními informacemi a rychlým přístupem k nejdůležitějším funkcím:

• Rychlé vytvoření obálky – nový způsob podepisování více dokumentů najednou
• Přehled úložiště – kolik dokumentů máte uložených a kolik jich bylo podepsáno
• Stavy obálek – rozpracované, připravené, v procesu podepisování, dokončené nebo expirované

Systém obálek

Jednou z největších změn je přechod z podepisování jednotlivých dokumentů na tzv. obálky, tedy skupiny více dokumentů, které lze odeslat k podpisu najednou. Tento přístup reaguje na častou potřebu firem podepisovat více souvisejících dokumentů (např. smlouvu, dodatek a všeobecné podmínky) v jednom kroku.

Výhody obálek:

• Snadné seskupení více souborů do jednoho podpisového procesu
• Možnost určit pořadí dokumentů, které mají být podepsány nebo jen přečteny
• Rychlejší a přehlednější podpisový proces pro všechny strany 

Kategorie dokumentů

Pro lepší přehlednost přibyla i funkce kategorizace. V aplikaci OKdokument si můžete dokumenty roztřídit podle vlastních kategorií, takže si každý uživatel přizpůsobí prostředí svým pracovním nebo firemním potřebám.

Tři typy podpisových procesů

Nová verze OKdokumentu nabízí tři úrovně podepisování podle náročnosti a potřeb uživatelů

• Rychlý podpis – ideální pro jednoduché podpisy v rámci interních procesů, například pro interní dohody nebo rutinní schvalování
• Příprava podpisové obálky – umožňuje přesně určit, kde se mají v dokumentu nacházet podpisy, textová pole, zaškrtávací políčka a přepínače
• Kvalifikovaný elektronický podpis (KEP/QES) – pro případy, kdy je vyžadován podpis s nejvyšší právní platností. OKdokument integruje řešení Autogram (projekt Slovensko.Digital), což umožňuje plně právně závazné podepisování bez nutnosti stahování PDF a ručního importu do aplikace 

Postup při kvalifikovaném podpisu:

• Na stránce obálky je k dispozici přehledný návod (instalace, ovladače, kroky).
• Dokument se bezpečně přenese do systému Autogram.
• Zadáte BOK kód a PIN, vyberete certifikát z eID.
• Podepsaný dokument se automaticky vrátí zpět do OKdokumentu. 

Příprava dokumentů přímo v aplikaci

Jednou z nejpraktičtějších novinek je možnost připravovat dokumenty přímo v aplikaci OKdokument, bez nutnosti úprav v externím editoru. Při tvorbě obálky mohou uživatelé vkládat interaktivní prvky přímo do dokumentu a mít tak plnou kontrolu nad tím, jak podpisový proces probíhá. Každé podpisové pole je přiřazeno konkrétnímu příjemci, čímž se eliminuje riziko chybného umístění podpisu nebo vynechání některého signatáře.

Od 1. ledna 2026 bude tato funkcionalita rozšířena o další typy interaktivních prvků – textová pole, zaškrtávací políčka, přepínače a další doplňující údaje. To umožní vytvářet plně personalizované a dynamické dokumenty, které se přizpůsobí konkrétnímu procesu nebo klientovi. Firmy tak budou moci snadno doplňovat jména, data, čísla smluv či jiné volitelné údaje přímo v prostředí OKdokumentu. Podepisování se tak posouvá z pasivního schvalování na aktivní, flexibilní proces.

Bezpečnost, audit a spolupráce

Každá obálka v OKdokumentu má vlastní auditní stopu, tedy přehlednou historii všech kroků od vytvoření až po doručení. Lze tak přesně doložit, kdo, kdy a co udělal – otevřel dokument, podepsal jej nebo odmítl. Tento souvislý záznam je klíčový při interních kontrolách i v případě právního dokazování.

Přístup k dokumentům můžete zpřísnit pomocí jednorázového hesla (OTP) zaslaného e-mailem nebo SMS. OTP přidává další vrstvu ověření, čímž snižuje riziko neoprávněného přístupu a zvyšuje jistotu, že se k obsahu dostane pouze oprávněná osoba.

Podpisový proces máte pod kontrolou i díky definovanému pořadí dokumentů a přesným místům podpisu. Příjemci postupují ve stanoveném sledu a podepisují jen tam, kde určíte, čímž se minimalizují chyby nebo chybějící podpisy.

Na konci procesu je důležitá informovanost týmu. Proto lze nastavit cílené notifikace pro další adresáty – například personální oddělení nebo účetní oddělení automaticky obdrží kopii podepsaných dokumentů. Výsledkem je méně interního dohledávání, rychlejší administrativní úkony a transparentní průběh celého podepisování od začátku až po archivaci.

Migrace ze staré verze a co bude dál

Předchozí verze OKdokumentu, která fungovala jako samostatná aplikace, bude postupně ukončena. Nákup balíčků ve staré verzi bude ukončen 20. prosince 2025, přičemž uživatelé s platným balíčkem BASIC nebo PRO budou přesunuti na novou, technologicky modernější platformu.

Stará verze zůstane přístupná až do konce roku 2026, aby měli všichni klienti dostatek času na archivaci a stažení svých dokumentů. Jde tak o plynulý a bezpečný přechod bez rizika ztráty dat či přerušení pracovních procesů.

Převod balíčků:

• Uživatelé balíčku Basic přejdou na balíček Pro po dobu platnosti jejich tarifu.
• Uživatelé balíčku Pro budou převedeni na rozšířený balíček Premium. 

Co nás čeká v roce 2026

V budoucích verzích se chystají další vylepšení, například:

• Podpora externích úložišť jako Google Drive nebo OneDrive
• Možnost kombinovat různé typy podpisů v jedné obálce
• Mobilní aplikace s funkcí offline podepisování pro uživatele pracující v terénu bez připojení k internetu
• A do budoucna se plánují i další integrace – například propojení s kalendářem pro sledování termínů podpisů 

Pro koho je nová verze určena?

Vylepšená verze OKdokumentu je navržena tak, aby přinášela skutečnou přidanou hodnotu firmám, které pracují s velkým objemem dokumentů a chtějí mít celý proces podepisování pod kontrolou.

Nejvíce ji ocení společnosti, které:

• zpracovávají velké množství dokumentů a hledají způsob, jak urychlit jejich podepisování,
• spolupracují s více partnery či dodavateli a potřebují efektivní řešení pro vícestranné podpisy,
• chtějí mít všechny podpisové procesy centralizované na jednom místě,
• požadují jednoduché, ale právně závazné řešení v souladu s platnou legislativou.