Jak se zbavit papírů v kanceláři? Pomůže inovativní online podpis
21.06.2022
Věděli jste, že jen v Americe společnosti každý rok utratí více než 120 miliard dolarů ročně na tištěné formuláře? Statistiky navíc ukazují, že lidé pracující v kancelářích stráví 30 – 40 % času hledáním papírových dokumentů v pořadačích. Zní to zastrašující i pro vás?
Potom byste měli věnovat pozornost modernímu trendu – kancelářím bez papíru. To, co v minulosti znělo jako utopie, je dnes běžnou realitou. Digitalizace papírových dokumentů je díky pokrokovým technologiím skutečně jednoduchá a nevyžaduje vysoké investice.
Jak postupovat, pokud se rozhodnete zřídit si bez-papírovou kancelář a jakou roli v tomto směru hraje elektronický podpis online?
ZÁKLADEM JE ZMĚNA INTERNÍCH PROCESŮ
Pokud se chcete ve své kanceláři zbavit papírů, prvním krokem je úprava vašich každodenních procesů. Zkuste si na týden zakázat používání tiskárny a rychle zjistíte, které postupy je nutno modifikovat.
Přechod na cloudová řešení
Většina bezpapírových firem využívá sdílená cloudová úložiště, jejichž prostřednictvím mají k jednotlivým dokumentům přístup více lidí. Umí je kontrolovat a upravovat v průběhu několika sekund, bez potřeby pracného tlačení.
Využívání přenosných zařízení
Nepřítelem bez-papírových kanceláří jsou stolní počítače. Například, když vytvoříte nějaký dokument a chcete ho kolegům odprezentovat na poradě, nemůžete jim jej ukázat v počítači. Pokud nevyužíváte online platformy pro sdílení souborů, nezbude vám nic jiného, než jej vytisknout. V tomto směru jsou dobrým řešením notebooky a tablety, které přinášejí více flexibility.
VYUŽÍVÁTE ELEKTRONICKÉ SLUŽBY ÚŘADŮ?
I když si interní procesy ve firmě nastavíte tak, aby byly kompletně digitální, neznamená to, že se jim automaticky přizpůsobí i ostatní. Naštěstí, se státními institucemi dnes víte komunikovat online, bez papírů. Nicméně, neobejdete se bez kvalifikovaného elektronického podpisu a občanského průkazu s čipem.
Dokumenty z úřadů vám následně budou chodit na e-mail, ne do schránky. Navíc, online si umíte vyřídit i mnohé žádosti či oznámení. Přestože tato služba není dokonalá a má své nedostatky, pokud se chcete kompletně zbavit papírů ve firmě, rozhodně se ji vyplatí využívat.
ELEKTRONICKÝ PODPIS DOKUMENTŮ
Kvalifikovaný elektronický podpis je jedna věc, avšak pokud chcete rychle a bezstarostně podepisovat různé smlouvy, žádosti a další dokumenty pro vaše obchodní partnery či zákazníky, využít se vyplatí digitální podpis OKdokument. Ten přináší řadu cenných benefitů.
Už žádné tisknutí a skenování!
Představte si, že vám obchodní partner pošle smlouvu k podepsání. Pokud byste postupovali zastaralými metodami, nejprve byste ji vytiskli, následně podepsali, oskenovali a zaslali zpět. Strávili byste tím spoustu času, stálo by vás to peníze a po stránce ekologie byste také nebyli ukázkoví.
OKdokument elektronický podpis online umožňuje podepisovat dokumenty v digitální podobě, bez jakéhokoliv tisku. A to v průběhu několika vteřin! Jak podepsat PDF online? Postup je jednoduchý. Stačí se bezplatně zaregistrovat, nahrát dokumenty do vašeho účtu, podepsat je a odeslat.
Bezpečnost na prvním místě
Samozřejmě, online podpis dokumentu musí být bezpečný. Digitální podpis OKdokument je v souladu s pravidly Evropské unie pro autentifikaci, důvěryhodné služby a elektronické podpisy. Certifikát vydaný na základě EUTL garantuje platnost každého podpisu, přičemž jsou dodržena všechna opatření týkající se ochrany osobních údajů.
V neposlední řadě, elektronický podpis OKdokument uzamyká obsah dokumentu. Nehrozí tak například situace, že někdo upraví znění podepsané smlouvy. Tak neváhejte a zřiďte si svoji vlastní bez-papírovou kancelář i vy! Více informací o našich službách naleznete ZDE.