7 nejčastějších využití elektronického podpisu ve firmách

Důvod je jednoduchý. Většina dokumentů dnes vzniká digitálně, posílá se elektronicky a také další firemní procesy probíhají online. Pak však přijde podpis a dokument se najednou musí vytisknout, podepsat, naskenovat a poslat zpět. Právě tento krok může elektronický podpis odstranit.

Pokud stále zvažujete, zda je elektronické podepisování vhodné i pro menší podnik, podívejte se také, proč elektronický podpis využívají už i malé firmy. Kde se tedy elektronický podpis ve firmách využívá nejčastěji? Podívejme se na sedm praktických příkladů.

1. Elektronické podepisování smluv s klienty a obchodními partnery

Smlouvy patří mezi nejčastější dokumenty, u kterých firmy využívají elektronický podpis. Po dohodě s klientem už nemusíte dokument posílat e-mailem s pokyny, aby jej vytiskl, vlastnoručně podepsal, naskenoval a poslal zpět. Smlouvu můžete odeslat přímo k podpisu online.

V OKdokumentu může podepisovatel obdržet žádost o podpis e-mailem a dokument podepsat, aniž by si musel vytvářet vlastní účet. Elektronické podepisování můžete využít například u smluv o poskytování služeb, rámcových smluv, dodatků, objednávek, dohod o mlčenlivosti nebo dalších dokumentů mezi firmou a jejími klienty či partnery.

Výhodou není jen menší množství papíru. Elektronický podpis může zkrátit dobu mezi dohodnutím spolupráce a podpisem dokumentu, zejména pokud se jednotlivé strany nacházejí na různých místech. Více o praktických výhodách online podepisování najdete v článku Proč přejít na elektronický podpis?.

2. Elektronický podpis v HR a personální dokumentaci

Nástup nového zaměstnance, změna pracovních podmínek či každodenní personální agenda mohou znamenat množství dokumentů. Při papírovém procesu musí HR oddělení dokumenty připravit, distribuovat, sledovat jejich podepsání a následně je zpracovat nebo archivovat. Pokud některý dokument chybí, celý proces se může ještě prodloužit. Dokumenty, u kterých je elektronická forma vhodná a přípustná, lze zaměstnancům posílat k podpisu online. Elektronické podepisování tak lze využít během onboardingu nových kolegů, ale i při další personální administrativě.

Pokud proces sestává z více dokumentů, lze je v OKdokumentu sdružit do jedné obálky. Ta může obsahovat dokumenty k podpisu, dokumenty určené k přečtení i další přílohy. Nový zaměstnanec tak obdrží související dokumenty společně a HR má lepší přehled o celém procesu.

3. Online podpis objednávek, cenových nabídek a obchodních potvrzení

Ne každý obchod vyžaduje rozsáhlou smlouvu. V mnoha firmách zákazník potvrzuje cenovou nabídku, objednávku, rozsah poskytovaných služeb nebo dohodnuté obchodní podmínky. Právě u takových opakujících se dokumentů může elektronický podpis výrazně zjednodušit proces mezi obchodem a realizací.

Místo tisku a skenování obdrží zákazník dokument k podpisu online a může jej vyřídit i na dálku. To je praktické například pro obchodní týmy, e-commerce, poskytovatele služeb nebo firmy, které pravidelně zpracovávají větší množství objednávek a potvrzení. Čím častěji se stejný proces podepisování opakuje, tím větší význam může mít jeho digitalizace.

4. Podpis dokumentů se zákazníkem přímo na pobočce nebo na schůzce

Elektronický podpis nemusí znamenat pouze podepisování na dálku. V mnoha situacích je klient přímo s pracovníkem firmy: na pobočce, v prodejně, během prohlídky nemovitosti nebo na obchodní schůzce. I tehdy lze papírový dokument nahradit digitálním.

Klient si může dokument přečíst a podepsat například na tabletu nebo jiném dotykovém zařízení. Firma tak nemusí dokument vytisknout jen proto, aby na něm vznikl podpis, a následně jej znovu skenovat. Takový způsob elektronického podepisování může být praktický například pro realitní kanceláře, finanční zprostředkovatele, obchodní týmy či firmy s kamennými pobočkami. Výsledkem je jeden digitální proces bez zbytečného přechodu z dokumentu na obrazovce na papír a zpět.

5. Smlouvy s dodavateli, freelancery a externími spolupracovníky

Spolupráce už dávno není vázána na jednu kancelář. Dodavatel může pracovat v jiném městě, freelancer může být ze zahraničí a externí konzultant se s vaším týmem nemusí osobně setkat ani jednou. Komunikace, předávání práce i fakturace přitom mohou probíhat kompletně online.

Papírová smlouva pak zůstává jedním z posledních kroků, které digitální proces přerušují. Elektronicky lze řešit například smlouvy o spolupráci, dohody o mlčenlivosti, dodatky, objednávky nebo další projektovou dokumentaci.

Podepisovatelé se nemusejí nacházet na jednom místě a dokument nemusí putovat poštou ani jako opakovaně skenovaná příloha mezi jednotlivými stranami. Elektronický podpis tak může být přirozenou součástí práce s externími týmy, dodavateli i zahraničními partnery.

6. Souhlasy, potvrzení a interní firemní dokumenty

Elektronické podepisování se netýká pouze smluv. Firmy pracují s množstvím dokumentů, u kterých potřebují zaznamenat souhlas, potvrzení nebo podpis konkrétní osoby. Může jít o interní dokumentaci, potvrzení o převzetí, různé dohody nebo další dokumenty související s každodenním provozem firmy.

Při klasickém procesu přitom často není největším problémem samotné podepsání dokumentu, ale to, co následuje. Kdo už dokument podepsal? Kdo ještě ne? Kde je jeho poslední verze? Byl dokument po podpisu změněn? Digitální proces podepisování pomáhá tyto kroky sjednotit a omezit posílání různých verzí dokumentů mezi účastníky.

U procesů, kde je potřebná vyšší úroveň ověření nebo důvěryhodnosti, je zároveň důležité zvolit vhodný typ elektronického podpisu a způsob identifikace podepisovatele. Více o tomto tématu vysvětlujeme v článku o elektronickém ověření záměru a identity.

7. Automatizované elektronické podepisování ve firemních systémech

U několika dokumentů měsíčně může pracovník dokument jednoduše nahrát a odeslat k podpisu. Co však v případě, že firma zpracovává desítky nebo stovky dokumentů? Tehdy může mít větší význam automatizace celého procesu.

Elektronický podpis lze integrovat do systému, ve kterém firma již vytváří objednávky, smlouvy nebo zákaznické dokumenty. OKdokument nabízí API, prostřednictvím kterého lze elektronické podepisování propojit se stávajícími aplikacemi a firemními procesy. Dokument tak může vzniknout na základě údajů z firemního systému, následně pokračovat k podpisu a po jeho dokončení se vrátit do digitálního workflow bez zbytečného ručního přenášení souborů.

Při větším objemu dokumentů se tak elektronický podpis stává nejen náhradou vlastnoručního podepisování na papíře, ale součástí digitalizace celého firemního procesu. Tomuto tématu se podrobněji věnujeme také v článku Digitalizace dokumentů a automatizace procesů.

Které dokumenty se vyplatí začít podepisovat elektronicky?

Digitalizace podepisování nemusí znamenat, že firma ze dne na den přestane používat papír ve všech procesech. Nejjednodušší je začít u dokumentů, které podepisujete často a u kterých dnes vzniká nejvíce zbytečných manuálních kroků.

Je to smlouva, kterou každý týden posíláte novým klientům? Cenová nabídka, na jejíž potvrzení obchodník čeká několik dní? Balíček dokumentů při nástupu zaměstnance? Nebo formulář, který zákazník podepisuje při každé návštěvě pobočky?

Právě opakované procesy mohou přinést největší prostor pro úsporu času. Elektronický podpis totiž neodstraňuje pouze papír. Může odstranit také tisk, skenování, posílání příloh, čekání na vrácení dokumentu či ruční zpracování podepsané verze. Pokud vás zajímá širší pohled na přínosy elektronického podepisování pro menší podniky, přečtěte si také článek Proč už malé firmy využívají elektronický podpis.

Elektronický podpis jako součást firmy

Ať už jde o smlouvy s klienty, HR dokumentaci, cenové nabídky nebo spolupráci s externími partnery, princip je podobný: dokument, který vznikl digitálně, nemusí kvůli podpisu opustit digitální prostředí.

S OKdokumentem můžete dokumenty podepisovat online, posílat je k podpisu dalším osobám, podepisovat dokumenty při osobním setkání, zpracovávat více dokumentů v jedné obálce a propojovat elektronické podepisování s firemními systémy.

A méně tisku znamená i menší spotřebu papíru. O tom, jak elektronické podepisování zapadá do udržitelnějších firemních procesů, se více dozvíte v článku o zelené transformaci a elektronickém podpisu.