Podpis v online prostředí s sebou přináší několik benefitů pro vaši firmu či živnost. Automaticky si vytváříte konkurenční výhodu a zlepšujete zážitek klienta z používání vaší služby nebo produktu. Chcete-li mít elektronický podpis v digitálním prostředí vaší firmy, nejjednodušší cestu představuje API.
Co je to API?
Nejprve krátký úvod – API je zkratka pro application programming interface, tedy aplikační programové rozhraní. Používá se v mobilních i webových aplikacích.
Písmeno A ve zkratce API reprezentuje aplikaci, kterou používají počítačové systémy například k přihlášení do účtu či převodu peněz.
Dále tu máme programování. Aplikace umožňuje vašemu zařízení komunikovat s jinými systémy a je naprogramovaná tak, aby přijala zadané informace (např. přihlašovací údaje) a převedla je na výstupy.
A posledním je rozhraní, nebo uživatelské rozhraní, které umožňuje lidem zapojit se do práce s aplikací. V příkladu s mobilní aplikací je to vaše dotyková obrazovka a tlačítka na obrazovce, kterými aplikaci ovládáte.
Co API vlastně dělá?
Jedním ze způsobů, jak porozumět API, je podívat se na fungování webových stránek. Pokud chcete získat přístup k webové stránce, musíte zadat URL adresu. Tato adresa zavolá na server a stáhne webovou stránku do vašeho prohlížeče.
API usnadňuje tzv. volání na server, aby aplikace, vývojáři a webové stránky mohli přistupovat k databázím či službám. API funguje jako brána na server a umožňuje vývojářům vytvořit si vlastní software. Funguje také jako filtr, protože neotevírá celý server cizím uživatelům. Vývojáři si navíc mohou zkrátit práci tím, že použijí existující softwarové komponenty.
Podepisování s API v praxi
1. Integrace elektronického podpisu do webové stránky, zákaznického portálu nebo aplikace
Podepisování přímo u vás na stránce pomáhá automatizovat množství pracovních postupů a zároveň zajistit, aby klienti nemuseli opustit váš web nebo aplikaci k dokončení procesu (souhlas, uzavření smlouvy). Pokud zákazník podepisuje právně závazný dokument ve známém digitálním prostředí, významně narůstá i míra konverze související s podpisem.
2. CRM na vyplnění a odesílání smluv
Dalším případem použití je integrace s vaším CRM systémem, aby se smlouvy mohly předvyplnit a odeslat k podpisu. Tato integrace je obzvláště užitečná, pokud máte dlouhé smlouvy s mnoha poli, která je třeba vyplnit, ať už pro zákazníka nebo zaměstnance. Zefektivníte pracovní postupy, protože se zvyšuje rychlost vytváření a vyplňování smluv. Kromě toho se zvyšuje pravděpodobnost, že zákazník smlouvu podepíše, protože je to pro něj méně časově náročné.
3. Vytahování údajů z polí ve vyplněném dokumentu do CRM
Vytahování údajů z dokumentů do vašeho CRM poskytuje konzistentní přehled o vašem zákazníkovi a jeho smluvních údajích. Tím se zajistí, že vaše CRM zobrazuje aktuální pohled na zákazníky a všechny údaje o smlouvě, a vy tak můžete obchodně jednat rychleji a přesněji. Použitím rozhraní API k automatizaci tohoto procesu se zajistí okamžitá aktualizace vašeho systému CRM a snižuje se riziko lidské chyby.
4. Hromadné odesílání dokumentů na elektronický podpis
Posílání jednotlivých dokumentů na elektronický podpis velkému počtu lidí může být časově mimořádně náročný proces, pokud není automatizovaný. Pomocí API je možné tento proces automatizovat a hromadně odesílat dokumenty na elektronický podpis.
5. Automatické ukládání dokončených dokumentů
Po jejich uložení na váš server je možné odeslat vyplněné dokumenty do systému CRM, což umožňuje lepší přehled o činnosti zákazníků.
API a online elektronický podpis
Digitalizujte své smlouvy pomocí elektronického podpisu
Čím dál více procesů probíhá online, používání papírových smluv je zastaralé. Pořád dostáváte hodně pošty poštou? Faktury, katalogy atd. se nám dnes ve velké míře posílají e-mailem. Proč stále skenujete i důležité smlouvy?
Některým se elektronický podpis může na první pohled zdát nejistý. Platný podpis z počítače? Za obrazovkou může sedět kdokoliv. Podepisování smluv elektronickým podpisem vyhlásila EU za platné, a to oprávněně: kryptografické procesy zajišťují, že smluvní strany jsou identifikovány a nemohou měnit dokumenty po jejich podepsání. Proto je elektronický podpis legální.
Elektronický podpis rychlostí světla
Elektronické podpisy představují moderní způsob sdílení dokumentů a podepisování smluv. Každá společnost používá k zabezpečení a úpravě kmenových údajů jiné programy. Mnohé programy na elektronický podpis fungují samostatně a vyžadují opětovné zadávání kmenových údajů. API se snadno integruje s vašimi podnikovými nástroji, ať už jde o DMS, ECM, CRM nebo ERP. Zapomeňte na zbytečnou práci – smlouvy vypracujete na pár kliknutí a všechny potřebné podpisy získáte hned.
Vysoká úroveň přizpůsobení
Místo toho, abyste současně spouštěli několik systémů, je elektronický podpis integrován s vašimi nástroji. Můžete provádět i individuální úpravy. Můžete přizpůsobit zobrazení příslušných dokumentů pro různé signatáře i přizpůsobit uživatelské rozhraní při podpisu.
