5 způsobů jak elektronické podepisování transformuje nábor a lidské zdroje

V dnešní době digitalizace se svět HR a personálních agentur neustále mění a přizpůsobuje novým technologiím. Elektronický podpis se stal nedílnou součástí tohoto rozvoje, přinášející inovativní řešení pro personalisty a náborové agentury.

Elektronické podpisy zjednodušují mnohé aspekty náborového procesu

• počínaje rychlým a efektivním procesem podepisování pracovních smluv,
• přes dohody o ochraně osobních údajů
• až po interakci s kandidáty.

Umožňují zaměstnavatelům

• rychleji reagovat,
• zkracují časy odezvy
• a zvyšují produktivitu celého týmu odstraněním manuální administrativy.

V současné konkurenci na trhu práce je kladný postoj k inovacím a novým technologiím pozitivním znakem pro kandidáty. Ti ocení, když jsou zaměstnavatelé v čele technologických trendů. Implementace elektronických podpisů tak může podstatně ovlivnit i značku a reputaci zaměstnavatele a posílit tak jeho postavení v očích budoucích zaměstnanců.

S novými nástroji a aplikacemi jako okdokument je integrace elektronických podpisů do vašich náborových procesů jednoduchá a bezproblémová. Tím se otevírají nové možnosti pro efektivní řízení náborových kampaní, což vede k lepším výsledkům a spokojenějším kandidátům, ale i zaměstnavatelům v případě, že náborové služby outsourcují.

Toto je 5 nejčastějších způsobů jak elektronický podpis v současné době transformuje řízení náborových kampaní a HR procesů.

Zrychlení náborového procesu

V dynamickém prostředí lidských zdrojů a pracovního trhu je rychlost nezbytná pro úspěšné procesy. Konkurenční boj o talenty vyžaduje, aby firmy neustále optimalizovaly a modernizovaly své náborové procesy. V této souvislosti se elektronické podpisy stávají užitečným nástrojem, který významně mění způsob, jakým HR a personální agentury fungují.

Tradiční způsob podepisování smluv může být zdlouhavý a neefektivní. Často vyžaduje tisk dokumentů, jejich doručení, čekání na podpis, následné skenování a archivaci. Elektronický podpis eliminuje většinu těchto kroků. S online řešeními typu okdokument mohou smlouvy být připraveny, odeslány, podepsány a archivovány během několika minut. Tento zkrácený časový rámec může výrazně zlepšit spokojenost kandidátů a zrychlit jejich integraci do firemního prostředí.

V prostředí personalistiky je také komunikace na denním pořádku. Představte si schopnost okamžitě sdílet smlouvy a dokumenty s různými odděleními napříč firmou nebo přímo s kandidáty. Rychlé revize, připomínky a aktualizace se mohou provádět v reálném čase a minimalizovat tak neproduktivní zpoždění. Taková transparentnost a efektivnost komunikace zároveň zvyšuje důvěru kandidátů a posiluje firemní kulturu kolaborace.

Zvýšená bezpečnost a integrita dokumentů

Důvěrnost a integrita pracovních smluv a ostatních HR dokumentů je naprosto nezbytná. Jelikož se jedná o citlivé údaje, od osobních informací kandidátů až po důležité smluvní dokumenty, musí být tyto informace chráněny nejmodernějšími bezpečnostními řešeními. V současnosti, díky technologickému pokroku, elektronické podpisy poskytují bezpečnost, kterou si moderní HR a personální agentury nejen přejí, ale také potřebují.

Elektronické podpisy jsou často chráněny špičkovými šifrovacími technologiemi, které zajišťují, že dokumenty zůstanou privátní a nezmanipulované. Tyto technologie nejsou jen o chránění informací před neoprávněným přístupem, ale také o zabezpečení, že informace jsou přenášeny a archivovány bezpečně. Autentifikace, ať už prostřednictvím SMS ověření, e-mailové verifikace nebo jiných metod (MFA), zaručuje, že pouze oprávněné osoby mohou přistupovat k dokumentům, upravovat je a podepisovat.

V tradičním papírovém prostředí jsou dokumenty často vystaveny riziku

• ztráty,
• poškození
• nebo odcizení.

Elektronické podpisy v kombinaci s digitálním uchováváním těmto rizikům předcházejí. Dokumenty jsou uloženy v digitální podobě v cloudu nebo na bezpečných firemních serverech, kde jsou snadno dostupné, ale zároveň dostatečně chráněny před živly jako jsou požár, voda nebo nepříznivé klimatické podmínky.

Nákladová efektivnost a ekologická udržitelnost

V době rychlého technologického pokroku a zvyšujícího se důrazu na udržitelnost je pro HR a personální agentury důležité hledat řešení, která jsou nejen nákladově efektivní, ale také udržitelná. Elektronické podpisy disponují možnostmi pro obě oblasti, čímž umožňují firmám stát se nejen technologicky pokrokovými, ale i environmentálně zodpovědnými.

Každý papírový dokument tištěný, odesílaný poštou nebo uložený v archivu generuje dodatečné náklady. Tyto náklady se mohou rychle nahromadit, zejména pro velké personální agentury a HR oddělení s rostoucím objemem dokumentů. Přechodem na elektronické podpisy a digitální uchovávání dokumentů mohou firmy dosáhnout významných úspor v oblasti

• tisku,
• poštovních služeb
• a archivace.

Kromě toho jsou digitální dokumenty snadněji dohledatelné a snadněji se s nimi manipuluje, což výrazně zvyšuje celkovou efektivitu práce.

Každý dopis, který firma nemusí vytisknout, přispívá k ochraně životního prostředí. Redukcí spotřeby papíru

• nejen snižujeme odpad,
• ale také snižujeme spotřebu energie potřebné k výrobě a recyklaci papíru
• jakož i uhlíkovou stopu.

Tímto způsobem může každá společnost přispět k boji proti odlesňování a změnám klimatu. V dnešním světě, kde se spotřebitelé a kandidáti stále více zajímají o environmentální zodpovědnost firem, může být tento přístup i jedním z rozhodujících faktorů.

Zajištění právní platnosti a dodržování norem

Momentálně se stále více procesů přesouvá online i proto je důležité, aby firmy v oblasti HR a personalistiky mohly s důvěrou uplatňovat technologická řešení, která jsou nejen efektivní, ale také plně v souladu s platnými právními normami a regulacemi. V tomto směru jsou elektronické podpisy spolehlivou a právně akceptovanou alternativou k tradičním papírovým podpisům, přičemž navíc přinášejí další výhody pro moderní náborové a personální procesy.

V posledních letech došlo v mnoha zemích k aktualizaci zákonů, které nyní uznávají elektronické podpisy jako právně závazné. Toto uznávání nutně odstraňuje obavy HR a personálních společností ohledně validity a právní hodnoty dokumentů podepsaných elektronicky a online. Tak se výrazně zjednodušuje proces uzavírání smluv s

• novými zaměstnanci,
• dodavateli
• nebo obchodními partnery,

přičemž se odstraňuje i potřeba osobních schůzek nebo posílání dokumentů poštou.

Díky digitální povaze elektronických podpisů je sledování a archivace dokumentů jednodušší a transparentnější. Elektronicky podepsané dokumenty často obsahují časová razítka a další metadata, která mohou být rozhodující při auditech nebo při ověřování shody s regulačními požadavky. Tyto funkce zajišťují, že společnosti mohou rychle a přesně reagovat na jakékoli institucionální nebo auditní požadavky, čímž minimalizují riziko

• sankcí,
• penalizace
• nebo právních sporů.

Posílení globálního a dálkového náboru

Dnešní globalizovaný svět nabízí společnostem v oblasti HR a personalistiky další možnosti v rozšiřování svého dosahu za běžné hranice země, ve které působí. Dálkový nábor se stává nejen trendem, ale také nezbytností, když personální agentury potřebují „lovit mozky“ v mezinárodním prostředí. V těchto případech elektronické podepisování výrazně odbourává administrativu, která by za konvenčních okolností probíhala mezi dvěma zeměmi.

Dálkový nábor se často potýká s výzvami spojenými s

• časovými pásmy,
• kulturními rozdíly a
• administrativními překážkami.

Elektronické podpisy přinášejí řešení, které zjednodušuje tyto procesy tím, že umožňuje okamžité podepisování a ověřování dokumentů bez ohledu na geografickou polohu kandidáta nebo personální agentury. Tímto způsobem může oddělení lidských zdrojů snadno komunikovat s kandidáty a rychle uzavírat smlouvy, čímž se zvyšuje efektivita a kvalita náborového procesu.

V současnosti se společnosti spoléhají na sofistikované nástroje pro vyhledávání kandidátů a komunikaci s nimi. Elektronické podpisy se snadno integrují do firemních platforem, čímž se zajišťuje plynulý přechod mezi různými fázemi náborového procesu. Taková integrace zvyšuje rychlost a efektivitu dálkového náboru, zatímco se snižuje pravděpodobnost vzniku potenciálních chyb.

Co čeká lidské zdroje a personalistiku?

Od firem se očekává, že budou inovativní a budou se přizpůsobovat nejnovějším trendům. V oblasti HR a personalistiky, kde je každý kontakt s kandidátem kriticky důležitý, nabízejí elektronické podpisy širokou škálu možností pro zefektivnění a zmodernizování konvenčních, nejen papírových, procesů.

Trh práce se neustále vyvíjí a stejně tak i potřeby a očekávání kandidátů. Moderní kandidát očekává

• rychlé,
• transparentní
• a především pohodlné procesy.

Tento tlak na efektivitu se promítá do interních procesů HR oddělení a personálních agentur, kde elektronické podpisy umožňují

• rychlejší uzavírání smluv,
• okamžité sdílení dokumentů
• a zkrácení celkové doby náboru.

V současnosti je také žádoucí, aby firmy byly o krok vpřed před svými konkurenty. Elektronické podpisy nejsou jen moderním nástrojem, ale integrální součástí digitalizovaných procesů v každé firmě.

Jak se technologie neustále rozvíjejí, bude význam elektronického podepisování jen růst. Jejich integrace do náborových systémů, kompatibilita s mobilními zařízeními a schopnost snadno se integrovat s jinými cloudovými řešeními představují nepřehlédnutelné výhody pro moderní HR procesy.