5 způsobů, jak využít API při elektronickém podpisu

Podpis v online prostředí s sebou přináší několik benefitů pro vaši firmu či živnost. Automaticky si vytváříte konkurenční výhodu a zlepšujete zážitek klienta z používání vaší služby nebo produktu. Chcete-li mít elektronický podpis v digitálním prostředí vaší firmy, nejjednodušší cestu představuje API.

CO JE TO API?

Nejprve rychle úvod – API je zkratka pro application programming interface, tedy aplikační programové rozhraní. Používá se v mobilních i webových aplikacích.

Písmeno A ve zkratce API reprezentuje aplikaci, kterou používají počítačové systémy například pro přihlášení do účtu či převod peněz.

Dále zde máme programování. Aplikace umožňuje vašemu zařízení komunikovat s jinými systémy a je naprogramována tak, aby přijala zadané informace (např. přihlašovací údaje) a převedla je na výstupy.

A posledním je rozhraní nebo uživatelské rozhraní, které umožňuje lidem zapojit se do práce s aplikací. V příkladu s mobilní aplikací je to vaše dotyková obrazovka a tlačítka na obrazovce, kterými aplikaci ovládáte.

Co API vlastně dělá?

Jedním ze způsobů, jak porozumět API, je podívat se na fungování webových stránek. Chcete-li získat přístup k webu, musíte zadat URL adresu. Tato adresa zavolá na server a stáhne webovou stránku do vašeho prohlížeče.

API usnadňuje tzv. volání na server, aby aplikace, vývojáři a webové stránky mohli přistupovat k databázím či službám. API funguje jako brána na server a umožňuje vývojářům vytvořit si vlastní software. Funguje také jako filtr, protože neotevírá celý server cizím uživatelům. Vývojáři si navíc mohou zkrátit práci tím, že použijí stávající softwarové komponenty.

PODPISOVÁNÍ S API V PRAXI

1. Integrace elektronického podpisu do webové stránky, zákaznického portálu nebo aplikace

Podepisování přímo u vás na stránce pomáhá automatizovat množství pracovních postupů a zároveň zajistit, aby klienti nemuseli opustit váš web nebo aplikaci na dokončení procesu (souhlas, uzavření smlouvy). Pokud zákazník podepisuje právně závazný dokument ve známém digitálním prostředí, významně narůstá i míra konverze související s podpisem.

2. CRM k vyplnění a odesílání smluv

Dalším případem použití je integrace s vaším CRM systémem, aby se smlouvy mohly předvyplnit a odeslat k podpisu. Tato integrace je obzvláště užitečná, pokud máte dlouhé smlouvy s mnoha poli, která je třeba vyplnit, ať už pro zákazníka nebo zaměstnance. Zefektivněte pracovní postupy, protože se zvyšuje rychlost vytváření a vyplňování smluv. Kromě toho se zvyšuje pravděpodobnost, že zákazník smlouvu podepíše, protože je to pro něj méně časově náročné.

3. Vytahování údajů z polí ve vyplněném dokumentu do CRM

Vytahování údajů z dokumentů do vašeho CRM poskytuje konzistentní přehled o vašem zákazníkovi a jeho smluvních údajích. Tím se zajistí, že váš CRM zobrazuje aktuální pohled na zákazníky a veškeré údaje o smlouvě a vy tak můžete obchodně jednat rychleji a přesněji. Použitím rozhraní API pro automatizaci tohoto procesu se zajistí okamžitá aktualizace vašeho systému CRM a snižuje se riziko lidské chyby.

4. Hromadné odesílání dokumentů k elektronickému podpisu

Posílání jednotlivých dokumentů k elektronickému podpisu velkému počtu lidí může být časově mimořádně náročný proces, pokud není automatizovaný. Pomocí API lze tento proces automatizovat a hromadně odesílat dokumenty k elektronickému podpisu.

5. Automatické ukládání dokončených dokumentů

Po jejich uložení na váš server lze odeslat vyplněné dokumenty do systému CRM, což umožňuje lepší přehled o činnosti zákazníků.

API A ONLINE ELEKTRONICKÝ PODPIS

Digitalizujte své smlouvy pomocí elektronického podpisu

Stále více procesů probíhá online, používání papírových smluv je zastaralé. Stále dostáváte spoustu pošty poštou? Faktury, katalogy atp. se nám nyní ve velké míře posílají e-mailem. Proč skenujete i důležité smlouvy?

Některým se elektronický podpis může na první pohled zdát nejistý. Platný podpis z počítače? Za obrazovkou může sedět kdokoli. Podepisování smluv elektronickým podpisem prohlásila EU za platné, a to oprávněně: kryptografické procesy zajišťují, že smluvní strany jsou identifikovány a nemohou měnit dokumenty po jejich podepsání. Proto je elektronický podpis legální.

Elektronický podpis rychlostí světla

Elektronické podpisy představují moderní způsob sdílení dokumentů a podepisování smluv. Každá společnost používá pro zabezpečení a úpravu základních údajů jiné programy. Mnohé programy pro elektronický podpis pracují samostatně a vyžadují opětovné zadávání kmenových údajů. API se snadno integruje s vašimi podnikovými nástroji, ať už jde o DMS, ECM, CRM nebo ERP. Zapomeňte na zbytečnou práci – smlouvy vypracujete na pár kliknutí a všechny potřebné podpisy získáte hned.

Vysoká úroveň přizpůsobení

Místo toho, abyste současně spouštěli několik systémů, je elektronický podpis  integrován s vašimi nástroji. Můžete provádět i individuální úpravy. Můžete přizpůsobit zobrazení příslušných dokumentů pro různé signatáře i přizpůsobit uživatelské rozhraní při podpisu.