5 důvodů proč zavést elektronické podepisování ve vaší firmě

Snížení nákladů na papír a tisk

Provozní náklady patří mezi zásadní faktory, které ovlivňují ziskovost a konkurenceschopnost firem. Elektronické podepisování nabízí efektivní řešení, kterým se odstraňuje potřeba fyzických dokumentů z obchodních i provozních procesů, což přináší nezanedbatelné úspory. Při tradičních postupech správy dokumentů musí firmy počítat nejen s přímými náklady na papír a tisk, ale také se sekundárními výdaji spojenými s manipulací a archivací dokumentů.

• Snížení spotřeby papíru a materiálu na tisk
  Firmy už nemusí utrácet finance za papír, tonery, tiskárny ani jejich údržbu. Každý dokument, který se běžně tiskl ve více kopiích, může být digitálně vytvořen, podepsán a archivován.
• Minimalizace nákladů na fyzickou archivaci
  Skladování dokumentů v papírové formě si vyžaduje fyzické prostory, šanony, regály a bezpečnostní opatření k jejich ochraně. Digitalizace dokumentů tento problém odstraňuje a zároveň usnadňuje jejich vyhledávání a správu.
• Odstranění nákladů na doručování dokumentů
  V tradičních procesech se dokumenty často posílají poštou nebo kurýrem, což představuje zároveň dodatečné výdaje a časové zdržení. Elektronické podepisování umožňuje okamžité odeslání dokumentu bez potřeby fyzické přepravy.
• Zrychlení administrativních procesů a snížení časové náročnosti
  Manuální podepisování a zpracování papírových dokumentů zpomaluje firemní procesy a zaměstnanci tráví čas čekáním na podpisy nebo fyzickou manipulací s dokumenty. S elektronickými podpisy mohou být dokumenty připravené, podepsané a schválené během pár minut.
• Ekologický přínos a zelený firemní image
  Redukce papírové spotřeby přispívá k udržitelnosti podnikání a pozitivně ovlivňuje firemní reputaci. Mnohé moderní společnosti upřednostňují spolupráci s partnery, kteří dbají na ekologické aspekty svého provozu.

Efektivita a rychlost firemních procesů

Rychlost rozhodování a operativního řízení firmy patří mezi rozhodující vlastnosti úspěchu na trhu. Elektronické podpisy výrazně zrychlují firemní procesy tím, že odbourávají zdlouhavé manuální postupy spojené s fyzickým podepisováním a doručováním dokumentů.

• Okamžité zpracování a schvalování dokumentů
  Dokumenty už není potřeba tisknout, fyzicky podepisovat a následně doručovat přes poštu nebo kurýra. Celý proces se digitalizuje a potřebné dokumenty jsou podepsané a schválené v průběhu několika minut bez ohledu na to, kde se nacházejí zúčastněné strany.
• Zrychlené uzavírání dohod
  Když každý podpis závisí na fyzické dostupnosti zainteresovaných osob, podepisování smluv se může protáhnout o dny či dokonce týdny. Elektronické podpisy umožňují podepisovat dokumenty kdykoli a kdekoli a tím podporují rychlejší uzavírání obchodních transakcí nebo jiných kontraktů.
• Minimalizace prostojů a zpoždění
  Tradiční papírové procesy jsou často náchylné k administrativním zdržení. Dokumenty se mohou ztratit, zpozdit v doručení nebo čekat na fyzickou přítomnost podepisující osoby. S digitálním podepisováním se firmy těmto rizikům jednoduše vyhnou.
• Jednoduchá koordinace mezi více stranami
  V situacích, kdy je potřeba schválení od více osob nebo oddělení, může být získávání podpisů manuálně časově náročné. Elektronické podepisování umožňuje paralelní schvalování a významně tak zkracuje dobu nutnou k získání potřebných podpisů.
• Automatizované procesy a integrace do firemních systémů
  Současná řešení elektronického podepisování je možné integrovat do existujících firemních systémů pro správu dokumentů, jako jsou ECM či DMS systémy, a zajistit tak jejich hladké zapracování do firemní infrastruktury. Automatizované schvalovací procesy dále snižují potřebu manuálního zásahu a zrychlují administrativní úkoly.

Bezpečnost a právní závaznost

Obchodní transakce, dohody a citlivé informace se stále více přesouvají do digitálního prostoru. Elektronické podepisování poskytuje spolehlivou metodu pro zajištění integrity dokumentů a autentizaci podepisujících osob, čímž minimalizuje riziko podvodů a neoprávněných zásahů.

• Zajištění integrity dokumentů
  Elektronické podpisy využívají pokročilé kryptografické techniky, které zaručují, že obsah dokumentu zůstane po podepsání nezměněný. Pokud by došlo k jakékoli úpravě dokumentu po jeho podepsání, systém ověření podpisu by to rozpoznal a podpis by se stal neplatným.
• Autentizace podepisující osoby
  Elektronické podpisy jsou často podporovány metodami dvoufaktorové autentizace (2FA), biometrickými údaji nebo jinými formami identifikace, které eliminují možnost falšování podpisů.
• Právní závaznost v celé Evropské unii
  Podle nařízení eIDAS (EU č. 910/2014) jsou kvalifikované elektronické podpisy právně rovnocenné ručně podepsaným dokumentům ve všech členských státech EU. To znamená, že dokument podepsaný kvalifikovaným elektronickým podpisem má stejnou právní sílu jako tradičně podepsaný dokument.
• Soulad s legislativou
  V Slovenské republice je právní úprava elektronických podpisů doplněna zákonem č. 272/2016 Sb. o důvěryhodných službách. Tento zákon stanovuje pravidla pro poskytovatele elektronických podpisů a zajišťuje, aby podpisy splňovaly nejvyšší bezpečnostní standardy.
• Auditovatelnost a transparentnost
  Každý elektronicky podepsaný dokument obsahuje podrobné záznamy o tom, kdo ho podepsal, kdy byl podepsán a zda byl po podepsání jakkoli upravován. Tyto stopy pomáhají v případě potřeby prokázat pravost a platnost dokumentu.

Podpora práce na dálku a flexibilita

Hybridní i vzdálené pracovní modely se staly běžnými formami práce, což si vyžaduje i zvýšení flexibility v administrativních a firemních procesech. Elektronické podepisování umožňuje podepisování a schvalování dokumentů z jakéhokoli místa a odstraňuje tak potřebu fyzických setkání a manuální manipulace s dokumenty.

• Podepisování bez geografických omezení
  Dokumenty je možné podepsat odkudkoli: z domova, coworkingového prostoru nebo ze zahraničí. Tento model podporuje nejen zaměstnance na dálku, ale také klienty či obchodní partnery, kteří mohou schvalovat dokumenty bez potřeby osobní návštěvy kanceláře.
• Zvýšení produktivity a dostupnosti
  Pracovní procesy nejsou vázány na konkrétní kancelář nebo pracovní dobu. Dokumenty mohou být připravené, schválené a podepsané kdykoli během dne, čímž se urychlují rozhodovací procesy a eliminují zbytečné prostoje.
• Plynulejší komunikace mezi týmy a externími partnery
  Ve firmách, kde spolupracuje více oddělení nebo vzdálených týmů, pomáhá elektronické podepisování snižovat zpoždění způsobená čekáním na podepisování papírových dokumentů. Všechny strany mohou dokumenty schvalovat paralelně a v reálném čase.
• Minimalizace fyzické dokumentace a logistických problémů
  Vzdálený podpis znamená konec čekání na fyzické doručení dokumentů kurýrem nebo poštou. Tím se šetří nejen čas a náklady, ale také se snižuje ekologická stopa firmy.
• Přizpůsobení se nepředvídatelným situacím
  Pandemie, cestovní omezení či mimořádné situace mohou narušit tradiční firemní procesy. S elektronickými podpisy zůstává chod firmy nepřerušený bez ohledu na vnější okolnosti.

Ekologický přínos a společenská odpovědnost

Elektronické podepisování přináší jednoduchý, avšak efektivní způsob, jak snižovat negativní dopad na životní prostředí. Digitalizace podpisových procesů nejen snižuje spotřebu papíru, ale také eliminuje potřebu fyzického doručování dokumentů, čímž se výrazně redukují emise uhlíku spojené s logistikou.

• Snížení spotřeby papíru a tisku
  Výroba papíru vyžaduje velké množství přírodních zdrojů, včetně vody, dřeva a energie. Elektronické podpisy zcela odstraňují potřebu tisku, čímž pomáhají minimalizovat odlesňování a snižovat ekologickou stopu firem.
• Eliminace odpadu a ekologických nákladů spojených s archivací
  Každý vytištěný dokument se dříve či později stane odpadem. Fyzická archivace navíc vyžaduje skladové prostory, které potřebují elektrickou energii na osvětlení, klimatizaci či bezpečnostní systémy. Digitalizace eliminuje tyto výdaje a zároveň snižuje objem odpadu.
• Nižší emise z doručování dokumentů
  Papírové dokumenty často vyžadují fyzické doručování kurýrem nebo poštou, což znamená dodatečné emise CO₂ spojené s přepravou. Elektronické podpisy umožňují okamžité digitální doručení, čímž odstraňují potřebu přepravy a přispívají k nižšímu znečištění ovzduší.
• Podpora ekologického image a společenské odpovědnosti
  Stále více zákazníků, obchodních partnerů a investorů upřednostňuje spolupráci s firmami, které dbají na udržitelnost a ekologické hodnoty. Zavedením elektronických podpisů organizace nejen snižují své provozní náklady, ale také budují pozitivní obraz společensky odpovědné firmy.

Digitální transformace na dosah ruky

Elektronické podepisování se mění z trendu na nezbytnost pro každou firmu, která chce optimalizovat své procesy, zvýšit efektivitu a zároveň přispět k udržitelnějšímu podnikání. Od snížení nákladů na tisk a papír, přes zrychlení firemních procesů, až po vyšší bezpečnost – elektronické podepisování přináší všechny tyto výhody.

Kromě praktických benefitů přinášejí elektronické podpisy také flexibilitu při práci na dálku a snižují ekologickou stopu podnikání. Digitalizace administrativy už není jen výsadou velkých korporací, i menší firmy mohou díky dostupným řešením ušetřit čas, peníze a zdroje.

Jedním z nástrojů, který firmám umožňuje přechod na elektronické podepisování jednoduchým a bezpečným způsobem, je OKdokument.